Como aumentar a produtividade de sua agência com a gestão de pautas?

Quem vive a rotina das agências sabe que o relógio nem sempre trabalha a favor dos prazos. Se o deadline é curto, é preciso encontrar meios que agilizem o processo e tornem o fluxo de trabalho mais produtivo. Mas, como aumentar a produtividade de sua agência? É aí que entra a importância de uma gestão de pautas estratégica!

Vamos explicar nesse post a importância de otimizar o tráfego na sua agência e dar algumas dicas práticas de como fazer isso.

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O que é a gestão de pautas?

O departamento (que pode ser apenas uma pessoa) de gestão de pautas tem a responsabilidade de regular a quantidade de trabalho e suas designações dentro da agência de comunicação.

Para isso, ele acompanha o trabalho e o monitora em suas várias etapas, desde o atendimento até o fechamento do job, podendo dar o status do projeto em qualquer momento. Assim, uma boa gestão de pautas consegue ver se o trabalho está caminhando bem e se será entregue antes do deadline proposto com o cliente.

Dessa forma, a eficiência e produtividade da agência aumentam, diminuindo a quantidade de informações perdidas nos processos entre departamentos, otimizando o fluxo de trabalho e entregando dados assertivos para uma melhor tomada de decisão.

O time da gestão de pautas

Como dissemos, esse departamento pode ser constituído por uma única pessoa, mas trataremos aqui das funções mais comuns dentro da gestão de tráfego. Geralmente o departamento é comandado por um gerente de tráfego.

É ele que consegue ter uma visão geral de toda a agência e é responsável, em última instância, pelos deadlines dos projetos.

Tipicamente, temos também um coordenador de tráfego, que cria cronogramas de produção e regula se novas contas podem entrar, dizendo aos executivos da agência se há tempo e recursos humanos para criar novas campanhas.

Também existem assistentes dentro do departamento de gestão de tráfego, auxiliando os gestores a controlarem o fluxo de tarefas.

Qual a importância da gestão de pautas na agência?

É comum que as agências entreguem para a área da criação plena liberdade para trabalhar. Porém, sem um mínimo de padronização e organização, o que era para ser um diferencial acaba gerando retrabalho e baixa produtividade.

Quando os próprios criativos definem seu método de trabalho, escolhendo quais peças farão primeiro, a tendência é que eles façam essa escolha sob a ótica da pauta deles seguindo suas próprias preferências, sem levar em consideração as atividades que ainda estão no tráfego da agência.

Por exemplo, ao invés de escolherem as peças mais urgentes, ou as que se encaixam melhor naquele espaço de tempo disponível, eles tendem a optar pelos jobs mais prazerosos, ou os que pertencem a um cliente mais cool, cuja criação é livre.

O resultado é uma inadequação em relação às prioridades dos Jobs, que resulta num aproveitamento do tempo precário, consequentemente, no aumento do custo operacional de cada atividade. Em português claro, baixa produtividade é o caminho mais ágil para o tão temido ‘prejuízo’.

Além disso, quando falamos em estratégia na distribuição de peças, estamos levando em conta não somente prazos, mas também a sequência ideal para cada execução.

Nesse sentido, ter um profissional específico para o gerenciamento do tráfego da agência, o qual listará as prioridades e ordem com que cada job deve ser executado, pode ser o auxílio que faltava para tornar sua agência mais produtiva.

Como fazer uma ótima gestão de pautas?

Muitas agências se vêem na posição de ter que informar para o cliente que a peça será entregue “até sexta-feira”. Mas no decorrer da semana, o time criativo se vê trabalhando até tarde na quinta ou perdendo o deadline por completo.

Bom, a gestão de pautas existe justamente para que isso não aconteça. Confira abaixo algumas dicas para otimizar seu tráfego.

Tenha uma boa comunicação

Isso significar ter uma linha aberta de informações entre produção, atendimento, criação e gerência. Também significa ter workflows claros e concisos para todo tipo de projeto, aperfeiçoados com reuniões de kick off efetivas para colocar o time todo na mesma página.

Cheque o progresso sempre e se assegure que todos têm acesso às informações. Pense sobre as especificidades: “aquele anúncio será digital ou impresso?” Inclua nas notas as preferências do cliente, seja de cor, tipo de imagem, tipografia, palavras desejadas etc.

Pense sobre quem deverá trabalhar no projeto e em qual momento. O setor criativo é seu amigo e também quer ter um fluxo de trabalho bem organizado.

Esteja próximo dos gestores

Invariavelmente, a gestão de pautas será responsável por toda a agência. Por isso, quem está nessa função não pode ter nenhum departamento, setor ou grupo de pessoas favoritas. Ele deve se comunicar diretamente com quem está no C-level para que decisões estratégicas sejam tomadas com relação à produtividade.

Adote relatórios diários

Assim que as equipes souberem que terão relatórios diários sempre no mesmo formato, eles irão prestar atenção a ele para assegurar que tudo ao seu alcance esteja devidamente encaminhado.

É um esforço coletivo fazer com que os trabalhos sejam entregues, e você é o capitão. Certifique-se que não existem falhas na comunicação.

Assegure-se que lembretes sejam enviados para as pessoas certas

Ninguém gosta de ser microgerenciado, mas é tranquilo quando há boa comunicação. Defina a expectativa de que cada pessoa da equipe é responsável por realizar seu trabalho. Os lembretes (alertas) sobre datas e prazos das tarefas precisam ser consistentes com o objetivo de garantir que nada seja perdido.

Utilize o timesheet

Ele permite acompanhar a execução de cada tarefa, o que ajuda a minimizar atrasos e a realocar atividades novas, conforme a necessidade do cliente. Veja alguns cenários:

• Suponhamos que uma campanha, que já está em execução na criação, tenha recebido uma nova solicitação de peça que precise passar na frente de todas as outras e ser concluída com urgência. Nesse caso, invariavelmente você terá que pausar o trabalho de algum criativo. Então, é mais funcional parar alguém que esteja nos primeiros minutos de trabalho, do que parar o criativo que está prestes a terminar o job, concorda?
• Outro benefício operacional que você pode obter ao usar o timesheet, integrado ao seu software de gestão ou ao seu gerenciador de projetos, é padronizar o fluxo dos status das peças. Por exemplo, se o criativo sinalizar pelo timesheet a conclusão de uma determinada tarefa, automaticamente o tráfego da agência receberá um alerta de que há peças prontas para aprovação/revisão. Essa automatização na comunicação entre os departamentos é um auxílio considerável para driblar a correria do dia a dia.
•  Já a análise dos resultados, vai ajudá-lo a saber quem é o criativo mais adequado para cada tipo de peça. Por meio do timesheet, é possível saber quanto tempo os funcionários X e Y gastaram para executar o mesmo tipo de peça. Se você notar que um deles é mais ágil em determinada tarefa, você já saberá onde alocá-lo na sua estratégia para a gestão das próximas pautas.

Em suma, ao falar em gestão de tráfego, organização e timesheet são os caminhos certeiros para que você possa tomar as melhores decisões. Além da gestão das prioridades dos jobs, existem outras soluções para os problemas na rotina de uma agência de publicidade.

Atualmente, realizar essa gestão sem a ajuda da tecnologia pode colocar o seu negócio atrás da concorrência e te fazer gastar mais tempo do que o necessário para elaborar e finalizar suas demandas.

O Studio é uma plataforma voltada para a integração de todas as áreas da agência e a automação de algumas tarefas. É possível visualizar o fluxo de trabalho em diversos formatos, acompanhar tudo que é produzido pela equipe e gerenciar melhor o tempo gasto nas atividades. Sua gestão de tráfego fica muito mais eficiente e com maior quantidade de dados para auxiliar na sua tomada de decisão.

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