Como aumentar a produção de conteúdo da sua equipe com follow-ups

Um dos principais objetivos para quem trabalha com Inbound Marketing é gerar tráfego, certo?

Afinal, quanto mais pessoas acessam seu site, mais leads entram na sua base e, por consequência, a empresa consegue mais clientes.

Existem inúmeras maneiras de aumentar o tráfego do seu blog. Mas, como você sabe, aumentar a produção é a mais eficiente.

O Renato, gerente de marketing da Rock, já falou sobre isso no case de 2016. Inclusive, ele também deu o melhor conselho para quem quer aumentar o tráfego produzindo conteúdo: escreva mais, mas sem descuidar da qualidade.

Mas e quando não temos mãos suficientes para produzir? Como fazer?

Em times grandes, geralmente existem pessoas encarregadas somente da produção,que fazem desde a pesquisa de keywords até a revisão do texto.

Mas, em times pequenos, a coisa muda de figura. Os membros da equipe acabam assumindo mais de uma tarefa e não podem focar exclusivamente na produção.

Esse segundo cenário é o caso da Outbound Marketing, empresa onde sou gerente de conteúdo. Para nutrir nosso blog (que é referência em vendas B2B, fazendo um jabá), a equipe, majoritariamente composta por vendedores, precisa escrever.

Agora, veja o problema dessa situação. Vender é um trabalho que depende exclusivamente da dedicação do vendedor. Não que os outros não sejam, mas em vendas, onde o salário fixo é baixo e a maior parte dos ganhos vem de comissão, a coisa é mais apertada.

Se um hunter — que precisa prospectar vários leads por dia para garantir uma comissão bacana —tem que decidir entre fazer uma call de prospecção e escrever um texto, é óbvio que ele vai fazer a call. Até eu, head de conteúdo, faria a call! Então como exigir isso dele?

Como você pode perceber, meu maior desafio na OTB era aumentar a produção de conteúdo da minha equipe. Eu me perguntava todos os dias três coisas:

1. Como manter o time motivado?
2. Como fazer com que cumpram prazos?
3. (A mais importante) Como garantir que os textos tenham qualidade?

Se você se identificou com esses problemas, vou te contar agora como criei um fluxo de produção com a minha equipe e você também pode criar com a sua. Vamos lá?

Por que follow-ups são ótimas ferramentas de convencimento

Quando você foca na solução, e não no problema, descobre que ela estava perto o tempo todo. É como diz o ditado.

Eu sou formada em jornalismo e trabalhei algum tempo com assessoria de imprensa. Além do que, todo dia convivo com vendedores aqui na OTB. E o que as duas ocupações tem em comum? Ambas trabalham com follow-ups!

Mas o que são follow-ups, Bruna? Calma que eu explico!

Follow-ups são contatos de acompanhamento, conversas para saber o andamento de um assunto em especial. Eles podem ser feitos por telefone, email, Skype, WhatsApp, etc.

É muito comum que assessores de imprensa façam follow-ups com os jornais para saber se um repórter recebeu um release, se precisa de alguma informação complementar, se vai publicar aquela pauta.

Já profissionais de vendas fazem folllow-ups para se situar sobre o andamento da negociação. Quando um vendedor manda uma proposta comercial, é fundamental fazer um follow-up para saber se o lead tem chances de fechar. Isso é tão importante que existe toda uma técnica para fazer follow-ups em vendas.

Enfim, o ponto é que follow-ups sempre estiveram presentes na minha rotina. Eu, inclusive, sempre vi follow-up como uma prática bem chata! Mas, com o tempo, fui percebendo a importância dele.

Primeiro, notei que follow-ups são importantes para manter o assunto quente. É normal que, depois de um tempo, o lead esqueça da oferta que você fez, ou o repórter perca sua pauta em meio a tantas outras. Então uma rodada de follow-ups trata de manter a conversa sempre atual.

Segundo porque é mais fácil convencer alguém se você elabora seu argumento em etapas. É como contar uma história, primeiro você apresenta os personagens, o enredo e só conta a moral quando a pessoa já ouviu todo o resto e está mais propícia a concordar com você.

Quer outro exemplo? Quando você joga uma pauta para um repórter e exige uma resposta imediatamente, as chances dela ser positiva são baixas. Sabe por quê?

Porque ele pode se sentir pressionado e decidir negativamente. É melhor confirmar o recebimento primeiro, depois especular se existe alguma dúvida e, só no fim, quando já existe um relacionamento amigável entre vocês, pedir para  ele publicar.

O mesmo acontece numa venda: primeiro o vendedor se apresenta, depois fala dos benefícios do produto e como ele resolve uma dor do cliente, e só então fala o preço.

Quando eu entendi esses benefícios, logo me ocorreu: follow-ups são ótimas ferramentas de convencimento. Por que não usar isso para convencer minha equipe a escrever? E foi o que eu fiz.

Como follow-ups agilizaram a produção da minha equipe

Para que você entenda a grande mudança que um cronograma de follow-ups promoveu na minha equipe, preciso explicar como as coisas funcionavam antes.

As pautas eram mensais, eu determinava o tema depois de muita pesquisa e também definia qual membro da equipe seria responsável por aquele texto.

Na hora de colocar um deadline, escolhia uma data bem distante, dando muita folga para meu time escrever. Meu raciocínio era: como eles tem um prazo folgado, vão escrever um pouquinho a cada dia e até terminar antes do prazo.

Sabe de nada, inocente…

O que aconteceu na prática foi exatamente o que a maioria de nós fez a vida toda nos trabalhos escolares, na faculdade e com tudo que exigia um prazo: a equipe deixou para produzir o conteúdo um dia antes do deadline e não conseguiu entregar bons resultados.

Além de me entregarem textos ruins e que precisavam de uma super edição, muitos nem cumpriram o prazo. Isso por conta de um problema óbvio: criatividade não é um botão liga/desliga.

Algumas pessoas conseguem sim, sentar e escrever um texto bom de uma vez só. Mas a maioria de nós (e eu me incluo nisso), precisa de um momento de inspiração para começar. Aquele clique que te diz o caminho a seguir, sabe?

Afinal, começar é o maior desafio. Depois que você estabeleceu o caminho que vai seguir naquele texto, produzir é fácil.

O segredo para produzir um texto bom num prazo hábil, então, está em começar o mais rápido possível, concorda?

Para fazer minha equipe começar a produzir logo, estabeleci um cronograma de follow-ups —reuniões de 15 minutos, no máximo, para discutir o progresso do redator.

O esquema funciona assim:

Follow-up 1: No dia seguinte à entrega da pauta. Nessa reunião, ele deve trazer sua opinião sobre a pauta, além de algumas objeções ou ideias para ela. Eu também conto o que imaginei para esse texto em especial e indico algumas referências que podem ajudá-lo.

Follow-up 2: Realizado de três dias a quatro depois depois do follow-up 1. Nesse, o responsável pelo texto deve me apresentar o que tirou de acionável das referências e uma proposta de estrutura para o texto — um rascunho da introdução, do desenvolvimento e da conclusão.

Follow-up 3: Três a quatro dias depois do follow-up 2. É uma pré-revisão do texto, por isso ele deve estar praticamente pronto. Fazemos uma leitura conjunta, na qual eu observo se o artigo está objetivo e didático, se o storytelling está bom. Também dou alguns toques sobre readibility e SEO.

Deadline: Data da entrega, dois a três dias depois do follow-up 3. Nesse dia não temos reunião, o redator apenas deve colocar o texto em uma pasta no Google Drive para que eu possa revisá-lo.

Feedback: Dois dias após o deadline, após a revisão, pontos de redação para web que ele pode melhorar e discussão sobre as dificuldades.

Veja só, de um milestone (o deadline) passamos para quatro. Todas essas datas são controladas por uma planilha simples compartilhada com toda a equipe, que ainda contém o nome de todos os colaboradores e o tema que cada um está escrevendo.

Sabe aquela história “de grão em grão a galinha enche o papo”? Como nos follow-ups os redatores precisam mostrar algum avanço, ainda que pequeno, os membros do time se forçam a começar – a parte mais difícil. Depois disso, a coisa deslancha.

Para você ter uma ideia, nosso blog publica dois conteúdos novos por semana (oito por mês). Após começar essa estratégia de follow-ups, conseguimos sete novos artigos em duas semanas! Ou seja, quase um mês de conteúdo adiantado.

O resultado depois de dois meses de implementação foi que metade da equipe terminou o texto no segundo follow-up e dobramos a nossa produção! Além do que, os acompanhamentos diminuíram o processo de revisão, já que o gestor de conteúdo (eu) sabia exatamente o que iria receber e teve tempo para orientar o redator quanto à ajustes.

Como os resultados foram bons, estamos mantendo os follow-ups, com a meta de dobrar nossa produção para até o fim do trimestre!

Se você publica poucos artigos ao mês, esse número pode até triplicar. Tudo sem perder a qualidade, claro.

Conclusão

O problema com deadlines é que, apesar de necessários, eles dão a ideia de pressão e cobrança. Cobrar é necessário e pressão sempre existe, mas você não precisa basear sua gestão nisso.

Determinando vários milestones ao invés de um, você passa a ideia de evolução. A cada follow-up, o redator descobre onde está se saindo bem, onde pode melhorar e chega um passo mais próximo de um conteúdo de qualidade.

Claro que essas reuniões de follow-up exigem mais de mim do que simplesmente passar um deadline —principalmente em termos de tempo. Mas faz parte do trabalho do gestor acompanhar seu time e ajudá-lo a evoluir.

Por isso, o meu conselho para qualquer gestor é: faça testes e esteja próximo da sua equipe. Os follow-ups só funcionaram porque eu acompanhava meu time de perto e sabia que o maior problema era a postergação do início da produção.

Se você quer conversar sobre produção de conteúdo ou gestão de times, manda um email para mim: [email protected].

Mas, se você quer investir em Marketing de Conteúdo com mais praticidade e sem precisar se preocupar com seus redatores, os consultores da Rock podem ajudar!

*Conteúdo produzido pela Bruna Moreira, Content Manager da Outbound Marketing.