Como fazer assinatura eletrônica: confira agora o passo a passo

Donos e gestores de negócios ainda têm dúvidas sobre como fazer assinatura eletrônica e também de que maneira ela pode ajudar a otimizar a sua gestão. Neste artigo explicamos o conceito desse tipo de assinatura, além de mostrar o passo a passo de como criar a sua.

como fazer assinatura eletrônica

    Para que a sua empresa esteja sempre atualizada, você deve acompanhar as tendências de mercado, além de investir em ferramentas que otimizem o seu dia a dia de trabalho. Quando se trata de organização de documentos, o que não pode faltar na sua gestão é uma plataforma de como fazer assinatura eletrônica.

    Alguma vez você perdeu uma venda porque o cliente mudou de ideia durante o trâmite de assinatura do contrato físico? Sentiu necessidade de ter mais agilidade ao contratar um novo funcionário ou fornecedor? Sua gestão de documentos é uma bagunça?

    Se tiver respondido “sim” a, pelo menos, uma dessas perguntas, fique conosco até o final deste texto, pois mostraremos como assinaturas eletrônicas podem resolver esses e outros pontos!

      O que é uma assinatura eletrônica

      Assinatura eletrônica é o termo designado à aprovação ou reconhecimento de uma pessoa a partir de algum meio eletrônico. Portanto, ela tem sido bastante usada a fins de substituição da assinatura física de contratos.

      Afinal, as etapas que envolvem a assinatura manual são bastante morosas, pois envolvem firmar o documento em cartório, além de taxas de envio caso uma das partes resida em outra cidade ou país.

      Ao adotar a assinatura eletrônica, esse processo se torna mais simples, pois ela pode ser feita com o toque de um botão.

      Aliás, vale dizer que suas formas de reconhecimento do signatário não se restringem somente a firmas. Usar um token para acessar um serviço online ou a biometria no caixa eletrônico também são modos de assinatura eletrônica.

      Claro que ela não faz com que a prática de assinar documentos manualmente seja extinta, visto que empresas tradicionais ainda mantêm esse hábito. 

      No entanto, a adoção eletrônica não pode ser deixada de lado, principalmente nos dias de hoje em que diversas empresas aderiram ao trabalho home office, o que facilita o procedimento de contratação de funcionários, por exemplo.

      Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

      Segundo a legislação brasileira, há três tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada.

      A assinatura eletrônica simples possibilita a identificação da pessoa a partir de dados eletrônicos, tal como vemos nas biometrias e dispositivos de reconhecimento facial.

      Já a assinatura eletrônica avançada comprova a autoria e integridade dos documentos eletrônicos para que você tenha certeza de que foi realmente a parte designada que fez a assinatura.

      Por fim, a assinatura eletrônica qualificada recebe o selo do ICP-Brasil, órgão responsável pela infraestrutura das chaves públicas brasileiras.

      Qual é a importância da assinatura eletrônica?

      Por mais que a assinatura eletrônica pareça dizer respeito somente a uma modalidade de firma de documentos e reconhecimento de identidade, ela traz uma série de benefícios à rotina das empresas. Destacamos aqui as principais.

      Menos gastos

      Quando você usa documentos físicos na administração do seu negócio, diversos custos são envolvidos: toner para impressora, resmas, envio dos arquivos via motoboy, Correios ou transportadora, entre outros.

      Se você tem a necessidade de emitir muitos contratos mensalmente para seus funcionários, fornecedores e clientes, o valor correspondente a essas saídas do seu caixa certamente não é baixo.

      Ao adotar a assinatura eletrônica, você passa a não precisar mais desses processos, o que trará uma grande vantagem econômica.

      Mais organização

      Documentos físicos precisam ser adequadamente armazenados. Empresas que não contam com muitos arquivos conseguem guardá-los num armário, mas outras (como escritórios de contabilidade, por exemplo) podem necessitar de uma sala inteira só para isso.

      Imagine a demora para encontrar um contrato em um ambiente como esse, sobretudo se estiver tudo desorganizado.

      A assinatura eletrônica evita que isso aconteça, pois todos os documentos ficam armazenados e ordenados dentro da plataforma. Ao fazer uma busca, você os encontra em poucos segundos.

      Mais agilidade

      Independente do seu ramo de atuação, uma característica vem se tornando unânime em todos os nichos de mercado: agilidade. Da mesma forma que você consegue abrir uma conta bancária, chamar um táxi ou pedir um delivery em poucos segundos, os seus processos também devem ser velozes.

      A assinatura eletrônica, na maioria dos casos, envolve apenas um clique para ser concluída, o que agiliza as suas contratações internas e fechamentos de negócios.

      Afinal, você não quer deixar um possível cliente esperando enquanto você procura a minuta do contrato num armário cheio de papéis, não é mesmo? Se você não atendê-lo prontamente, com certeza seu concorrente o fará.

      Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

      Agora que você já entendeu o conceito de assinatura eletrônica, trazemos uma pergunta que muitas pessoas costumam fazer quando se deparam com o assunto pela primeira vez: assinatura eletrônica e digital são a mesma coisa?

      É comum pensar assim, pois os dois termos parecem sinônimos e ambos podem ser adentrados na modalidade de assinaturas online. Mas, apesar dessas semelhanças, eles não são a mesma coisa.

      O que é assinatura digital?

      Para saber a diferença, vejamos primeiro o que entende-se como assinatura digital. Ela é um tipo de assinatura eletrônica usada para validar a identidade de alguém.

      Além disso, a assinatura digital utiliza um certificado digital para comprovar a autoria dos seus signatários.

      O que torna a assinatura digital diferente da eletrônica?

      De acordo com os exemplos que citamos algumas linhas acima, a assinatura eletrônica é bem versátil, pois é aplicada a várias modalidades de reconhecimento.

      Já a assinatura digital conta com um sistema de criptografia emitido por um certificado digital que comprova a sua validez.

      Por isso, para ter uma assinatura digital, é necessário recorrer ao ICP-Brasil para fazer a emissão. O processo é burocrático, pois requer um pagamento referente às taxas, além de seguir à risca os passos determinados pelo instituto.

      Qual é o passo a passo de como fazer assinatura eletrônica?

      Agora explicaremos como você pode assinar documentos eletronicamente de forma rápida e simples. Para isso, vamos mostrar o passo a passo de como fazer isso pela ferramenta ZapSign.

      Passo 1: faça o cadastro na plataforma

      Em primeiro lugar, você deve realizar o registro na plataforma da ZapSign que apresenta dois planos corporativos:

      • plano profissional: com ele, você consegue fazer a assinatura de até 20 documentos e incluir até 6 usuários a partir de R$ 29 mensais;
      • plano completo: este permite uma emissão ilimitada de assinaturas e a inclusão de até 11 usuários por R$ 65 por mês.

      Caso você queira experimentar a ferramenta antes de decidir qual plano te atende melhor, há também o plano essencial que inclui a geração de até 5 documentos assinados por mês gratuitamente.

      Assim, para começar com o plano gratuito, é muito simples: ao acessar o site oficial da ZapSign pelo computador ou celular, clique em “Testar grátis” na parte superior da tela.

      Como fazer assinatura eletrônica

      Após o clique, você será conduzido à tela de cadastro para inserir o seu e-mail e criar uma senha que será usada a caráter de login na plataforma quando o cadastro estiver concluído.

      Como fazer assinatura eletrônica

      Depois de fazer a inserção, clique em “Criar conta” e seu registro estará terminado.

      Passo 2: faça o upload do documento a ser assinado

      A plataforma da ZapSign aceita apenas arquivos PDF, por isso você deve gerar ou converter o seu documento para esse formato antes de subi-lo.

      Aliás, o processo é bem simples. Basta clicar em “+ NOVO” para ser apresentado à tela de upload.

      como fazer assinatura eletrônica

      Em seguida, você precisará selecionar o arquivo que está no seu computador ou celular. Clique em “Selecionar Documento” para executar essa ação.

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      Passo 3: defina os signatários

      Depois de subir o arquivo à plataforma, é a vez de determinar quais serão as pessoas a assiná-lo.

      como fazer assinatura eletrônica

      Se você precisar de mais informações além do nome, basta recorrer à opção “Autenticação Avançada” na qual é possível solicitar dados como: e-mail, número de telefone e documento de identificação. Em seguida, clique em “Continuar”.

      como fazer assinatura eletrônica

      Na tela seguinte, acontece algo muito interessante: você pode especificar em qual parte do documento a assinatura será feita tal como ocorre em contratos físicos.

      Essa funcionalidade é proposital para que as pessoas que estão habituadas a assinar manualmente seus documentos tenham uma experiência similar na versão online.

      como fazer assinatura eletrônica

      Depois de fazer essa inserção, clique em “Salvar e continuar”.

      Passo 4: faça o envio do link de assinatura

      Neste próximo passo você deverá coletar as assinaturas. 

      Se você já estiver em contato com o signatário em tempo real, basta copiar o link gerado e colá-lo no meio de comunicação online que vocês estiverem usando.

      como fazer assinatura eletrônica

      Por sinal, se esse meio for o WhatsApp, há um botão para que o envio do link seja feito diretamente no aplicativo.

      Caso você prefira enviar o link por e-mail, há uma opção que fiz “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários” para que o endereço de e-mail do signatário seja inserido.

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      Após personalizar a mensagem de envio (caso queira), clique em “Enviar e finalizar”.

      Passo 5: colete a assinatura do signatário

      Após o documento ser gerado, a pessoa deverá clicar no link que você enviar para visualizar a tela que traz na parte inferior o botão de assinatura.

      como fazer assinatura eletrônica

      O signatário precisará inserir o nome completo, e-mail, telefone e clicar em “Continuar”.

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      Na tela seguinte, o signatário poderá firmar a partir de um clique ou assinando com o dedo tal como fazemos nos documentos físicos (essa função está disponível apenas na versão mobile).

      como fazer assinatura eletrônica

      Pronto! Após seguir esses passos, a assinatura eletrônica é concluída com sucesso e você recebe um e-mail com a confirmação.

      Os documentos assinados eletronicamente, além de mais práticos, também possuem validade jurídica. Para saber como ela funciona, continue conosco e leia este artigo que escrevemos sobre o assunto!

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