Como usar o Scrum para melhorar o gerenciamento do seu site

Qualquer profissional responsável pelo gerenciamento de um site, por mais que não tenha formação ou conhecimentos específicos na área de tecnologia, sabe dos desafios envolvidos em dividir e priorizar o seu tempo dentre as diversas frentes que requerem atenção.

Algumas dessas atividades englobam melhorar a performance, manter os conteúdos e informações atualizadas, otimizar a experiência do usuário, melhorar as taxas de conversão, resolver imprevistos urgentes e sempre se manter atualizado frente às atualizações constantes dos mecanismos de busca.

Por mais que todas essas frentes sejam importantes e não possam ser negligenciadas, independente dos objetivos do site, não há tempo suficiente para que todas essas atividades sejam atacadas simultaneamente e retornem os resultados esperados. 

Justamente por isso, uma ferramenta que permita a organização das demandas, o entendimento da capacidade produtiva do profissional/equipe e a priorização das entregas que causarão mais impacto no resultado esperado pode auxiliar (e muito!) no gerenciamento do seu site.

Dentre as metodologias e ferramentas disponíveis no mercado, uma das que mais se destaca é o Scrum, a metodologia de gerenciamento ágil de projetos que mais cresce no mundo.

Mesmo que você não tenha conhecimento nenhum sobre essa metodologia, este texto irá te dar toda a base para você aplicá-la no gerenciamento do seu site de forma simples e otimizar os resultados desse trabalho.

O que é o Scrum?

O Scrum é um framework (conjunto de técnicas, ferramentas ou conceitos pré-definidos) que tem como objetivo fornecer uma nova forma para o gerenciamento de projetos.

Um dos principais diferenciais dessa metodologia frente aos métodos tradicionais é que no Scrum as equipes dividem o desenvolvimento do projeto em partes menores, as chamadas Sprints: ciclos curtos de execução (com duração de 1 a 4 semanas) com entregas previamente estabelecidas.

Isso permite uma repriorização constante do que será executado, focando no que irá causar mais impacto objetivo final do projeto, além de incentivar a entrega de valor constante e não somente ao final do projeto.

De forma simplificada, em seu guia oficial, o Scrum Guide, são definidos:

• Papéis: Funções e responsabilidades específicas para cada integrante da equipe, de forma a deixar o processo como um todo mais organizado e sempre focado em executar as entregas que agregarão maior valor para o resultado final. Alguns desses papéis são o Scrum Master, Product Owner e a Equipe Scrum (os profissionais que de fato irão executar as entregas);
• Eventos: Os eventos nada mais são do que reuniões específicas, com duração pré-determinada e pautas bem claras. Esses buscam garantir o alinhamento, o foco da equipe e a remoção de impedimentos que estão barrando algumas entregas. Dentre as reuniões previstas na utilização do Scrum, estão a Daily Scrum (reunião diária de alinhamento com duração de 15 minutos) e a Planning (reunião de planejamento que acontece no início de cada ciclo de execução, buscando priorizar e tangibilizar o que de fato será feito);
• Artefatos: São “objetos” intrínsecos à metodologia que tem como principal objetivo garantir a transparência e a comunicação fluida dentro do processo. Os principais artefatos descritos pela metodologia são o Backlog do Produto (uma lista de todas as macro entregas envolvidas no projeto, servindo como embasamento para as futuras atividades a serem desenvolvidas) e o Backlog da Sprint (uma lista de todas as atividades que serão desenvolvidas durante o próximo ciclo de execução).

Embora o Scrum, de forma completa, aprofunde em cada um desses papéis, eventos e artefatos, o objetivo deste texto é fornecer uma forma simplificada de como usar o Scrum para o gerenciamento do seu site.

É importante ressaltar que o Scrum é flexível e permite que você implemente apenas algumas ferramentas ou rituais específicos. Portanto não iremos detalhar toda a metodologia, apenas o essencial para você poder começar a utilizar e melhorar os seus resultados. Caso você queira entender melhor o que é o Scrum e suas aplicações, clique aqui e confira um texto completo sobre o assunto.

O Quadro Scrum

Uma das principais ferramentas utilizadas dentro dessa metodologia e que possui uma implementação incrivelmente simples é o Quadro Scrum. É possível que você já tenha visto este famoso quadro dividido em 3 colunas: “To-do” (pendente), “Doing” (iniciado) e “Done” (concluído), como o da imagem abaixo: 

Esta ferramenta deixa visível as entregas a serem feitas, as atividades que estão sendo realizadas e o que já foi concluído.

Sua utilização traz benefícios claros, como a transparência do que está sendo executado, um embasamento sobre a capacidade produtiva do profissional/equipe, qual entregas estão planejadas a serem feitas e em que a equipe dedicou esforço.

Vale a ressaltar que não existe uma maneira específica de criar este quadro, irá depender das necessidades e características do momento. Você pode ter um Quadro Scrum físico ou um digital.

Como usar o Scrum para gerenciar seu site?

Agora que você já tem uma visão geral do que é o Scrum e de uma de suas principais ferramentas, chegou a hora de entender como você pode usar o Quadro Scrum para gerenciar as demandas relacionadas à manutenção do seu site.

Como foi falado no início desse texto, a gestão de um site envolve diversas demandas distintas e que causam diferentes impactos no resultado final.

Por exemplo, o responsável por essa função pode ter identificado a necessidade de otimização na velocidade de carregamento de páginas específicas, alterações nos textos de apresentação da empresa/site, melhoria nas peças gráficas da home, atualização dos plugins instalados dentre outras diversas demandas. Mas como fazer o gerenciamento de todas essas informações?

Confira 3 passos simples de como usar o Scrum para gerenciar seu site.

Passo 1: organizar as tarefas

O primeiro passo é listar e organizar todas essas tarefas.

Ao longo dos dias de trabalho, imprevistos, urgências e mudanças de objetivo acontecem, portanto, é importante que você tenha identificado e registrado todas as oportunidades de melhoria identificadas. Por mais que algumas delas não sejam prioridade para agora, podem ser em um segundo momento.

Utilizando o Quadro Scrum, você listará todas essas tarefas a serem feitas dentro da primeira coluna do quadro: “To-do” (pendente).

Não se esqueça que o trabalho de gerenciamento de um site é constante, portanto a atualização dessa lista de afazeres também deve ser constante!

Passo 2: priorizar as tarefas

Tendo todas as atividades listadas, passamos para uma das etapas mais importantes do Scrum: a priorização.

Dentre todas as atividades que podem ser feitas para melhorar seu site, é essencial que você analise cada uma delas e avalie a sinergia entre esta atividade e os objetivos do site.

Por exemplo, se ao perceber que muitos usuários estão deixando de visitar as páginas por conta do tempo de carregamento excessivo, tarefas como “otimizar tamanho das imagens”, “mudar de servidor”, “configurar CDN (content delivery network)” são mais prioritárias do que “mudar identidade visual da Home” ou “instalar pop-up’s de contato para Whatsapp”. 

Em um segundo exemplo, caso você perceba que os usuários estão entrando no seu site mas não estão convertendo, tarefas focadas na melhoria da experiência do usuário e na otimização da taxa de conversão (CRO) serão mais importantes, neste momento, do que focar na velocidade de carregamento.

Não existe mistério para essa priorização: você pode ordenar as atividades identificadas no “Passo 1”, em formato de lista, de cima para baixo, de acordo com a importância daquela atividade em relação às demais.

Passo 3: defina o que será executado

Por mais que existam diversas atividades importantes a serem executadas para atingir os objetivos almejados, é imprescindível que você tenha claro os recursos disponíveis para essa execução, principalmente em relação a tempo e capacidade produtiva.

Antes do início de cada Sprint (ciclo curto de execução com duração pré-estabelecida), a equipe decide, dentro das atividades listadas e priorizadas nos passos 1 e 2, quais serão de fato executadas e entregues dentro deste prazo.

Para tanto, o(s) profissional(is) envolvidos tem de ter clareza sobre quais são os objetivos a serem atingidos, quanto tempo/esforço cada atividade demanda e o quanto a equipe irá se dedicar para essa execução.

Assim feito, as entregas que irão ser executadas são movidas da coluna “To-do” (pendente) para a coluna “Doing” (iniciado), o que ajuda no entendimento do que está sendo priorizado e o quão sobrecarregada a equipe ou profissional está.

Após concluídas, as entregas são movidas da coluna “Doing” (iniciado) para a coluna “Done” (concluído). Essa simples organização permite uma clareza maior sobre o que já foi realizado, insumo essencial para a mensuração dos impactos gerados e entendimento da alocação da energia do time longo do tempo.

O Scrum é uma metodologia de gestão ágil de projetos que permite uma ampla adaptação frente às necessidades da equipe ou organização. Por mais que existam direcionamentos de como usar o Scrum, você pode começar a implementação dessa ferramenta de maneira gradual e pontual.

Lembre-se sempre de focar nas práticas da metodologia que de fato irão agregar valor para suas atividades profissionais, para que essas práticas não se tornem apenas mais uma burocracia dentro da organização que reduz a agilidade da sua equipe.

Este texto trouxe um guia prático e simples de como usar o Scrum para melhorar o gerenciamento do seu site mas, se você quiser aprender mais sobre a metodologia e entender como aplicá-la em diversas outras frentes no seu trabalho ou equipe, confira o E-Book gratuito e completo “Introdução ao Scrum”.

Este texto sobre a aplicação de Scrum para o Gerenciamento de Sites foi redigido por Augusto Menezes, da equipe de Marketing do IEEP, empresa de consultoria e treinamentos que já ajudou diversas organizações na Transformação Ágil e no Desenvolvimento de Lideranças.