Contratação de funcionários: saiba quando contratar nova mão de obra

Uma dúvida muito comum entre os gestores é em relação à contratação de funcionários. Afinal, será que é preciso uma maior quantidade de colaboradores para dar conta da demanda? Melhor contratar um funcionário fixo ou freela? De quais tipos de profissionais preciso em meu quadro?

Tornar as agências otimizadas, produtivas e integradas é um desafio diário — e, em algumas situações, ter um time mais completo pode fazer a diferença. Será que esse é o seu caso? 

Se você compartilha de todas essas dúvidas, continue a leitura! Esclareceremos as principais dúvidas que os gestores de agências de publicidade têm sobre a contratação de novos colaboradores.

Por que o controle gerencial é importante?

Gerenciar corretamente sua agência ajudará você a definir a real necessidade de contratação de funcionários. Sem saber, por exemplo, o tempo gasto em cada tarefa, o índice de refação ou até o lucro sobre os jobs, fica muito difícil identificar se esse é o momento certo para contar com mais colaboradores.

Afinal, os problemas que seu negócio está enfrentando podem não ser resolvidos com uma nova contratação. Em casos de acúmulo de atividades ou perda do prazo de entrega, a causa pode ser uma dificuldade em delegar tarefas ou definir prioridades (e até a falta de automação).

Se você tem um controle preciso de todas as demandas dos clientes e sabe em qual atividade seus funcionários estão trabalhando, como é a relação financeira de cada job, qual o tempo gasto e assim por diante, ficará mais fácil identificar “gargalos” que só possam ser suprimidos com a presença de mais funcionários.

Timesheet

Uma ferramenta muito importante — e capaz de ajudar no controle sobre os processos internos da agência — é o timesheet. Ela calcula o tempo que um criativo gasta para realizar determinada tarefa.

Assim, é possível ter mais controle sobre o nível de produtividade da equipe e até melhorar a precificação dos serviços. Isso porque será analisado o valor da hora trabalhada de cada membro do time.

Todos esses dados são cruciais quando falamos em contratação. Afinal, além da necessidade prática do dia a dia (que você precisa confirmar se não se trata apenas de um déficit de gestão), é fundamental analisar a existência de caixa para a nova contratação.

Na hora de otimizar o financeiro, uma opção viável é a contratação de um funcionário remoto, no estilo freelancer. Porém, é claro, você deve analisar se esse tipo de admissão está de acordo com o que a agência precisa, já que o terceirizado não atenderá apenas à sua empresa e, muitas vezes, trabalhará remotamente. 

Quando é preciso investir na contratação de funcionários?

Como você pôde ver, existem muitos pontos que precisam ser considerados antes de se contratar funcionários. O primeiro é fazer a “lição de casa” e ter a certeza de que a gestão está em dia, garantindo que os problemas enfrentados não possam ser resolvidos com a equipe que você já tem.

Mas existem sinais que demonstram que, talvez, a mão de obra seja insuficiente (e uma nova contratação, indispensável). Confira alguns deles abaixo.

A agência está recusando clientes

Ter a agenda e o portfólio cheios de clientes é o sonho de todo dono de agência. Mas pode chegar um momento no qual você note ser impossível atender a novas contas, afinal não há como sua equipe interna trabalhar além do limite.

Mesmo modificando a gestão, controlando o tempo das atividades e treinando seus colaboradores atuais, você notou que o time está sobrecarregado? Esse é um sinal claro de que é preciso contar com um número maior de funcionários.

 Seus funcionários fazem muitas horas extras

Outro aviso é dado quando suas equipes estão extremamente sobrecarregadas, fazendo muitas horas extras para dar conta do serviço. É claro que esse pode ser um problema gerado pela má delegação de tarefas, mas, se não for o caso, é provável que você precise de mais colaboradores.

Afinal, você provavelmente está pagando em horas extras o que poderia investir na contratação de um novo funcionário — o que ainda trará mais qualidade de vida aos membros que já fazem parte do time.

Há problemas em entregar o prometido

Quando as entregas não são feitas como o esperado, é preciso rever todos os pontos e setores internos. Equipes sobrecarregadas podem perder prazos, executar serviços com qualidade abaixo do usual e apresentar até outros problemas pessoais, como faltas frequentes e afastamentos por motivos de saúde.

Tudo isso indica o esgotamento de seus colaboradores (que estão com uma demanda maior do que aquela que conseguem produzir). Se tal quadro se mantiver por muito tempo, você pode comprometer a imagem de sua marca e, claro, perder clientes e dinheiro.

Como conduzir a contratação de funcionários?

Depois de ler os tópicos anteriores, você percebeu que está na hora de ampliar o número de membros de suas equipes? Pois saiba que, para que a contratação realmente traga os benefícios esperados, é preciso ter planejamento. Veja, a seguir, algumas dicas essenciais.

Avalie sua real necessidade

Novamente, manter um bom controle gerencial é fundamental — afinal, você precisará identificar quais setores estão mais sobrecarregados e, assim, definir o tipo de profissional de que necessita. Se há um gargalo nessa questão, você pode fazer uma contratação errada e ter mais prejuízo do que benefício.

Caso os sócios se encarreguem tanto da parte de vendas e negociação com os clientes quanto da execução dos serviços, por exemplo, pode ser necessário contratar um designer. Isso ainda ajudará a deixar vocês com mais tempo livre para focar no que interessa: o gerenciamento da agência.

Saiba como anda o financeiro

Arcar com um novo funcionário impacta, obviamente, em sua folha de pagamento. Portanto, entenda como está a realidade financeira do negócio e tenha a certeza de que pode garantir um salário atrativo a quem está entrando, trazendo um profissional qualificado para o time.

Se o momento não estiver favorável, existem outras opções, como a contratação de freelancers ou estagiários. Porém, é preciso cautela.

Não adianta solicitar a esses profissionais mais do que eles podem oferecer. Se você precisa de um colaborador estratégico, para cuidar de pontos cruciais de sua agência, é fundamental buscar por alguém que tenha essa experiência (e pagar por isso).

Defina o perfil do candidato desejado

Além do setor em que ele atuará e dos conhecimentos necessários, você deve pensar em como esse novo profissional pode se adequar à cultura do negócio.

Se a agência é moderna e tem a entrega ágil de serviços em seu DNA, é preciso contar com alguém que compactue com esses sentimentos e trabalhe de acordo com a imagem transmitida pelo negócio.

Na hora de divulgar a vaga, seja claro ao incluir os pré-requisitos necessários, os conhecimentos, a experiência desejada e a descrição das atividades a serem executadas. Não deixe dúvidas sobre qual é a cultura da empresa.

Assim, os profissionais saberão se cumprem os requisitos para se candidatar à vaga ou não. Isso é importante para evitar receber muitos currículos incompatíveis com as exigências feitas pela agência.

Quais são os principais erros a ser evitados na contratação?

Ao fazer a contratação de funcionários para a sua agência, existem alguns erros comuns que devem ser evitados. Para que você saiba quais são essas falhas e não as cometa em seus processos seletivos, explicamos cada uma a seguir.

Não realizar testes com os candidatos

Ao fazer a contratação de funcionários, para a sua empresa, é preciso realizar testes com os candidatos. Não fazer essas avaliações pode resultar em problemas para a sua agência, tanto em médio e como em longo prazo.

Se você está contratando um diretor de arte, por exemplo, pode solicitar que os candidatos criem uma peça gráfica para um cliente fictício ou para a própria agência. O mesmo vale para contratar redatores, que podem ser instruídos aa desenvolver um texto a partir de um briefing.

Com base nos resultados dos testes, você poderá fazer comparações e ver quais dos candidatos estão mais preparados para desempenhar determinada função na sua agência. Também avalie o tempo que cada pessoa leva para fazer uma atividade, mensurando, assim, a produtividade do colaborador.

Optar pelo candidato que tem a pretensão salarial mais baixa

Por uma questão de baixo orçamento, muitas vezes as agências pecam ao optar pelo candidato que tem a pretensão salarial mais baixa no currículo. Aqui vale aquele ditado popular que diz que “o barato sai caro”.

Isso não quer dizer que um profissional que solicita um salário baixo é ruim, mas muitas vezes significa que se trata de um iniciante, que ainda não tem a experiência necessária para assumir determinada função. Logo, essa pessoa pode ser uma boa contratação para um cargo de iniciante, mas não para coordenar um time, por exemplo.

Ao fazer a contratação de colaboradores, é importante que se avalie não só a pretensão salarial dos funcionários, mas também a sua formação, os cursos complementares ou de pós-graduação que realizou, a experiência em outras empresas etc.

Não investigar o profissional

Essa também é uma falha grave, uma vez que a pessoa pode ter uma boa apresentação, saber falar bem e causar uma boa impressão, mas não ser tão boa para trabalhar em equipe ou se relacionar com outras pessoas, por exemplo.

A investigação dos candidatos pode ser feita de diversas maneiras, sendo uma delas o contato com outros locais em que a pessoa trabalhou. Pode ser realizada uma conversa rápida com um antigo chefe, por exemplo, para coletar referências.

Também é possível fazer a investigação das redes sociais do candidato. Veja que tipo de publicação ele posta e compartilha em suas redes, observe como se posiciona na web e descubra se tem fit cultural com a agência.

Contratar o candidato por afinidade

Também é comum que se contrate candidatos por afinidade com alguém da empresa ou de suas relações pessoais, que indicou um profissional. 

Imagine, por exemplo, que um profissional da sua agência indicou um amigo da época da faculdade ou com quem trabalhou em outra empresa. 

Essa pessoa pode até ser boa para a função, mas, antes de efetivar a contratação, é preciso fazer testes, para verificar se o profissional tem autonomia no trabalho, por exemplo.

Não exigir os exames específicos para cada tipo de trabalho

A legislação trabalhista exige que exames específicos sejam feitos para cada tipo de função, de acordo com os riscos que o fluxo de trabalho oferece. Tratam-se dos exames admissionais, que sempre precisam ser realizados quando um novo colaborador é contratado.

No caso de uma agência de publicidade, os riscos das funções são mais laborais e psicológicos. Um redator que escreve muito pode desenvolver tendinite e uma pessoa do atendimento, que lida com clientes o dia todo, pode ter estresse, por exemplo.

O objetivo dos exames é verificar as condições de saúde no momento da contratação. Assim sendo, a empresa precisa desenvolver uma série de ações para que ela seja mantida.

Ao sair da empresa, o funcionário faz os exames demissionais, que são comparados pelo médico do trabalho com os admissionais. Se for constatado que o colaborador adquiriu alguma doença no período em que trabalhou na companhia, ele deverá ser indenizado.

Vale lembrar ainda que os exames admissionais são obrigatórios por lei e, se não realizá-los, a sua agência poderá ser multada.

Como acertar na escolha do funcionário?

Agora que você já sabe mais sobre a contratação de funcionários, traremos dicas práticas e rápidas para acertar nesse momento. Confira!

Faça um mapeamento dos possíveis candidatos

Quando receber currículos, para otimizar as entrevistas, faça um mapeamento de características específicas para a vaga. Em seguida, realize uma triagem para chamar apenas as pessoas que se encaixam com a oportunidade em aberto.

Faça uso da tecnologia

Utilize a tecnologia para tornar os processos mais ágeis. Existem softwares de gestão específicos para recrutamento e seleção, que fazem a triagem de currículos. Também utilize as redes sociais para divulgar as vagas, em grupos específicos para isso e nas próprias páginas a agência.

Tenha uma comunicação clara com os candidatos

Nas entrevistas, a comunicação com os candidatos deve ser clara. Explique quais são as funções da vaga e exemplifique tudo, para que o profissional pense se ele é apto ou não para executá-las.

Perceba se o candidato valoriza o trabalho em equipe

O trabalho em equipe é fundamental em uma agência, uma vez que cada profissional tem uma função e todos juntos trabalham por um objetivo em comum. Por isso, nas entrevistas e testes, verifique se o candidato valoriza essa metodologia.

Peça referências

As referências de antigos empregadores, chefes ou colegas de trabalho são importantes para que se tenha uma visão de fora, além daquilo que é dito pelo próprio profissional. Ao coletar esses feedbacks, você poderá contratar com mais segurança.

Como vimos, a contratação de funcionários pode ser uma ótima forma de tornar sua agência ainda mais produtiva e lucrativa. Mas, antes de tomar qualquer decisão, é fundamental analisar como está sua gestão e garantir que esse novo profissional seja realmente necessário.

Quer saber como aplicar esses conhecimentos na sua agência? O modelo de gestão do Studio pode te ajudar! Ele oferece benefícios a todos os departamentos da agência, tudo de forma integrada.