Saiba porquê a sua agência precisa de um controle de ponto eficiente

Todo mundo sabe que o trabalho em agência geralmente é muito corrido, são mil projetos, acompanhamento, clientes e reuniões que acabam deixando todo mundo de cabelo em pé. Por isso, algumas empresas do setor estão buscando trazer mais qualidade de vida para os seus funcionários através de softwares de gestão que ajudam tanto na produção quanto na organização da agência. E se a sua empresa está entrando neste caminho, saiba que um software de controle de ponto não pode ficar de fora disso. 

Eu sei, você leu controle de ponto e já se assustou, afinal, agências são ambientes flexíveis e não seguem o padrão de horários de um escritório convencional. Mas é justamente por isso que a sua empresa precisa desse controle e eu vou te explicar o porquê nas próximas linhas. 

Toda agência precisa de ferramentas para organização das atividades

Justamente por conta da rotina corrida de uma agência, muitas vezes algumas coisas podem acabar saindo do controle, e nada é pior para uma agência do que atrasar o projeto de um cliente. 

Você já ouviu aquela expressão de que “o cliente sempre tem razão?” Nas agências o ditado acaba se tornando real, pois independente do motivo que a sua empresa teve para atrasar o projeto, nem sempre o cliente vai ser compreensivo. 

Por isso, a solução para as agências tem sido adquirir mais braços para seu trabalho, e não estou só falando de novos colaboradores. Isso inclui também a contratação de softwares de gestão que podem de alguma forma ajudar em sua organização. 

Esse é o caso do Studio, que conduz a operação de uma agência desde a organização de projetos e contratos até a gestão financeira da empresa. Quando tudo está muito bem organizado e sem gargalos, a sua agência consegue fluir, seus colaboradores se tornam mais produtivos e seus clientes mais felizes. 

Entretanto, de nada adianta adquirir um software e fazer toda a organização se a sua agência não cuidar do bem estar dos funcionários, afinal, todos os trabalhos dependem muito da motivação e da produtividade deles. 

É então que chegamos ao porquê da sua agência precisar de um controle de ponto. 

Como o controle de ponto pode ajudar 

Muita gente ignora o fato de que a produtividade e a criatividade estão ligadas à diversos fatores, como o tempo em que você se dedica a uma tarefa. São nessas ocasiões de horas a fio na frente do computador que algum erro bobo pode acabar passando. 

Infelizmente, isso acontece bastante com criativos, que possuem a sensação de travar diante de um projeto e de estar com a cabeça tão cheia que não consegue entregar o seu melhor resultado. 

E acredite, em algum momento todo mundo pode se deparar com o famoso “bloqueio criativo” em decorrência do estresse com prazos, esgotamento mental, muito trabalho e pouco descanso. 

E nós sabemos como o trabalho em agência pode ser pesado e exaustivo. Apesar de atuar com horários flexíveis e adotar a prática do home office, sua agência precisa ter o controle de horas trabalhadas dos seus funcionários. 

Para escrever esse texto eu fui atrás de pessoas reais para entender a fundo qual era o problema com a jornada de trabalho de uma agência, e o que eu ouvi foi: “em agência o trabalho é pauleira, eu trabalhava muito mais horas do que deveria”.

O excesso de trabalho faz com que a agência perca muitos talentos, simplesmente por chegar um momento em que fica insustentável e a pessoa precisa priorizar a sua qualidade de vida em relação a só ter um emprego com boa remuneração. 

O controle de frequência de funcionários entra nessa etapa. Muitas vezes as pessoas não se dão conta de que estão trabalhando tanto, ou até mesmo trabalhando fora dos horários combinados, e mesmo que exista um prazo para entrega do projeto, o descanso não deve ser deixado de lado. 

Além disso, agências possuem um problema quase crônico com o pagamento de horas extras, o que pode prejudicar bastante seu orçamento financeiro.

Quando a sua agência adota um controle de jornada, fica fácil acompanhar as horas trabalhadas, ver quais equipes estão sobrecarregadas e trabalhando muito além do seu horário. 

Mas eu sei o que você está pensando, além da maioria das agências hoje em dia atuarem em regime de home-office, o hábito de “bater ponto” não é algo muito bem aceito nessa área.  

Bom, se você é uma das pessoas que acreditam nessa informação, saiba que a tecnologia revolucionou a forma de controlar a frequência dos seus funcionários e os relógios de ponto pregados na parede não representam mais a realidade das empresas. 

Controle de ponto pelo celular

O controle de ponto por celular já é uma realidade do mercado brasileiro, e grandes empresas já adotaram essa prática. Inclusive empresas que buscam fugir dos padrões corporativos. 

Como o mercado de agência tem explorado cada vez mais o mundo das equipes virtuais e do home office, poder ter o controle das horas trabalhadas mesmo quando os funcionários estão longe da agência facilita bastante a gestão das jornadas de trabalho. 

O aplicativo funciona de maneira bem simples, e o funcionário pode registrar o seu horário de qualquer lugar. A cada ponto registrado, as horas vão sendo contabilizadas no sistema. Isso também facilita bastante a vida das agências que realizam contrato de horas com seus colaboradores. 

E se você está pensando que um sistema desses não deve ser seguro, está enganado. O software de gestão de ponto da PontoTel, por exemplo, conta com seis medidas de segurança, que são: geolocalização para ter certeza da localização do ponto, biometria para garantir que cada funcionário bata o seu próprio ponto, além de ainda possuir reconhecimento por voz, senha e bina.

Toda essa combinação faz com que tanto sua agência quanto o colaborador estejam prevenidos contra fraudes no controle de ponto. 

E sem falar na facilidade, não é mesmo? Por mais que as pessoas tenham um pré-conceito sobre bater ponto, a interatividade do aplicativo que pode ser usado através de celulares, tablets e até mesmo computadores auxilia na quebra dessa barreira dentro das agências. 

Esse aplicativo ainda possui uma outra ferramenta que eu tenho certeza de que será muito útil para sua agência. 

Gestão de ponto por atividade 

Um controle de ponto eficiente também pode ajudar a sua agência a ter uma boa gestão de atividades. 

A tecnologia evoluiu tanto que os softwares de controle de ponto fazem muito mais do que apenas registrar os horários da jornada. Com eles também é possível fazer o cadastro de tarefas para que os funcionários registrem o início e o fim de suas atividades. 

A ferramenta de gestão por atividades permite o acompanhamento das tarefas, trazendo dados importantes das quais demandam mais tempo de sua agência e quais demandam menos. 

Maior controle sobre as horas trabalhadas

Como já vimos, além do trabalho corrido e da prática de home office, as agências também possuem uma grande flexibilidade de horários. Eu imagino que isso deve dar um grande trabalho para controlar a jornada dos funcionários.

É por isso que a sua agência precisa ter um controle de ponto, e eu te garanto que dá para continuar sendo flexível e tendo uma gestão mais descentralizada mesmo batendo ponto. 

Aliás, eu diria que só é possível ser flexível quando tudo está estabelecido e você está ciente de tudo o que acontece na jornada dos colaboradores. 

Um controle de ponto também traz segurança e confiança. Com ele é possível fazer todo o acompanhamento através dos dashboards que mostram informações como: saldo de banco de horas, controle de horas extras, atrasos, faltas e muito mais. 

Sem falar que com a ajuda dele é possível implementar a autogestão. Um controle de ponto eficiente permite que não só a empresa, mas também os funcionários tenham acesso a sua folha de ponto online, e podem autogerenciar a sua jornada. 

Eles saberão que qualquer horário a mais será contabilizado, e poderão ficar de olho no seu saldo de horas trabalhadas. Isso acaba ajudando para uma autogestão do tempo, de forma que a agência pode ser mais assertiva na distribuição de projetos e os funcionários podem fazer autoavaliações de seus desempenhos. 

Use controle de ponto em sua agência!

A gestão de sua agência junto ao controle de jornada é a combinação perfeita para sua empresa crescer de forma saudável, sem ter que administrar crises. 

Além de ajudar a diminuir a perda de receita, ela ainda faz com que seus funcionários tenham mais qualidade de vida, sejam muito mais produtivos, criativos e motivados. 

Lembre-se, o mundo das agências é realmente muito corrido, mas não é por isso que você precisa abrir mão de ter controle de tudo. 

Eu espero que tenha te convencido a correr para adotar um controle de jornada, e não esqueça dessa dica: um sistema de controle de ponto alternativo pode fazer muito mais pela sua agência do que você imagina!

Este post foi escrito Aline Fernandes, jornalista especialista em Marketing Digital e redatora no blog da PontoTel, empresa especializada em Registro de Ponto e Controle de Jornada para empresas.