Como ter departamentos integrados na agência? Confira 5 estratégias

Todo dia, as agências notam mais e mais que não ter departamentos integrados prejudica a comunicação e os danos começam a surgir. Conversas improdutivas, retrabalho, culpabilização de outros departamentos sem se responsabilizar por nada e falta de cooperação são apenas alguns dos efeitos da segmentação excessiva no ambiente de trabalho.

Promover a integração de departamentos é um investimento desafiador, mas vale a pena. O retorno vem de engajamento, boas relações no trabalho, inovação, crescimento do time e muito mais organização.

Você quer saber mais sobre como ter departamentos integrados na agência e qual sua importância para o negócio? Então fique com a gente e leia o artigo que preparamos para você!

Quais problemas o isolamento de departamentos pode causar?

Primeiramente, precisamos descobrir quais são os principais problemas de uma agência que não consegue integrar seus setores de maneira efetiva. Muitas vezes, isso é causado por uma cultura interna nociva ou por situações que começam a se agravar sem resolução. Vamos ver abaixo alguns dos contratempos que a falta de departamentos integrados pode trazer e suas consequências:

• má colaboração, falta de clareza e confusão na jurisdição de cada departamento e competição negativa entre setores;
• integração ruim de departamentos causando redundância por causa de funções duplicadas ou sobrepostas. Isso resulta em mais gastos, incapacitando a agência de otimizar esforços para atingir objetivos em comum;
• má cooperação entre departamentos diferentes em todo o processo invariavelmente causa lentidão e diminui a satisfação de clientes. Cuide bem do seu NPS;
• a interrupção do fluxo de informação quando um departamento erroneamente reivindica a posse de dados e retém informações. Isso cria impasses e até mesmo oportunidades de negócio perdidas;
• sistemas organizacionais obsoletos e estagnados. A rigidez ou desconsideração dos processos estabelecidos impede a eficácia dos sistemas e desativa a capacidade de responder rapidamente às mudanças nas demandas do mercado;
• rivalidade nociva dentro de departamentos da agência. Isso rompe a harmonia entre colaboradores, frustrando esforços e resultando em danos incalculáveis.

Bom, então por que ter departamentos integrados na agência?

A integração de departamentos está impulsionando as organizações atuais e é um catalisador do crescimento. Ela permite que empresas alavanquem seus processos, pessoal, tecnologia e informações para que fiquem à frente da competição.

Por outro lado, como vimos, empresas que não tem departamentos integrados reclamam de aumentos significativos de gastos e consumo de recursos. Uma agência integrada não vai apenas reduzir o consumo de energia da organização, mas também permitirá entregar resultados valiosos para os clientes.

Com isso, o uso de um sistema de gestão integrada é imprescindível para que a colaboração seja ampliada e a organização de processos e automatização de etapas possa ocorrer com mais eficiência.

Quais estratégias usar para promover departamentos integrados na agência?

Depois de descobrir os benefícios da integração entre departamentos na agência, é importante saber como colocar tudo isso em prática. Acompanhe nossas dicas abaixo e saiba como implementar a integração de setores!

1. Seja cauteloso quando estiver integrando novo pessoal

Quando você tem um novo colaborador, sua integração ao time e às suas funções é bem importante. Esse processo envolve não só aprender sobre o ritmo da agência e as atividades, mas também sua introdução aos novos colegas de trabalho.

Mesmo assim, o onboarding não deve somente apresentar o colaborador a seu time direto, com o qual ele dividirá uma sala. É essencial apresentá-lo a toda a agência e, se possível, colocar supervisores de diferentes departamentos para ajudá-lo.

Desse modo, desde o primeiro dia de trabalho você está encorajamento a comunicação entre setores. Isso irá motivar bastante o novo colaborador a se adequar à cultura integrada da agência.

2. Promova encontros e festas da agência

Esses eventos são ótimos para a integração do time. São momentos de relaxamento, quando o pessoal tem tempo para se conhecer melhor e também para conversar de assuntos que não seja o trabalho. O ser humano precisa desses momentos , uma vez que promove a socialização e interações frutíferas.

Com esses encontros, é possível descobrir afinidades e, com isso, encorajar a colaboração de departamentos integrados. Isso contribui para melhorar as relações e tornar o trabalho em conjunto mais prazeroso.

Desenvolver projetos, discutir problemas e procurar soluções se torna mais fácil se suas partes se conhecerem bem e também se tiverem um histórico positivo fora do local de trabalho.

3. Crie processos intersetoriais

É essencial manter uma visão sistêmica da empresa, na qual sua importância é definida com base em como os processos de negócios podem atender melhor o cliente final por meio da comunicação intersetorial e da integração de departamentos.

Além da integração de processos na agência, o desenvolvimento de projetos envolvendo colaboradores de diferentes setores permite um trabalho construtivo. Para agências, isso é crucial para que o atendimento, produção, tráfego e criação possam realizar entregas dentro do prazo e com qualidade para os clientes.

Além disso, profissionais com grande variedade de especialidades têm experiência em áreas distintas. Dessa forma, cada um contribui com conhecimentos diferentes, permitindo desenvolver um trabalho rico e interdisciplinar.

4. Conte com ferramentas e tecnologia de gestão e comunicação

Quando sua agência tem sistemas de gestão e comunicação eficientes, ela pode transmitir melhor a informação, o que ajuda processos a serem otimizados. E, quando bem informado, o colaborador também fica mais engajado e capaz de desenvolver boas estratégias de ação.

Investir em ferramentas tecnológicas é fundamental para fortalecer o elo entre departamentos. Como dito acima, um software de gestão integrada tem todas as funcionalidades para melhorar a comunicação entre setores e organizar os processos internos da agência.

5. Use indicadores de performance

Indicadores de performance (também conhecidos como Key Performance Indicators, ou KPIs) envolvem diversos tipos de métricas voltadas para apontar como estão indo os resultados da agência. Se é importante ter departamentos integrados, por que não avaliar a performance multisetor?

Ao contar com KPIs que envolvem muitas variáveis de múltiplos departamentos, você pode construir uma análise mais ampla. Com isso, é possível ter uma visão holística da agência e trabalhar em uma perspectiva na qual todo mundo seja engajado, responsável e sempre à busca por soluções.

Em resumo, a integração de departamentos na gestão da agência é uma excelente estratégia para otimizar o trabalho e promover mais ações positivas. Ela também contribui para aumentar a motivação, aumentando a produtividade. 

Agora que você sabe como ter departamentos integrados na agência, que tal começar a usar o Studio gratuitamente agora mesmo? Com o Studio você conseguirá integrar toda sua agência em só uma plataforma, com muito mais comunicação e assertividade.