Saiba como usar diagrama de processos: tipos, dicas e aplicações

Diagrama de processos é uma ferramenta para visualizar e simplificar diversos tipos de processos dentro de uma organização. Eles são perfeitos para tornar mais visuais estratégias de marketing, integração de novos funcionários, mapas de jornadas do cliente, guias de produtos, avaliações de desempenho e muito mais.

Usando um fluxograma, por exemplo, você pode tornar os processos mais fáceis de serem seguidos por todos, além de simplificar e apresentar mais claramente os fluxos de trabalho, ao dividir processos complexos em etapas menores. 

Desenhar um diagrama de processos vai ajudar a analisar um processo mais rápido e melhor: com um esquema visual para identificar eventos e tomadas de decisão, seu início e seu fim, além de pessoas e equipes envolvidas, é possível entender de forma mais clara como tudo acontece ou deveria acontecer. 

Isso é importante porque permite fazer ajustes nas etapas que estão enfrentando problemas e otimizar o processo como um todo, caso os indicadores de desempenho mostrem que o nível de eficiência não está adequado às expectativas.

Os processos podem são geralmente divididos em três tipos principais que apontamos abaixo.

• Processos primários – Também conhecidos por operacionais, são os que geram valor ao cliente e são o foco do negócio. Por exemplo, em uma lanchonete do tipo fast food, os lanches seriam os processos primários. Em uma fábrica, os itens produzidos.
• Processos de apoio – São os que dão suporte aos processos primários. Por exemplo, o processo de contratação de RH ou treinamento de funcionários.
• Processos de gerenciamento – São os que tratam de medir, monitorar e ajustar as atividades dos processos operacionais e de suporte e têm a missão de garantir que a organização atinja os objetivos definidos, através de tarefas como criar um plano de gestão de projetos, fazer o planejamento estratégico e avaliar desempenho. 

Os processos também podem ser divididos por função:

• recursos humanos: processo de integração e contratação de funcionários, entre outros;
• finanças: planejamento e relatórios;
• gestão: planejamento estratégico, avaliação de desempenho, governança corporativa;
• vendas: qualificação e nutrição de leads, entre outros;
• atendimento e suporte ao cliente: processos de apoio ao cliente e gestão da comunidade;
• produção e operações: aquisição e gestão de provisões.

Para otimizar os processos é preciso analisá-los e, para isso, mapeá-los de forma clara e detalhada. Um bom mapeamento de processos permite análises precisas e possibilitam ajustar o que precisa ser mudado de forma mais eficiente. 

Mapeando processos de negócios

Mapear processos é o ato de analisar e documentar um processo de alto nível dos principais elementos ou descrever detalhes de um fluxo de trabalho, e tem como resultado um diagrama de processo. 

Os diagramas de processo usam recursos visuais, como infográficos e fluxogramas para representar processos, dividindo-os em etapas, destacando seus agentes e permitindo que todos assimilem e memorizem as informações.

Eles ajudam as equipes a seguir procedimentos e executar tarefas da maneira adequada ao longo do tempo, promovendo o alinhamento das equipes, e apoiam a construção de uma compreensão compartilhada de processos essenciais. Veja abaixo o exemplo deste fluxograma de processo de decisão.

Os infográficos de processo também podem ser guias de alto nível, como este mapa mental que representa a estratégia usada para alinhar equipes de marketing e produto.

Eles também são ótimos para visualizar grande parte dos processos de gestão que envolvem a supervisão, monitoramento e correção da trajetória de funcionários.

Para essas atividades, líderes de equipes e gestores de RH podem contar com os mapas mentais, como no exemplo abaixo, usado para planejar e comunicar uma estratégia para metas de longo prazo.

Processos de apoio

Um processo de integração eficiente promove o alinhamento entre profissionais e cultura organizacional desde o início das atividades, o que é um aspecto fundamental para a gestão de pessoas nas empresas atualmente.

Não importa o quão qualificados são os membros das equipes, se não houver alinhamento, suas ações não serão eficientes e não estarão direcionadas aos objetivos da organização.

Os diagramas também podem servir como um passo a passo para ajudar funcionários em um processo de onboarding, ou ajudar o setor de RH a fazer processos seletivos mais eficientes, como este fluxograma que serve como guia para avaliar candidatos.

Já os cronogramas, ou linhas do tempo, são os mais indicados quando o foco das suas informações sobre o processo está nos prazos e datas de cada etapa, ou mudanças ao longo de um período, como este:

Os cronogramas são perfeitos para visualizar etapas de um projeto ou processo, e podem também se usados em apresentações para atrair investidores (pitch decks).

Eles devem conter informações sobre os principais acontecimentos ao longo de um período determinado, cada um deles com uma data específica e uma descrição simples.

Criar infográficos de processo que listam as ações ou ferramentas necessárias para um processo são uma ótima ajuda para as equipes organizarem, entenderem e assimilarem informações sobre as tarefas que executam. Para essa finalidade, um layout de lista simples funciona muito bem, pois você pode adicionar ícones para representar cada etapa, ajudando a comunicação a ser mais clara. 

Para representar um processo repetitivo ou que envolve interações regulares, o layout de um infográfico circular pode ser o mais indicado. Nesse caso, mostrar claramente o ponto de partida, setas e etapas numeradas vai fazer o processo ser facilmente assimilado por todos. Veja este exemplo de layout de um processo circular para design de produto.

Já se o processo não tiver um início e um fim nítidos e for mais cíclico, talvez um círculo faça mais sentido, como este: 

Fluxogramas de gestão

Em linhas gerais, os fluxogramas são a opção mais versátil e podem ser adaptadas para as mais diversas funções e situações, pois são facilmente personalizados para se adequar às necessidades de qualquer processo.

Com eles também é fácil adicionar outras camadas de informações, como responsáveis por uma determinada tarefa ou o tempo que cada uma delas pode levar. Nos fluxogramas, isso geralmente é feito com o uso de caixas ou outras formas usadas para visualizar etapas de um processo, e linhas ou setas apontando para a próxima etapa.

Fornecer aos funcionários fluxogramas de processos de decisão pode fazer com que eles se sintam mais confiantes em seu trabalho ao dar respaldo para as suas escolhas e elevar a qualidade dos processos de gestão. Além disso, os fluxogramas ajudam os gerentes a planejarem com mais consistência antes de implementar novos processos na organização. 

Alguns exemplos disso incluem:

• direcionar uma empresa para novas estratégicas;
• melhorar processos de treinamento;
• processos de onboarding;
• planejar novos fluxos de trabalho; 
• otimizar os fluxos existentes e reduzir redundâncias.

E na ponta final de todo o processo de trabalho, a avaliação de desempenho da empresa e dos funcionários também pode contar com os diagramas de processo para criar relatórios que sejam mais fáceis de entender, mais atrativos para apresentações e que conquistem maior engajamento das partes interessadas. 

A documentação do processo torna mais prática a comparação das etapas que tiveram êxito de acordo com o que foi previsto na fase de planejamento.

Se houver desencontros entre planejamento, atividades e resultados, as soluções podem ser trabalhadas durante a criação da estratégia para o ano seguinte, por exemplo, recomeçando o ciclo de processo de negócios que envolve as três etapas mencionadas no início deste texto. 

Mapeando um diagrama de processo de negócios: melhores práticas e dicas de design

1 – Reúna informações 

Antes de começar qualquer tipo de diagrama, é preciso saber exatamente o que você deseja mostrar e a quem. Pergunte-se quais informações você pretende apresentar. Por exemplo:

• especificar responsáveis e suas funções para tarefas específicas – organograma;
• informar:  transmitir uma mensagem única que não exige contexto – infográfico; 
• comunicar o prazo de cada parte do processo – cronograma e gráficos de Gantt;
• destacar os pontos críticos ou são as entradas e saídas – fluxograma;
• fornecer uma visão ampla de um projeto novos funcionário – fluxograma;
• ajudar um funcionário na execução de tarefas – fluxograma;
• mostrar alterações ao longo de um período – cronograma;
• organizar, mostrar grupos ou padrões – mapas mentais.

2 – Escolha o tipo de gráfico adequado 

Tradicionalmente, os diagramas de processos de negócios são fluxogramas, mas o tipo de gráfico deve ser escolhido com base nas informações que você precisa mapear, na finalidade do diagrama e no público com o qual você quer se comunicar.

Resumindo, os tipos de diagramas de processo de negócios incluem fluxogramas, mapas mentais, infográficos de processo, diagramas de fluxo de trabalho e mapas de jornada do cliente, entre outros.

Um mapa mental, por exemplo, pode ser melhor para comunicar os objetivos e as tarefas de um projeto. Já os fluxogramas são mais flexíveis e frequentemente utilizados, pois são facilmente compreendidos por diversos públicos e personalizados para se adequar ao nível de detalhe necessário a qualquer processo. 

3 – Dicas e melhores práticas de design e formatação

1. Mantenha simples: use poucas variações de fontes, tamanhos e formas. Isso dá uma aparência profissional e facilita a visualização de dados.
2. Use bordas para aumentar a densidade da informação.
3. Cores e ícones são ótimos para enfatizar informações importantes.
4. Inclua etiquetas ou uma legenda.
5. Ao usar símbolos, pergunte-se se todos vão entender o que significam. Caso contrário, insira legendas para esclarecer  o seu público.

Conclusão

Organizações usam diagramas para otimizar a qualidade e a eficiência do trabalho e manter procedimentos devidamente padronizados ao analisar, comunicar e corrigir os  processos no trabalho.

Para todos os setores, seja no alinhamento da equipe, na eficiência da jornada do cliente, avaliação ou desenvolvimento de estratégias, os diagramas de processos são uma opção prática e eficiente para otimizar os processos.

Eles beneficiam a todos de maneira prática, simples e didática e podem ser uma ótima forma de melhorar o dia a dia de profissionais, gestores e clientes.