9 dicas para usar o Gantt: domine a gestão de projetos com essa ferramenta

O gráfico de Gantt é uma ferramenta imprescindível para realizar uma ótima gestão de projetos na sua agência. Pensando nisso, apresentaremos neste post 9 dicas para usar o Gantt da melhor maneira possível.

O Gantt tem um grande apelo visual, facilitando o entendimento de todas as etapas, responsáveis e deadlines de todas as entregues que devem ser feitas. Para o tráfego e criação da agência, é um aliado para que as coisas não saiam do controle.

Então continue com a gente e acompanhe nossas dicas para usar o Gantt e alavancar sua produtividade!

9 dicas para usar o Gantt!

1. Acompanhe tudo: data de início, de finalização e duração

A melhor maneira de rastrear um projeto em andamento é utilizar um gráfico de Gantt. Uma importante vantagem desses gráficos é que o planejamento do projeto permanece em apenas uma página. Todos os membros do time podem acompanhar o progresso de cada tarefa. O gráfico mostra:

• quando cada tarefa começa;
• quando cada tarefa termina;
• quanto tempo cada tarefa vai durar.

Monitorar os deadlines é crucial, pois assim você vai poder saber se sua equipe conseguirá fazer todas as entregas necessárias dentro do prazo. Fique de olho nesse progresso para fazer as alterações necessárias o mais cedo possível.

Além disso, um gráfico de Gantt é a maneira perfeita para funcionários escaparem da tarefa de fazer relatórios (e isso é uma coisa boa!), pois o gráfico vai fazer isso automaticamente. Assim, os funcionários ficam livres de ter que redigir longas descrições de tarefas, da papelada excessiva e de planilhas que ilustram o trabalho feito.

2. Defina a linha do tempo do projeto

Decida como dividir o tempo para a duração do projeto. Cada divisão deve ter uma data de início e fim e a quantidade de tempo necessário para completar a tarefa. Uma das dicas para usar o Gantt é, se você estiver utilizando um gráfico não automatizado, você vai precisar sempre de um calendário à mão. Isso vai impedir que você agende trabalhos e deadlines nos fins de semana ou feriados.

Mas se você estiver usando um sistema que tenha um gráfico de Gantt automatizado, como o Studio, ele fará os cálculos para você e te mostrará fins de semana e feriados no grid da linha do tempo do projeto.

3. Agrupe tarefas

Projetos longos podem ficar difíceis de gerenciar em gráficos de Gantt por conta do grande número de linhas de tarefas. No entanto, você pode facilitar a gestão da sua agenda ao agrupar tarefas juntas. Você pode ter uma “tarefa-mãe” com outras tarefas subordinadas a ela conectadas logo abaixo.

A tarefa-mãe é a principal. Por exemplo, “criar um site de e-commerce para o cliente”. As sub-tarefas listadas abaixo da tarefa principal representam cada passo que precisa ser feito para assegurar que a tarefa-mãe possa ser marcada como completa. Você pode fazer sub-tarefas alocando-as logo abaixo da principal com um leve recuo à esquerda.

Essa dica para usar o Gantt é uma maneira útil de organizar seu cronograma, já que permite desenvolver o trabalho e monitorar as tarefas principais. Você pode usar o agrupamento de tarefas ao invés de linhas individuais onde for útil, por exemplo, quando o cliente quer ter uma visão geral do trabalho, mas você não quer mostrar todas as sub-tarefas para evitar um alto volume de informações.

4. Use o truque das cores (essa é uma das melhores dicas para usar o Gantt)

Uma das dicas para usar o Gantt é utilizar cores para as tarefas, com o intuito de facilitar o entendimento da agenda pela equipe envolvida no projeto. Você pode fazer a sua seleção usando a teoria da psicologia das cores. Como um meio de comunicação não-verbal, cores possuem certos significados. A seguir, mostraremos os sentidos mais comuns de diferentes cores para usar no seu gráfico:

• laranja é a cor do otimismo e da interação social (tarefa que envolvam comunicação com colegas podem ser marcadas com essa cor);
• azul é a cor da paz e lealdade (aloque tarefas que estão próximas de serem completadas com essa cor);
• verde é a cor da harmonia (marque com essa cor tarefas que foram entregues com sucesso)
• preto é a cor do desconhecido e do mistério (tarefas que precisam de mais esclarecimento podem ser colocadas desta cor)
• vermelho é a cor da paixão e ação (tarefas urgentes e problemáticas podem ser marcadas com essa cor)

Os exemplos de significados citados acima são apenas uma demonstração. Você pode escolher outros significados baseados em outras fontes (por exemplo, o semáforo com vermelho, amarelo e verde). A ideia aqui é estabelecer um sistema de significados de cores reconhecível por todos. Aqui vão algumas dicas para usar o Gantt com relação a cores:

• use a mesma cor para um grupo de atividades. Se as atividades ou tarefas são relacionadas umas às outras por alguma razão, elas serão melhor reconhecidas se forem marcadas com a mesma cor;
• use vários tons de cores. Tarefas principais podem ser marcadas com cores mais fortes, enquanto sub-tarefas podem ser marcadas com tons mais sutis da mesma cor.

5. Estabeleça links entre as tarefas

Um gráfico de Gantt que não vincule tarefas é só um quadro bonito para expor seus esforços. Você deve linkar suas tarefas para mostrar como funciona o workflow do projeto, e o gráfico de Gantt facilita esse processo.

Os vínculos entre as tarefas são chamados de dependências, pois elas unem as tarefas. Tenha atenção em projetos grandes com muitas tarefas, já que as linhas que representam as dependências podem fazer o esquema ficar bem bagunçado.

Mesmo assim, é melhor tê-las do que ficar sem, já que elas facilitam o acompanhamento do fluxo de trabalho. Se você visualizar uma tarefa sem linkagens, é melhor investigar, pois não é muito comum ter tarefas em um projeto grande que não tenha impacto ou conexão com outra coisa.

6. Divida o projeto em partes gerenciáveis

Divida o projeto em componentes maiores, e então em tarefas e sub-tarefas, como mencionamos anteriormente. Continue a divisão até que cada tarefa seja uma ação bem clara. Elas devem ter uma duração curta o bastante para que os prazos possam ser estimados com precisão.

Você pode usar um mapa mental para facilitar a visualização do projeto também. Muitos gestores de projetos acham mais fácil pensar e planejar um projeto dessa maneira.

7. Faça o gráfico de Gantt o mais interativo possível 

Bom, se você estiver usando soluções manuais, isso vai ser um pouco mais difícil. Mas tente usar post-its ou fazer um quadro onde os funcionários possam editar, adicionar, trocar, mover e retirar tarefas em tempo real.

Agora, se você conta com um sistema de gestão que possua um gráfico de Gantt para ajudar na sua gestão de projetos, a interatividade vai ser muito maior. No Studio, por exemplo, o usuário pode clicar em cima de cada tarefa para visualizar vários detalhes relacionados a ela, como responsável, para qual cliente é, de qual projeto faz parte etc.

8. Acrescente milestones

Milestones são eventos ou pontos significativos que têm grande importância no processo ou devem ser completadas antes que o progresso continue. É uma boa ideia destacar e especificar esses pontos no projeto para ajudar a visualizar facilmente o progresso.

9. Crie um portfólio de melhores práticas

Uma das melhores dicas para usar o Gantt é: nunca os delete! Ao invés disso, colecione-os como boas práticas como um fotógrafo coleciona suas melhores fotografias. Mesmo se todas as tarefas do gráfico forem entregues, nunca jogue fora os dados. Mantenha-os para melhorar seus projetos futuros.

Seu time pode mudar, novas pessoas podem estar envolvidas e outros projetos podem começar. Nesses casos, um gráfico de Gantt previamente preenchido servirá como uma ótima ajuda visual para ajudar a equipe a planejar novos projetos. Ao olhar para gráficos completos, seus colaboradores poderão identificar gargalos e fazer melhorias para os próximos.

E aí, gostou das nossas 9 dicas para usar o Gantt? Então que tal começar a praticá-las agora mesmo em uma versão interativa e automatizada? Assine gratuitamente o Studio e tenha acesso ao nosso gráfico de Gantt e inúmeras outras funcionalidades para alavancar os resultados da sua agência!