Digital Asset Management (DAM): o que é e quais os melhores softwares de gestão de ativos digitais?

Gerenciar informações é um dos maiores desafios das empresas modernas. A quantidade de dados que fazem parte do acervo de uma organização só aumentam, assim como a demanda por agilidade e produtividade.

Isso torna necessário adotar ferramentas que permitam agregar, organizar e distribuir acesso a essas informações. Cada vez mais, os recursos virtuais influenciam profundamente no desempenho e, consequentemente, nos resultados de uma empresa.

Com isso, noções sobre patrimônio e matéria-prima passam a derrubar as barreiras físicas e se estendem aos ativos intangíveis, como fotos e arquivos.

É aí que entram em cena softwares como o Digital Asset Management (DAM), que em português significa Gestão de Ativos Digitais.

Esse tipo de sistema afeta a forma de lidar com os dados e pode ser peça importante na hora de implantar a transformação digital.

Entenda melhor o conceito de DAM e quais são os melhores softwares no mercado.

O que é Digital Asset Management?

A função do sistema DAM é, basicamente, armazenar, organizar e distribuir permissões adequadas de acesso a todos os ativos digitais de uma empresa.

Tais ativos incluem todo tipo de informação e arquivo virtual que faça parte do dia a dia da empresa, como documentos, material gráfico de marca, fotos, etc.

Esse tipo de sistema é vital para atender a demanda crescente das empresas por uma forma centralizada de armazenar recursos virtuais importantes, que levariam tempo demais para achar se não fossem mantidos em um sistema de gerenciamento.

O mercado de Digital Asset Management foi avaliado em 1.45 bilhão de dólares ainda em 2015, mas continua crescendo a cada ano, devido ao aumento no volume de ativos que precisam ser organizados e distribuídos nas organizações.

Quais os benefícios da gestão de ativos digitais?

De acordo com o Harvard Business Review, o volume de ativos digitais na economia dobrou nos últimos 15 anos, porque as empresas investiram não apenas em TI, mas também na digitalização de seus arquivos físicos.

Logo, há muitos benefícios de investir na gestão desses ativos. Veja quais são os principais:

Fácil acesso

A desorganização é o inimigo número 1 da produtividade, e pode se tornar muito complicado manter todos os arquivos digitais de uma empresa facilmente acessíveis.

Ao realizar a gestão de ativos digitais, por outro lado, todos os arquivos são armazenados no mesmo lugar, propriamente categorizados e ficam à disposição com grande comodidade.

Levando em conta que muitos precisam ser compartilhados entre diferentes departamentos, essa gestão se torna ainda mais importante para não interromper o fluxo de trabalho.

Permissões apropriadas

Naturalmente, nem todos os colaboradores devem ter acesso a todos os documentos. Sem a gestão apropriada das informações, isso pode gerar dois problemas:

• o primeiro é a vulnerabilidade das informações: os dados privilegiados podem ficar acessíveis a todos por falta de controle apropriado;
• o segundo é o outro extremo: o zelo pode ser tão grande a ponto de criar silos e “engessar” demais a dinâmica de trabalho.

A solução do DAM é simples, distribuir permissões apropriadas. Todos ganham acesso ao software de gestão, mas cada um só pode ver o que foi permitido, de acordo com suas necessidades.

Consistência nas informações

Quando os arquivos ficam em locais separados, outro problema que normalmente acontece é a diferença entre versões, que pode causar inconsistência nas informações.

Tome como exemplo o material gráfico para uma ação de marketing. Sem o devido cuidado, a mesma ação poderia contar com duas versões do mesmo conteúdo, uma definitiva e outra que deveria ser usada apenas como teste.

Quando os ativos são gerenciados adequadamente, isso não acontece. Apenas uma versão de cada arquivo é mantida, e mesmo que seja atualizada, ficará disponível para todos imediatamente.

Segurança contra danos externos

Guardar arquivos em máquinas diferentes, ou mesmo em HDs externos que são passados de uma para outra é ainda perigoso por conta dos possíveis danos.

Qualquer problema físico com os equipamentos pode comprometer rapidamente as imagens, vídeos, documentos e outros itens importantes.

A melhor solução em termos de segurança é um sistema DAM baseado em nuvem, que é seguro tanto contra danos físicos quanto contra ataques de hackers.

Colaboração criativa

É importante destacar também o quanto o Digital Asset Management contribui para a colaboração criativa, principalmente no setor de marketing e vendas.

Com a gestão dos ativos, fica fácil não só encontrar todos os recursos de marca rapidamente, mas também montar coleções deles, e se inspirar com elas para criar conteúdos relevantes e atrativos.

A facilidade de compartilhar os arquivos também ajuda muito na comunicação entre os times de marketing e vendas, que podem realizar ações alinhadas para melhores resultados.

Qual a diferença entre DAM e CMS?

Tanto o DAM quanto o CMS lidam com o gerenciamento de informações importantes, em diferentes formatos. Por conta disso, alguns talvez pensem que os dois conceitos são a mesma coisa, mas há diferenças.

O CMS (Content Management System), é um sistema de gerenciamento de conteúdo, muito usado na criação e publicação de conteúdo em blogs, sites e landing pages.

Já o DAM, como vimos, é usado na gestão dos ativos digitais da empresa, tais como imagens, vídeos e outros arquivos relevantes, mas não mantém o foco na publicação direta desses arquivos em blogs ou sites.

Antes, o objetivo é organizar os arquivos para usá-los em diversas ações, quer de marketing, gestão ou institucionais.

Em outras palavras, o CMS e o DAM podem ser usados em conjunto sem qualquer conflito, pois lidam com informações de maneiras muito diferentes.

É possível, por exemplo, usar o DAM para encontrar as imagens que serão usadas em um post de blog, que vai ser publicado por meio de um CMS.

Quais os melhores softwares de DAM para a sua empresa?

Visto que se trata de um sistema tão impactante nas operações diárias, fazer uma escolha cuidadosa e bem informada certamente vai garantir que o desempenho seja melhor.

Existem tantas opções disponíveis que pode ficar difícil filtrar e separar os melhores. Com isso em mente, fizemos uma lista dos melhores softwares de DAM para facilitar a sua escolha. Aqui estão as melhores alternativas:

Brandfolder

Um dos sistemas de gestão de ativos digitais mais conhecidos do mundo, o Brandfolder conta com uma interface simples de usar, que permite organizar todos os arquivos, encontrá-los facilmente e distribuir acesso com permissões para as pessoas certas.

O produto é usado por marcas de peso, como Under Armour e Shazam, o que atesta sua qualidade.

Em seu sistema baseado na nuvem, o Brandfolder oferece suporte multicanal 24/7, além de uma ampla gama de integrações com diversos apps.

IMatch

O IMatch, da empresa Photools, é um sistema DAM voltado para o sistema operacional Windows, mas também conta com uma versão na nuvem.

A proposta do sistema é atender profissionais autônomos quanto agências e empresas, e faz isso em mais de 60 países.

O sistema possui também uma versão em nuvem, que pode ser acessada de qualquer lugar, chamada de IMatch Anywhere.

Bynder

A solução de DAM do Bynder é usada por mais de 450 marcas ao redor do mundo, incluindo nomes de peso como Puma, Lacoste, Groupon e Spotify.

A empresa já ganhou diversos prêmios de inovação, e seu crescimento de 200% ano ano dá indícios fortes da qualidade dos produtos que oferece.

O sistema de pesquisa dos ativos, por exemplo, é baseado em inteligência artificial, o que torna a organização e distribuição dos itens de marketing muito mais simples e intuitiva.

Outro detalhe importante: o Bynder também oferece uma versão gratuita, perfeita para times pequenos, e que pode servir como porta de entrada para testes.

Third Light Chorus

O Chorus, software da empresa britânica Third Light, apresenta um sistema fácil de usar, e que cria departamentos virtuais para facilitar a distribuição dos ativos para quem normalmente fará uso deles.

Outra funcionalidade útil é a possibilidade de ver dois paineis de arquivos lado a lado, o que agiliza o processo criativo e colaborativo.

Alguns dos clientes mais conhecidos da Third Light  —  entre os mais de 500, no total  —  são Jeep, Nestlé, Virgin e Nascar.

Canto

A Canto, empresa com 25 anos de experiência no mercado e nada menos que 2,500 clientes, possui dois produtos: um para enterprise e outro focado em times e pequenas empresas.

Entre os clientes, estão marcas como Intel, Nasa e Bank of America. Assim como as outras opções, o software da Canto permite criar coleções de arquivos para facilitar a colaboração, gerenciar permissões e acessar as informações facilmente.

iClips

O iClips é o software de gestão da Rock Content para agências de comunicação, in houses e departamentos de marketing.

Você consegue personalizar projetos, workflows de trabalho e anexar os ativos digitais de cada projeto criado. 

Depois de anexado, o sistema produz um banco de layouts que ficam facilmente acessíveis buscando por projetos ou palavras-chave determinadas.

Todas as opções mostradas aqui contam com todos os recursos que uma empresa pode precisar para gerenciar seus ativos digitais com segurança e agilidade.

As marcas globais que confiam nesses produtos são prova disso. Ainda assim, é importante fazer uma pesquisa cuidadosa para ver qual atende melhor as suas necessidades e orçamento.

O papel do Digital Asset Management será cada vez maior na produtividade, desempenho e capacidade de entrega das empresas. O volume de ativos digitais só aumenta e se expande para uma categoria cada vez maior de formatos. Só por meio de um sistema adequado será possível organizar tudo isso sem comprometer a eficácia do trabalho.

A ascensão do Digital Asset Management mostra que os ativos digitais são tão importantes quanto os físicos — senão mais. Veja agora por que os dados são o maior ativo do seu negócio!