8 erros de emissão de nota fiscal para empresas digitais

A emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para empresas digitais pode ser mais simples do que você imagina. Por mais que os assuntos fiscais pareçam complicados, é possível evitar dores de cabeças ao se preparar.

Emitir notas fiscais é uma obrigação para quase todos os empreendedores. Por isso, é essencial manter-se em dia, a fim de evitar problemas com a fiscalização e ter tranquilidade para fazer o negócio crescer.

Ao ler este conteúdo, você ficará por dentro de 8 erros de emissão de nota fiscal que devem ser evitados em sua empresa. Vamos lá?

1. Não emitir nota fiscal

É isso mesmo que você leu. Infelizmente, alguns empreendedores ainda acreditam que não precisam emitir notas fiscais.

Saiba que toda empresa deve emitir documentos fiscais para regularizar as suas vendas. Existe apenas uma exceção: o Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir nota fiscal para pessoa física. Contudo, caso o cliente solicite a nota fiscal, o MEI é forçado a emiti-la.

É importante ficar atento a esse tópico, pois não emitir nota fiscal caracteriza a sonegação de impostos, e isso é crime.

Segundo a Lei 4.729/1965: prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei.

Portanto, faça de tudo para evitar complicações em sua rotina, ok?

2. Utilizar o certificado digital menos produtivo

O certificado digital identifica uma pessoa física ou jurídica. Ele valida as informações contidas em contratos e em notas fiscais. É a partir disso que a fiscalização tem garantia de que os dados presentes nesses documentos são válidos.

Muitos municípios exigem um certificado para a emissão de nota fiscal. Desse modo, há maior segurança e integridade no processo de assinatura de NF-e.

Suponha que você emita uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) de um sistema escolar. Assim, ao analisar o conteúdo, o certificado o assina e retorna um código de validação, que é único para cada nota.

O que isso quer dizer?

Caso haja qualquer alteração no conteúdo transmitido para o certificado, o código se tornará inválido. Essa medida de segurança garante que os dados passados ao órgão emissor estão corretas, evitando fraudes.

Agora, chega o momento de você escolher o certificado ideal para o seu negócio. Existem alguns modelos, e os principais são o A1 e o A3.

O certificado A1 é digital e é instalado no seu computador ou no emissor de nota fiscal automática. A sua validade é de 1 ano.

Já o certificado A3 é físico, como um token ou um pendrive. Ele tem validade de 1 a 3 anos, e precisa ser inserido na sua máquina em todas vezes que for utilizá-lo.

As diferenças parecem pequenas, mas não é bem assim. O certificado A1 é a escolha certa para quem deseja ter mais autonomia na rotina.

Primeiramente, saiba que ele é mais seguro, pois você pode fazer backup na nuvem e utilizá-lo a qualquer hora e lugar.

No caso do certificado A3, será necessário carregá-lo na mochila para assinar documentos, entrar em portais do Governo e emitir notas fiscais.

Além disso, existe o problema de quedas e até mesmo esquecimento. Se você deixá-lo no escritório e, por exemplo, precisar usá-lo em casa, não será possível realizar o que você deseja.

Por último, mas não menos importante, o modelo A1 permite a automação de notas fiscais. Empreendedores digitais que almejam otimizar o trabalho e deixar o negócio no piloto automático escolhem essa alternativa.

Com um emissor automático, você vende pela internet e emite notas fiscais facilmente, diminuindo a burocracia na empresa.

3. Desconhecer os principais termos do universo fiscal

Fazer a gestão financeira do negócio é algo que exige muita dedicação de um empreendedor. É normal não se aprofundar tanto em alguns tópicos, como a emissão de nota fiscal.

Porém, você precisa conhecer o básico para ter autonomia em seu dia a dia e dialogar facilmente com o seu contador.

Abaixo, você confere algumas expressões e palavras que fazem parte do dia a dia da contabilidade de qualquer empreendimento:

• Recibo Provisório de Serviço (RPS): documento que substitui a NFS-e em emergência, como quando não conexão com o sistema da prefeitura. O RPS deve ser convertido em uma NFS-e de acordo com prazo de cada município;
• XML: versão digital da nota fiscal padronizada em todo o país. O XML é o documento que tem validade jurídica, e não o PDF.
• Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE): versão impressa da nota fiscal. É o documento que é utilizado na circulação de produtos em diversas situações.
• Tomador de Serviço: quem contrata o serviço. Esse é o campo que deve ser preenchido com os dados do cliente na nota fiscal.
• Prestador de Serviço: quem realiza o serviço. Empreendedores que vendem na internet devem colocar as suas próprias informações no campo “prestador de serviço”.

4. Não armazenar os documentos fiscais

Todo XML de nota fiscal eletrônica emitido pela sua empresa deve ser armazenado por, pelo menos, 5 anos mais o ano vigente.

Em outras palavras, os documentos gerados nas vendas de 2019, por exemplo, precisam ser guardado até 2023.

Cometer o erro de não armazená-los é algo perigoso, pois, o Fisco pode solicitá-los em caso de fiscalização.

5. Emitir nota fiscal deduzindo os percentuais do afiliado

Imagine a seguinte situação: um empreendedor utiliza uma plataforma digital para vender os seus produtos. Será que ele deve emitir as suas notas fiscais com o valor total de cada venda ou pode deduzir a taxa cobrada pela plataforma?

Se você pensou que a segunda opção é possível, é melhor mudar logo de ideia. Tenha em mente que a nota fiscal deve ser emitida com o valor completo da mercadoria, sem desconto nenhum.

Um produto de R$ 100,00, que é vendido em um sistema que cobra uma taxa de 10%, deve ter uma nota fiscal no valor de R$ 100,00, e não R$ 90,00. Isso é válido para vendas de lojas virtuais e físicas, e até mesmo em situações em que os seus produtos são divulgados por afiliados.

6. Agrupar todas as vendas de um mês em uma única nota fiscal

Esse é um erro comum, que pode causar grandes dores de cabeça em qualquer tipo de empresa. Você não deve emitir uma nota fiscal com o valor total das vendas de um período, como um mês.

Ao fazer isso, você pode ser autuado pela fiscalização. E tem mais: o seu cliente tem o direito de receber uma nota fiscal para cada compra realizada.

Se você gerar apenas um documento, quais serão os dados da nota? E se um cliente solicitar reembolso? Como você fará para cancelar a nota fiscal?

Viu como essa é uma prática equivocada e precisa ser combatida? Portanto, emita notas fiscais corretamente em sua empresa digital.

7. Confundir a data de emissão com a data de competência

Outro erro que alguns empreendedores digitais cometem com frequência. Pode parecer banal, mas a data de emissão representa o dia em que o documento foi gerado. Já a data de competência é o dia em que o serviço foi prestado, sendo uma informação que não pode ser alterada.

Um curso digital sobre um sistema para salão de beleza, por exemplo, pode ser vendido no dia 15/03 e ter a sua nota fiscal gerada no dia 16/03. Nessa situação:

• data de emissão: 15/03
• data de competência: 16/03.

Apenas fique atento, pois certas prefeituras estipulam regras diferentes. Em alguns casos, há um prazo limite para a emissão da nota fiscal após a venda do produto. Em caso de dúvidas, sempre consulte o seu contador.

8. Emitir nota fiscal manualmente

A emissão manual de nota fiscal é algo que pode fazer sentido no início de empresas digitais. No começo, o fluxo de vendas é baixo e há uma grande quantidade de responsabilidades concentradas em uma equipe pequena.

Desse modo, muitos empreendedores optam por emitir cada documento manualmente, entrando no sistema para digitar todos usuários, logins, senhas e informações sobre cada transação.

Contudo, com o passar do tempo, o processo se torna caótico e problemático. Imagine o trabalho que será necessário para informar todos os dados de centenas ou milhares de vendas.

Lembre-se de que quanto maior for a quantidade de vendas, maior será o número de notas fiscais.

Nessas horas, a automação é a solução que você deve aplicar. Quem conta com um emissor automático de nota fiscal deixa essas questões para trás e consegue focar naquilo que realmente importa: o crescimento da empresa.

Uma ferramenta que está integrada aos principais meios de pagamento do mercado permite que você venda online e emita os documentos com tranquilidade, e até mesmo envie a NF-e para cada cliente por email.

A partir de agora, você conheceu os principais erros que atrapalham a emissão de nota fiscal em empresas digitais. Portanto, faça de tudo para evitar essas falhas e coloque em prática as dicas presentes no conteúdo.

Quer aprender mais sobre outros assuntos relevantes para a contabilidade e a legalização do empreendimento? Então, continue com a gente e fique por dentro do que é o Simples Nacional!

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