Do escritório para casa — Ferramentas para um time trabalhar remotamente

Organizar uma estrutura para trabalhar de casa nunca foi tão urgente como no momento que atravessamos agora.

A disseminação do novo coronavírus impactou as atividades empresariais de maneira muito dura e surpreendente. Hoje, gestores do mundo todo se veem confrontados com a obrigatoriedade do isolamento social e, ao mesmo tempo, a pressão de garantir a sobrevivência do seu negócio.

O processo não é tão simples, e requer o comprometimento de ambas as partes — funcionários e empregadores. Mas com o auxílio de ferramentas apropriadas é possível alcançar uma atuação bem-sucedida.

Não se desespere, sua empresa consegue trabalhar remotamente 

Embora o home office tenha encontrado muita resistência nas últimas décadas — empregadores acreditavam que os seus funcionários seriam menos produtivos em casa, longe da supervisão dos líderes —, a realidade hoje se mostra bem diferente.

Com os avanços das tecnologias, o modelo começou a ganhar espaço no mercado. E o sucesso das equipes remotas vem gerando cada vez mais credibilidade para esse tipo de trabalho. Por isso, mesmo empreendimentos que não são essencialmente digitais já vinham adotando o home office para alguns funcionários durante 1 ou 2 dias da semana.

De acordo com o Business Insider, um relatório emitido recentemente pela Global Workplace Analytics aponta o crescimento expressivo do trabalho remoto, que teve um aumento de 159% entre os anos de 2005 e 2017.

Apesar de todo esse progresso, milhares de empresas em todo mundo, que não estavam preparadas para lidar com a implementação de políticas de trabalho remoto, se viram diante da paralisação e isolamento impostos pela expansão do novo coronavírus.

Assim como qualquer atividade, o home office apresenta desafios e requer a construção de uma rotina estruturada para que funcione bem. Por essa razão, muitos gestores não habituados a essa realidade devem estar preocupados, sem saber o que fazer nesse momento de crise para transformar rapidamente o trabalho físico em remoto.

A operacionalização de todo esse processo realmente não é tão simples. Mas a boa notícia é que, quando implementadas as diretrizes e procedimentos corretos para apoiar os funcionários, os resultados são bastante positivos.

Cada segmento tem suas peculiaridades e demanda por programas específicos, mas as regras básicas para o bom funcionamento das metodologias se aplicam a todos.

Vale lembrar que, ao adotar o modelo de home office, a empresa consegue romper com as barreiras físicas para a contratação de profissionais, isto é, ela pode buscar talentos em qualquer parte do mundo.

Embora o momento seja bastante delicado, todas essas transformações também vão contribuir para que as companhias de alguma forma evoluam, e descubram novos caminhos para atingir a excelência. Se existe alguma dúvida sobre adotar o trabalho remoto, determinadas empresas globais podem servir de inspiração para quem quer se manter produtivo durante o isolamento provocado pela covid-19.

Nas últimas semanas, Google, Spotify, Twitter, Amazon, Apple entre outras organizações, implementaram medidas obrigatórias de trabalho em casa.

De acordo com o Bureau of Labor Statistics (BLS) dos EUA, mais de 6 milhões de trabalhadores americanos já atuavam na modalidade remota antes das paralisações ocasionadas pelo novo coronavírus. O home office teve um aumento de 115% entre 2005 e 2015.

O básico que sua empresa precisa saber

A força de trabalho moderna é extremamente dinâmica e tem mostrado avanços significativos em direção aos trabalhos feitos fora dos ambientes corporativos.

É crescente o número de profissionais recorrendo a espaços de coworking, cafeterias, ou que estão rodando pelo mundo enquanto continuam exercendo seus ofícios. Porém, isso depende de planejamento e de uma estrutura adequada.

É necessário ter espaços para discussões estratégicas

Se a comunicação interna é um fator de extrema relevância quando os colaboradores estão no mesmo ambiente, a atuação remota exige ainda mais cuidado.

O primeiro ponto para garantir a eficiência e a qualidade dos trabalhos em casa é um diálogo claro com o líder — as pessoas precisam saber o que é esperado delas e quais as metas a serem cumpridas.

A verdade é que o novo coronavírus impõe novos desafios para as empresas que não estavam acostumadas a gerenciar e dar suporte para quem está fora dos escritórios, e ainda menos a fazer a maior parte de seu trabalho digitalmente. 

Portanto, um dos requisitos elementares é que as empresas disponibilizem ferramentas para intermediar esse contato, abrindo um espaço para discussões das estratégicas. Um bom exemplo disso são os grupos de chats, especialmente aqueles com recurso de videoconferência.

Isso permitirá que as equipes mantenham um contato diário e todos os envolvidos permaneçam alinhados com os objetivos da companhia.

Definir os canais oficiais de comunicação faz toda a diferença

Um dos segredos para obter sucesso na comunicação do seu time em tempos de home office é a padronização das ferramentas utilizadas. É preciso ter canais oficiais para evitar falhas na troca de informações, ou até mesmo vazamento de dados importantes.

Pensando sob a perspectiva de reunião de determinado setor, o ideal é que todos os integrantes da equipe estejam na mesma plataforma. Isso gera segurança e uma melhor compreensão das decisões tomadas.

Uma opção é o Hangouts Meet, do Google, que permite que as pessoas façam chamadas de vídeo com até 30 usuários ao mesmo tempo. O interessante deste programa é que, ao receber um convite por e-mail, o calendário do Google envia alertas sobre as reuniões. Também é possível conversar em chat por lá.

São muitas as alternativas para enfrentar o obstáculo da comunicação nos trabalhos em casa. Mas, para que ela seja acertada, é importante que todos estejam na mesma sintonia.

Ferramentas de gestão de projetos são indispensáveis 

O controle do fluxo de trabalho também é uma das grandes dificuldades para quem não está habituado com o escritório em casa. Certamente, essa tarefa é ainda mais complexa para quem está tentando se adaptar durante a crise.

Nesse momento de transição, os gestores geralmente ficam inseguros quanto aos níveis de produtividade dos funcionários. Mas existem soluções hábeis para isso — as ferramentas de gestão de projetos.

Algumas empresas já perceberam que existem formas de garantir um trabalho eficiente mesmo fora dos escritórios. Quando as práticas e instrumentos corretos são usados por todos colaboradores, a questão da produtividade pode ser facilmente superada.

Com o intuito de entender melhor a eficácia do trabalho remoto, o Airtasker entrevistou 1.004 funcionários em período integral nos Estado unidos, dos quais 505 atuavam na modalidade remota.

O objetivo era investigar sobre seus hábitos de trabalho e produtividade. Os resultados apontam que os trabalhadores remotos são mais produtivos do que seus colegas de escritório. 

A seguir, vejamos os números apresentados na pesquisa: 

• funcionários remotos trabalham 1,4 dias adicionais por mês, o que representa aproximadamente 17 dias úteis a mais por ano;
• funcionários remotos fazem pausas mais longas, durante a jornada diária, no entanto, trabalham 10 minutos adicionais por dia;
• 15% dos trabalhadores remotos disseram que seu chefe os distraiu do trabalho. Já entre os funcionários de escritórios, esse percentual é de 22%. 

Logo, não restam dúvidas de que com uma boa estrutura para trabalhar de casa é possível ser eficaz. O home office tem grande potencial para aumentar a satisfação dos colaboradores, contudo, esses efeitos positivos somente são sentidos quando há uma implementação adequada.

O mercado disponibiliza excelentes ferramentas como o software de gestão Studio, que ajuda a organizar todos os processos internos de uma empresa — inclusive a gestão de clientes e fornecedores. A ferramenta pode ser testada gratuitamente.

Com esse sistema, o gestor terá condições de acompanhar e organizar remotamente todos os departamentos da empresa — ele permite o cadastro de quantos projetos e usuários for preciso, e toda a produtividade é acompanhada por meio do programa.

Os colaboradores podem precisar de um bom tempo de adaptação

Embora as tecnologias facilitem bastante o trabalho remoto e os resultados dessa prática já tenham assegurado a sua eficácia no mercado, o processo de implementação não acontece de um dia para o outro.

Especialmente em negócios que nunca utilizaram o mecanismo, os colaboradores provavelmente vão precisar de um tempo de adaptação.

Quando a colaboração em grupo é virtual, um dos pontos-chave para manter o clima harmônico é assegurar que todos atuem com as mesmas ferramentas. A falta de consenso sobre as ferramentas de colaboração pode aumentar rapidamente as tensões entre o grupo. E isso deve ser evitado, pois atrapalha a produtividade do time.

Além disso, os profissionais podem ter diferentes níveis de familiaridade com os recursos tecnológicos. Então, essa fase de mudança requer do gestor a habilidade para lidar com os diferentes cenários.

Colaborar remotamente depende, acima de tudo, do espírito de empatia. Cada indivíduo tem os seus pontos fortes e fracos e reage de maneira diferente às mudanças na sua rotina. Por isso, atributos como unidade e cooperação se tornam indispensáveis para o fortalecimento do grupo, bem como para o sucesso da estratégia.

Em tais circunstâncias, o posicionamento dos líderes é essencial para incentivar o engajamento e também garantir que todos se orientem pelas melhores práticas. Uma das coisas mais importantes é que funcionários e empregadores entendam que estão juntos nisso. Quando as responsabilidades são compartilhadas, superar os obstáculos do trabalho remoto será menos doloroso.

A autonomia é uma habilidade de gestão que precisa ser colocada em prática

O sucesso de um empreendimento está diretamente relacionado à competência dos seus talentos. Contudo, isso não se resume à capacidade de executar tarefas.

As empresas precisam de funcionários que estejam aptos para trabalhar com autonomia, ou seja, que tenham responsabilidade para assumir a delegação de tarefas e saibam conduzi-las de acordo com os valores defendidos pela organização.

Mas qual a relação da autonomia com a mudança do escritório para casa?

Um dos benefícios que merece destaque é o ganho no quesito confiança — quando você capacita alguém para algo novo, que antes a pessoa acreditava que não conseguiria desempenhar, cria-se um desbloqueio para ela. Isso significa um aumento do seu nível de confiança. O indivíduo passa a se sentir mais conectado e orgulhoso com o seu trabalho, refletindo, portanto, na produtividade.

Normalmente, os chefes se preocupam muito com as possíveis distrações que o seu funcionário pode encontrar em casa, como televisão, redes sociais etc. Entretanto, essas pausas, via de regra, comprometem menos o desenvolvimento das atividades do que as interrupções no escritório.

No cenário de necessidade do trabalho remoto, e diante da importância de fazer a estratégia dar certo para não comprometer a sobrevivência do negócio, esse entusiasmo pode motivar todo o grupo positivamente. Nesse momento de crise e urgência de implementação dos home offices, cabe aos gestores, com o auxílio de suas equipes, estabelecer processos e diretrizes capazes de promover o bem-estar e sucesso de todos.

Um estudo realizado pelo MIT, mostra que, ao focar em metodologias que agregam boas experiências aos funcionários, as empresas conseguem 25% a mais de lucros. Mesmo trabalhando remotamente, essa inovação traz um certo empoderamento para os funcionários, o que contribui para uma conexão mais forte com seu trabalho, de maneira que também gere maior empatia.  

O trabalho remoto pode criar desafios que vão muito além de uma estrutura para trabalhar de casa. Por mais modernos que sejam as plataformas e recursos, manter uma cultura de trabalho saudável e eficiente depende bastante do bom gerenciamento do líder.

A modalidade de trabalho virtual pode parecer simples, mas exige aprofundar os conhecimentos tanto do próprio negócio quanto das tecnologias que se encaixem bem às suas características. 

Para continuar explorando o assunto, não deixe de conferir nosso artigo sobre como o investimento em bem-estar digital gera equilíbrio.