Fornecedores de eventos: como escolher os melhores?

Os eventos são parte importante de uma estratégia de Marketing. Afinal, eles trazem uma oportunidade única para o cliente ter contato mais próximo, direto e pessoal com a empresa. Um bom trabalho de relacionamento nos eventos pode construir uma imagem muito positiva para a marca.

No entanto, para obter esses excelentes resultados, é preciso promover um excelente evento. E o sucesso desta ação depende, em grande parte, dos fornecedores de eventos com que você escolhe trabalhar.

Nesse artigo, nós vamos ajudar você a encontrar e contratar os melhores fornecedores. Quer conferir nossas dicas? Então, boa leitura!

O que fazer para contratar o melhor fornecedor

Bom, como sempre, vale a pena começar com um pouco de conceito. Então, responda a essa pergunta: quais são as características dos melhores fornecedores de eventos?

Alguns aspectos podem ser subjetivos, mas todos concordaríamos com essa pequena lista.

• Pontualidade e qualidade na entrega
• Facilidade de comunicação
• Disposição e flexibilidade para entender suas necessidades

O fator pontualidade é fácil de entender. Você não pode correr o risco de que a hora do evento chegue, e algum elemento importante esteja faltando ou insatisfatório. Um evento é um tiro único: ou dá certo, ou não dá. Não é possível corrigir erros no dia seguinte.

O fator facilidade de comunicação está mais relacionada à sua tranquilidade. Você não vai querer trabalhar com um fornecedor que nunca está disponível, não atende suas ligações, leva dias para responder os emails.

Finalmente, disposição e flexibilidade são os grandes diferenciais. Eventos envolvem demandas altamente customizadas. Um fornecedor que não consegue se adaptar pode fazer uma entrega que não se encaixa nos objetivos de marketing do seu evento.

Você também pode incluir na sua lista outros critérios que considera indispensáveis para trabalhar com um fornecedor.

Agora, você já sabe exatamente o que está procurando para seu evento. Então, como fazer para encontrar?

Podemos dividir esse processo em três etapas: pesquisa, comparação e negociação.

Pesquisa

A etapa de pesquisa consiste em descobrir fornecedores e entrar em contato com cada um, para pedir informações e orçamentos.

Esse é o momento de coletar informações, portanto, pergunte tudo — mesmo que não pareça relevante. Se você deixar para depois, tomará decisões com maior chance de erro.

Uma boa dica é criar um roteiro. Além de garantir que você não esquecerá nenhuma pergunta, essa prática ainda economiza bastante tempo na troca de emails e ligações telefônicas.

Comparação

A etapa de comparação é o momento em que você coloca lado a lado as informações coletadas com cada fornecedor. A intenção é filtrar aqueles que são incompatíveis com seus critérios.

Para facilitar essa comparação, você pode criar uma planilha. Em cada coluna, um fornecedor; em cada linha, a resposta que o fornecedor apresentou a uma pergunta do seu roteiro. Você pode, inclusive, salvar esta planilha como referência para eventos futuros. Assim, você não precisará recomeçar a etapa de pesquisa “do zero”.

É importante ressaltar que você provavelmente não vai chegar ao final da etapa de comparação com um vencedor. Em vez disso, vão restar dois ou três fornecedores que se encaixam bem nos seus principais critérios.

Negociação

É então que começa a fase de negociação. Pode ser uma negociação de preços, prazos, ou do próprio produto ou serviço.

Como você tem informações sobre mais de um fornecedor, pode usar isso a seu favor. A ideia é conseguir que um fornecedor cubra a oferta dos outros. Assim, você chegará, ao final do processo, a melhor proposta possível.

Cuidados importantes

Como você já viu, o processo da escolha de fornecedores de eventos é simples. Basta três etapas. Porém, é preciso tomar uma série de cuidados para não cair em nenhuma cilada.

Referências

O primeiro cuidado é buscar referências, ou seja, opiniões e testemunhos reais.

Você conhece alguma empresa que já contratou este fornecedor? Mesmo que não, ainda é possível pedir que o próprio fornecedor indique clientes anteriores.

Outra opção é buscar reviews na internet (por exemplo, no Reclame Aqui ou na página do fornecedor no Facebook).

Lembre-se de que um site bonito não é prova definitiva de competência (embora seja um bom sinal). Portanto, não contrate um fornecedor sem verificar, antes, seu histórico de trabalho.

Preço

O segundo cuidado é referente ao preço.

O setor de Marketing enfrenta um desafio: fazer ações surpreendentes com um orçamento limitado. No caso de um evento, não é diferente.

Portanto, você deve estar atento ao equilíbrio na proposta do fornecedor. Preços muito abaixo do mercado podem indicar qualidade inferior; ao mesmo tempo, contratar o fornecedor mais caro não garante um bom custo-benefício para seu investimento.

Por isso, vale a pena reforçar. Crie uma lista de critérios antes de escolher seus fornecedores. E o preço não pode ser o único item nessa lista.

Contrato

O terceiro cuidado é trabalhar sempre com um contrato.

O contrato deve estipular as obrigações dos dois lados na relação de negócios estabelecida. Tenha a certeza de verificar que o documento inclui todas as suas exigências para que o serviço possa ser considerado cumprido.

Seja bem específico no contrato, com relação a preços, prazos, quantidades e qualquer outra característica relevante do produto ou serviço que o fornecedor vai prover. Não deixe brechas para interpretação. E, claro, leia antes de assinar.

Observação e avaliação

O quarto cuidado é não parar na escolha do fornecedor.

Mesmo depois de escolher, é preciso acompanhar de perto o trabalho que o fornecedor está desenvolvendo. Determine um cronograma, com especial atenção para a data de entrega do produto ou serviço. Ao final, faça um relatório, avaliando o desempenho e o relacionamento com o fornecedor.

Este cuidado com o acompanhamento visa não apenas ao sucesso do seu evento atual, mas também aos resultados de longo prazo. A avaliação, por exemplo, é uma ferramenta essencial para definir se o fornecedor será contratado novamente.

Dicas para não errar

Para encerrar esse artigo, que tal algumas dicas espertas, para não errar na escolha dos fornecedores de eventos? Confira estas cinco recomendações.

Procure fornecedores fora da sua região

Com a internet, está muito fácil encontrar fornecedores de origens mais distantes. Isso permite que você fuja das opções da sua própria cidade ou região. É uma possibilidade interessante, especialmente se a sua empresa não fica em um grande centro.

Além disso, ao buscar fornecedores de fora, você tem a chance de surpreender seus clientes com um evento que oferece elementos diferentes.

Faça um teste

Nós já dissemos que buscar referências é um cuidado importante. Sempre que possível, ele deve ser complementado por testes práticos. Em alguns casos, isso é viável; em outros, não.

No caso de serviços simples, como alimentação, sonoplastia ou decoração, é possível “experimentar”. Já se você estiver solicitando, por exemplo, o desenvolvimento de brindes muito específicos para distribuir no evento, talvez não dê tempo de ver uma amostra antes de contratar o serviço.

Mantenha um plano B

Você se lembra da segunda etapa para escolher um fornecedor? Na etapa de comparação, você filtrou todos os fornecedores para ficar com duas ou três boas opções. Depois, na terceira etapa, você usou a negociação para descobrir o vencedor.

Pois bem, mesmo depois da escolha, não descarte os fornecedores que sobreviveram à filtragem da segunda etapa. Considere que eles são seu plano B.

Se o fornecedor escolhido falhar, tenha um plano de contingência para acionar outra opção. Você pode combinar um valor mais alto, já que eles terão que cumprir o mesmo projeto em um prazo menor.

Essa dica é especialmente importante quando é a primeira vez que você trabalha com o fornecedor do plano A.

Desenvolva uma relação

Ao mesmo tempo que não é bom depender completamente de um único fornecedor, também é importante desenvolver uma relação com os fornecedores que atenderam você bem no passado.

A melhor vantagem dessa prática é o alinhamento. Quanto mais vezes você trabalha com um fornecedor, mais ele entende e atende às suas necessidades. É bem mais prático do que ter que explicar os objetivos da empresa a um novo fornecedor todas as vezes que você organizar um evento.

Além disso, há também o fator humano. O contato frequente estabelece uma maior transparência e confiança. Isso é essencial em qualquer relação de negócios.

Defina compensações

A última dica é com finalidade de respaldo. O que fazer se o fornecedor não atender ao combinado?

É importante que o contrato (lembra dele?) tenha uma cláusula de compensação. Assim, sua empresa fica desobrigada de pagar por um serviço que não foi entregue, e ainda pode ser ressarcida pelos problemas que essa falha causar.

Será necessário negociar para incluir essa cláusula no contrato, já que o fornecedor arcará com o ônus.

Mas, atenção: se houver relutância excessiva, isso pode ser um sinal de que a empresa é insegura com relação à própria capacidade de atender seu evento com sucesso.

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E então, essas dicas foram úteis? Aplique-as de forma consistente, e você nunca mais terá que entrar em pânico na véspera de um evento importante. Assim, o sucesso será garantido!

Mas o processo da escolha de fornecedores para eventos é apenas uma parte do trabalho na organização de eventos de marketing. Para saber mais sobre esse assunto, leia também nosso artigo sobre como fazer email marketing para eventos.