G Suite: como usar os aplicativos de colaboração e produtividade do Google

Investir em uma empresa integrada e com uma comunicação fluida é uma estratégia que ajuda a eliminar barreiras e promove a colaboração mútua. Como benefícios, o que se pode perceber é uma troca de informações mais rápida, diminuição de ruídos e agilidade e confiabilidade na hora de tomar decisões, por exemplo.

Nesse sentido, apostar em soluções baseadas em cloud computing é fundamental, já que as aplicações disponíveis na nuvem podem ser acessadas a qualquer momento e garantem dados atualizados em tempo real, além de facilitar a troca de informações e documentos e oferecer outros recursos importantes.

É aí que entra o G Suite. Você já ouviu falar desse serviço? Ele é bem completo e pode ajudar bastante a sua empresa a ampliar o uso de tecnologia e a integrar processos, pessoas e informações. Continue a leitura para saber mais sobre ele!

Neste artigo, você saberá:

• O que é G Suite?
• Quais são os principais aplicativos do G Suite?
• Como os apps do G Suite podem ajudar a sua empresa?

O que é G Suite?

O G Suite — que anteriormente era conhecido como Google Apps — é um serviço oferecido pelo Google que fornece diversas ferramentas da própria empresa. Elas podem ser totalmente personalizadas com as informações do negócio, incluindo um domínio próprio.

O objetivo é fornecer um pacote completo com todas as soluções que uma empresa precisa para se manter mais organizada, eficiente e integrada. Entre as ferramentas que formam o serviço, estão os conhecidos Gmail e Google Drive.

Os valores dos planos variam de acordo com a necessidade da empresa e o número de usuários que serão cadastrados. Caso você queira, é possível testar o serviço gratuitamente por um período de 14 dias.

Quais são os principais aplicativos do G Suite?

Existem várias ferramentas que integram o G Suite e que podem ser bem aproveitadas por sua empresa. Nos tópicos a seguir, mostramos quais são as principais e como elas funcionam.

Email corporativo

O Gmail é muito conhecido por quem já usa emails para contas pessoais. Porém, você sabia que o Google também oferece uma versão profissional para empresas?

O plano pago é ainda mais completo e oferece diversos recursos que contribuem para a organização da rotina. Isso inclui, por exemplo, a criação de agendas em grupos, o que permite definir compromissos e compartilhá-los com a equipe, e o uso de lembretes para alertar sobre reuniões futuras.

Entre os recursos que merecem destaque, podemos citar:

• email personalizado com o domínio da empresa;
• facilidade e segurança na migração de emails — do Exchange, do Outlook ou do Lotus;
• backup automático das mensagens;
• proteção contra spam;
• servidores confiáveis — e disponíveis 24 horas por dia.

Agenda

O Google Agenda é o aplicativo que permite a criação de compromissos, inclusive compartilhados com outras pessoas. Neles, é possível cadastrar informações relativas aos eventos — incluindo arquivos — e elas ficam visíveis para os participantes envolvidos.

Outro benefício de utilizar esse recurso da agenda compartilhada é que ela deixa a gestão dos compromissos ainda mais fácil e contribui para que todos cheguem a um acordo de quais são os melhores horários para as reuniões.

Funcionalidades que merecem atenção:

• agenda 100% online;
• integração com outras ferramentas, como o Gmail, o Hangouts, o Contatos e o Google Drive.

Hangouts Meet

O Hangouts é um aplicativo usado, basicamente, para a troca de mensagens instantâneas. Porém, o que algumas pessoas desconhecem é o fato de que ele também permite a realização de chamadas com áudio e vídeo e a criação de chats em grupos.

Entre outras funções bastante interessantes estão:

• possibilidade de compartilhar a tela com os contatos;
• compartilhamento de documentos.

Drive

O Google Drive também é um grande conhecido de quem gosta — ou prefere — armazenar documentos, fotos e outros arquivos na nuvem. Dessa forma, eles ficam disponíveis 100% online para que possam ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento e em um ambiente totalmente seguro.

Ele também oferece uma aplicação que permite manter as pastas de documentos sempre sincronizadas entre o computador ou dispositivos móveis e o Drive. Tudo isso sem contar que é uma forma de manter um backup dos documentos.

Docs

Bem ligado ao Drive temos o Google Docs. Ele é um editor de texto — assim como o Word — e pode ajudar a melhorar a criação e o compartilhamento de documentos, visto que eles são automaticamente salvos na nuvem.

As funcionalidades dessa ferramenta incluem:

• possibilidade de fazer edições simultâneas no editor online;
• inclusão de comentários em trechos do documento;
• importação de outros documentos de diversos formatos, como .html, .docx e .pdf.

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Planilhas

O Planilhas, por sua vez, é usado para controlar e manipular dados, de modo semelhante ao que é feito no Excel. Então, se sua empresa precisa criar indicadores de desempenho a partir de relatórios, por exemplo, essa é a ferramenta certa para a atividade.

Com o aplicativo, também é possível:

• compartilhar as informações em tempo real e com facilidade, adicionando colaboradores que também poderão editar o arquivo;
• usar a inteligência artificial da aplicação para obter recomendações de fórmulas e tendências, por exemplo;
• extrair dados de outras fontes, mesmo com formatos diferentes, como planilhas criadas no Excel e arquivos CSV.

Apresentações

A ferramenta de Apresentações, como o nome sugere, é utilizada para criar apresentações em grupo, de forma semelhante ao Power Point. Por meio dela, é possível utilizar slides em reuniões, palestras, treinamentos e outros eventos, por exemplo.

Entre tudo o que ela permite fazer, estão:

• criação e edição de apresentações online em equipe, e até mesmo com os clientes;
• criação de apresentação de slides com a utilização de recursos como desenhos, imagens e efeitos.

Formulários

O G Suite também oferece a ferramenta Formulários. Ele é utilizado para a elaboração de questionários e pesquisas, que podem ser aplicados internamente, para fazer melhorias nos processos, e com o público, visando, por exemplo, conhecê-lo melhor e ajustar as estratégias de Marketing Digital, por meio da criação de conteúdos ainda mais direcionados.

As vantagens dessa solução envolvem:

• visual simples e intuitivo;
• facilidade na criação dos formulários;
• possibilidade de monitorar as respostas em tempo real;
• templates para um design mais profissional;
• resumos das respostas para melhorar o entendimento.

Como os apps do G Suite podem ajudar sua empresa?

Os aplicativos do Google já foram pensados para serem utilizados na nuvem e de forma totalmente integrada entre eles. Considerando que informação confiável e rápida é sinônimo de poder, usar tecnologias como essa faz parte das boas práticas de qualquer negócio.

Isso vai bem ao encontro do movimento de transformação digital, no qual as soluções tecnológicas deixam de ser usadas apenas como suporte e passam a ter um papel crucial para o sucesso dos negócios. A seguir, citamos algumas vantagens que podem ser obtidas por meio do G Suite.

Atualização em tempo real

Por estarem hospedadas na nuvem, as ferramentas permitem acompanhar em tempo real as atualizações feitas. Isso resulta em agilidade na hora de executar os processos e aumenta a produtividade das equipes, uma vez que deixa de ser necessário aguardar certo tempo até que as modificações sejam feitas e enviadas.

Armazenamento de informações

O armazenamento das informações também é 100% feito na nuvem. Apesar de ser online, não é necessário se preocupar com a segurança das informações, visto que existe um investimento muito grande nessa área por parte da Google, com requisitos e políticas bem definidas para cada plataforma. Além disso, apenas usuários autorizados terão acesso aos dados disponíveis.

Melhoria na acessibilidade

O Google Drive contribui para que os arquivos sejam acessados de qualquer lugar, a todo momento, de vários dispositivos distintos, como computador, notebook, smartphone e tablet.

Por meio dele, deixa de existir todo aquele dilema de salvar documentos em um pendrive, ter que transportá-lo para todos os lugares e ainda tomar o cuidado de controlar as cópias.

Mobilidade

Por falar na possibilidade de ter acesso às informações atualizadas a todo momento, o G Suite também contribui para a mobilidade. Isso significa que fica bem mais fácil gerenciar o trabalho de equipes remotas e de profissionais em qualquer lugar do mundo. Essa é outra característica também muito presente na transformação digital.

Colaboração

Também não podemos deixar de citar a colaboração, que se torna melhor com o compartilhamento de arquivos e informações em tempo real. Isso promove ainda mais rapidez na conclusão das tarefas e torna os fluxos de trabalho ainda mais ágeis.

Sendo assim, fica bem mais fácil criar, alterar e salvar documentos que são compartilhados com outros profissionais. Ao mesmo tempo, todos eles podem fazer alterações simultâneas sem que surja qualquer conflito.

Pense na economia de tempo que isso proporciona, já que um mesmo arquivo não precisará passar pelos colaboradores individualmente e sofrer várias modificações, para só então ser enviado para o próximo responsável.

O G Suite é um dos recursos que podem ser utilizados pela empresa para iniciar o processo de transformação digital. A ideia é investir em tecnologias que contribuem para otimizar as rotinas e ajudam a levar a organização a outro patamar.

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