Como gerenciar projetos de forma eficaz pelo Studio

Trabalhar em uma agência de publicidade é se ver frequentemente ligado à ideia de que criatividade e caos andam juntas. E a rotina de trabalho pode realmente fazer com que você precise gerenciar projetos aos montes e ao mesmo tempo, se encontrando numa situação que sai do controle com prazos não cumpridos, qualidade da entrega afetada e clientes insatisfeitos.

Mas essa não precisa ser a sua realidade. Com processos bem definidos e as ferramentas certas, você deixa a equipe dar asas ao seu potencial criativo ao mesmo tempo em que cumprem diversas tarefas e prazos ambiciosos.

Independente do tamanho de sua agência, você precisa de processos sólidos para dimensionar o seu negócio e mantê-lo saudável e em crescimento. Através do Studio você consegue se organizar de forma eficiente sem ter a sensação de que está sempre começando do zero a cada vez que um novo job chega em suas mãos.

Seguindo algumas dicas práticas ficará fácil encarar o desafio diário que envolve alinhar expectativas dos clientes e de sua equipe na agência.

Alinhe os objetivos com o cliente e com o seu time através de modelos de job

Nada pode fazer um projeto desandar tão rápido quanto falhas na comunicação e mal entendidos. Uma comunicação eficiente com o seu cliente é primeiro passo para entender exatamente o que ele precisa, quais os seus objetivos e expectativas e como você pretende chegar lá.

Já falamos aqui sobre a importância de um briefing bem feito. Ele é peça fundamental para manter todos na mesma página sobre o projeto e evitar que informações se percam na comunicação entre cliente, atendimento e criação.

No Studio, além de briefings para o projeto como um todo e para as atividades específicas, você conta também com modelos de job, que padronizam as suas ações de acordo com os serviços que você realiza.

Um modelo de job é composto por perguntas de briefing, peças e tarefas. Assim, quando o atendimento abre o job e seleciona o modelo, ele não tem que buscar em algum email ou documento quais são os pontos que ele precisa alinhar com o cliente, pois o sistema já traz essas informações automaticamente.

Outra vantagem é poder ligar modelos diretamente ao cadastro dos clientes, principalmente em caso de trabalhos recorrentes. Nesse caso ao selecionar o cliente de um job o modelo desse cliente já vem selecionado com ele.

Mesmo com essas facilidades, o processo ocorre sem amarras, ou seja, o atendimento pode realizar as mudanças necessárias para aquele projeto específico de forma que fique mais condizente com os objetivos desejados.

Tenha prazos e processos bem definidos com ajuda dos workflows personalizados

Todos os envolvidos no projeto, incluindo o cliente, devem saber exatamente quais os prazos de cada fase dele. Mesmo que pareça óbvio, essa informação precisa ser documentada.

Boas ideias são o centro do negócio de qualquer agência, mas elas precisam estar conectadas com produtividade. Não cumprir com os prazos faz com que você perca clientes, não importa quão geniais sejam suas ideias.

É importante criar fluxos de trabalho eficientes e possíveis de serem seguidos para que você não precise revê-los a cada novo trabalho. Tudo isso garante que nenhuma etapa do fluxo seja esquecida e que o serviço final seja o melhor possível.

O Studio também te ajuda nisso. Cada peça tem o seu workflow e, além dos dois modelos que já vem por padrão, você pode criar o seu próprio modelo. As etapas podem ser de:

• Execução: indicada para a criação de um texto ou de uma arte, por exemplo. Nesse caso o responsável tem a possibilidade de contabilizar o timesheet e concluir.
• Aprovação interna: para validação ou revisão de etapas anteriores, por exemplo. Você não precisa (nem deve) incluir as refações no seu fluxo de trabalho, sabia? Na etapa de aprovação o responsável ganha o poder de solicitar uma alteração e ali mesmo definir por quem será feita e em qual prazo. Aí o sistema cria uma nova etapa no fluxo automaticamente e, depois da sua conclusão, ela volta para a aprovação.
• Aprovação do cliente: caso você tenha nossa ferramenta iJob, seu cliente pode aprovar as peças em um sistema dele, bem parecido com o da agência, porém mais resumido. Ele recebe um email avisando que existe algo para ser aprovado, entra no sistema com a mesma URL da sua agência, faz comentários, aprova e pode até solicitar novas demandas. Facilita a comunicação e economiza muito tempo.

Lembrando que todas as etapas podem ser renomeadas e trocadas de lugar. Você pode criar um padrão da agência ou um padrão por tipo de serviço, por exemplo. É possível ainda deixar pré definido o responsável por cada etapa e quantos dias antes do deadline da peça ele tem para entregar aquela atividade.

Assim, quando você abre um job, insere uma peça e seleciona sua data-fim, o Studio calcula automaticamente quando cada pessoa envolvida no projeto deve entregar sua parte.

Organize sua gestão de projetos pelo dashboard de tráfego

Depois de mapear os processos e definir como eles serão executados, é importante definir como será a função do gestor de projetos. Ele vai pautar as pessoas ou só acompanhar se a equipe está cumprindo seus prazos? Está envolvido de alguma forma com etapas de aprovação? Tem algum contato com os clientes ou isso fica sob responsabilidade do gerente de contas?

Para o gestor de projetos ser bem sucedido ele precisa saber exatamente onde ele se encaixa e o que precisa fazer. Não saber como gerenciar tempo e projetos de maneira eficiente é um desafio constante para muitas agências.

Pensando nisso, o Studio conta com um dashboard de tráfego, que, por meio de cinco tipos de visualização, ajuda o gestor de projetos a entender o quadro geral de atividades da agência e distribuir e acompanhá-las de maneira eficiente, adaptando-se a mudanças tão rapidamente como o projeto pode mudar. Algumas dicas para aproveitar melhor o dashboard de tráfego e gerir seus projetos:

Planeje-se e acompanhe os resultados com o Kanban

Extremamente visual, o Kanban permite que você enxergue os projetos e saiba em que ponto eles estão e onde podem estar havendo gargalos. Dividido em cinco colunas — não planejadas, planejadas, em andamento, aguardando aprovação e finalizadas — ele mostra ao GP cartões com informações do projeto que se movem no quadro de acordo o progresso das atividades.

Cada card contém informações como nome do cliente e do projeto, nome da atividade e responsável e layouts já inseridos. Clicando no card, o gestor de projetos pode facilmente editar e incluir informações, pois é inevitável que algumas prioridades do projeto mudem durante sua realização.

Os cartões incluem também informações de briefing e comentários feitos pela equipe, centralizando a comunicação e facilitando a visualização rápida do que já foi ou ainda será realizado.

O GP precisa estar constantemente ligado no dashboard para revisitar e reformular seus planos para se certificar que o projeto esteja andando corretamente. Num processo criativo esse processo melhora a visão do todo, aumenta a colaboração e a velocidade na tomada de decisões.

Execute com o gráfico de Gantt

Trabalhar em muitas tarefas ao mesmo tempo pode ter efeitos negativos no bem estar de sua equipe, na qualidade e nos prazos de entrega. Buscar otimização e aumento no número de entregas é excelente, mas é preciso garantir que sua equipe tenha tempo e disponibilidade para de fato executar o trabalho.

Por isso com o gráfico de Gantt você terá uma visão panorâmica das atividades através de barras coloridas e pode analisar como está a agenda do dia ou da semana de cada membro de seu time e assim decidir quem é mais indicado para realizar o que ainda está pendente.

Ele funciona como um guia visual, que mostra pontos de atenção (excesso de tarefas para um mesmo colaborador) e oportunidades (colaborador com buracos na agenda que pode ser alocado em atividades menores).

Quando você fica atento ao todo, é possível transformar as mudanças em algo positivo, trabalhando de maneira mais inteligente. Conhecer sua equipe também é fundamental para delegar tarefas de maneira mais assertiva.

Essas visualizações são complementares e as alterações feitas em uma delas refletem automaticamente nas outras. Além dessas duas, você pode optar pela visualização em lista, blocos ou calendário.

Um gerenciamento de projetos bem sucedido exige o uso dos recursos humanos e tecnológicos com sabedoria. Contando com uma boa equipe, o software correto e uma metodologia eficaz os resultados tornam-se muito mais positivos e mensuráveis.

Mas o Studio não para por aqui, além da gestão de projetos, ele permite fazer uma gestão financeira eficaz e com muitos relatórios de business intelligence. É a ferramenta completa para a gestão da sua agência. Então que tal criar sua conta gratuita e ver como é ter controle de toda a agência?