Tudo que você precisa saber sobre Gestão de conteúdo empresarial (ECM)

Em tempos em que o trabalho com os dados tem apresentado soluções cada vez mais sofisticadas, saber lidar com a informação e fazer dela um recurso estratégico é fundamental.

Exemplos não faltam: mesmo no futebol, temos o caos da seleção alemã que usou a tecnologia como diferencial para conquistar a Copa do Mundo de 2014.

Nessa lógica, é preciso entender a importância dos dados e do devido trabalho a ser feito com o conteúdo na realidade empresarial.

É assim que a Enterprise Content Management, popularmente conhecida como ECM, surge como uma ferramenta preciosa para as empresas que pretendem estar prontas para o futuro fazendo uma melhor gestão de conteúdo.

Neste post, nossa ideia é mostrar para você o que de fato é a ECM, de que maneira essa tecnologia pode ser usada em sua empresa, além de apresentar vantagens e outras informações importantes.

Confira!

O que é Enterprise Content Management (ECM)

Gerenciar o conteúdo de uma empresa diz respeito a uma série de práticas, tais como:

• desenvolver estratégias; e
• usar ferramentas não somente para armazenar informações, mas também para capturar dados e distribuir documentos.

Isso pode ser feito de maneira automatizada, por meio de um recurso chamado de Enterprise Content Management (ECM), que permite que tudo o que diz respeito à informação empresarial seja mais bem organizado e administrado pela gestão.

É um conjunto de tecnologias que centraliza e uniformiza o tratamento de conteúdos de diferentes origens, sejam papéis, imagens, áudios, arquivos, planilhas, entre outros.

Em resumo, trata-se de uma solução que permite à empresa sofisticar sua relação com diferentes tipos de conteúdo.

Como a tecnologia ECM pode ser usada em uma empresa

Especialmente no caso de companhias de grande porte, é fundamental fazer um bom trabalho com os diferentes dados que surgem dos diferentes departamentos.

Do contrário, quanto maior a complexidade da empresa, mais difícil será fazer uma boa gestão em função da dificuldade de lidar com os processos.

Sendo assim, saber coletar dados, armazená-los e transformá-los em informações realmente úteis pode ser o passo determinante para que a gestão tenha como agir com critérios sempre que necessário e tomar decisões de maneira mais precisa.

Não fica difícil entender quando você pensa no time de futebol:

Quanto mais informação você consegue tirar das diferentes situações que envolvem treinamentos e jogos, tanto do seu time quanto do adversário, mais orientação adequada e segurança pode dar ao jogador para ter um desempenho melhor.

É nessa lógica que a tecnologia ECM aparece como solução para a sua empresa.

Ela permite a devida estruturação e padronização dos dados provenientes das mais diferentes áreas da companhia, evitando erros e fazendo com que sua equipe produza de maneira eficiente.

Quais são as vantagens que o sistema apresenta

Com o ECM, a companhia passa a ter organização:

Como os processos internos se tornam melhor estruturados, ações como os procedimentos de entrega e a formalização de contratos com fornecedores passam a ser realizadas por meio de uma plataforma.

Tal atitude gera o dinamismo necessário para que questões burocráticas não representem um empecilho para a empresa.

Isso tudo com maior grau de assertividade, ou seja, com o sistema, a busca por informações pode ser feita de maneira mais intuitiva, evitando perda de tempo e comprometimento da produtividade.

Assim os documentos ficam mais acessíveis, o que faz com que seu gerenciamento, controle e entrega passem a agregar valor para a companhia.

É bom lembrar que o sistema garante confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações.

Outra vantagem:

Como o sistema é baseado na cloud computing, é possível que um mesmo documento seja atualizado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo.

Isso permite um aperfeiçoamento do trabalho em função de um significativo ganho de tempo.

Como funciona na prática

Em resumo, um sistema de ECM compreende 4 etapas:

• captura;
• gestão;
• entrega; e
• retenção.

Captura

Um sistema desses é capaz de capturar os conteúdos de fontes como web services, diretórios de rede, aplicativos, entre outros.

Com a indexação automática, ele permite à empresa 2 benefícios fundamentais para a otimização dos processos: a economia de tempo e redução de erros.

Gestão

A gestão de conteúdo também é simplificada, pois os documentos podem ser automaticamente direcionados para os responsáveis de acordo com as tarefas que vão realizar.

Assim é possível controlar melhor os processos e conferir a origem de cada alteração.

Entrega

O sistema é capaz de certificar a autenticidade de um arquivo, conferindo se houve algum tipo de adulteração no documento antes do envio.

Isso torna os processos mais seguros e confiáveis.

Retenção

O ECM permite o acesso de maneira ágil e segura à versão mais atual do conteúdo.

Além disso, é possível personalizar políticas de acordo com cada setor da empresa, organizando e controlando as diferentes formas de documentos em um repositório centralizado.

Quais são as diferenças entre ECM e GED

Na prática, nenhuma.

GED significa Gestão Eletrônica de Documentos, ou seja, é a sigla em português para um mesmo conceito.

O fato é que tanto ECM quanto GED são siglas criadas por entidades oficiais que servem para designar algo no seu idioma de origem.

O que ocorre é que, naturalmente, empresas que investem em soluções na área de TI apresentam opções diferentes de acordo com o perfil e interesses de seu público.

Elas tornam os produtos diferentes entre si, o que faz com que as pessoas pensem que ECM e GED sejam coisas diferentes.

É comum ver confusões como acreditar que o ECM é uma versão superior ao GED ou então que o GED é mais voltado para a gestão de documentos enquanto a ECM oferece maiores recursos.

O fato é que, na realidade, são siglas que dizem respeito a uma mesma ferramenta.

Como o ECM pode ser útil no dia a dia

Você faz uso de informações na sua empresa o tempo todo, ainda que não saiba exatamente como isso funciona.

Esse gerenciamento diz respeito a ações como:

• a gestão de documentos e registros;
• a definição dos fluxos de trabalho;
• a elaboração de pesquisas e arquivamentos; e
• a gestão de contratos.

Nessa lógica, pense que um ECM é um recurso que pode simplificar o trabalho com licitações e alvarás, a elaboração de relatórios financeiros e a contratação de novos profissionais e em procedimentos de RH em geral.

Além disso, será possível modernizar o trabalho com tudo o que envolve ordens de compra e documentos contábeis, bem como sua classificação e qualquer tipo de aplicação que envolva a produção e a gestão de informações.

Na rotina, esse recurso surge como um diferencial.

Como funciona de maneira digitalizada, baseada na cloud computing, o trabalho manual, conhecido pela burocracia, dá espaço para sua alternativa digital, muito mais moderna e prática.

Isso permite maior ganho de produtividade para a empresa como um todo em função de um melhor relacionamento com os documentos provenientes de processos empresariais.

Os problemas de não digitalizar documentos

Quando você conta com um sistema de ECM, garante maior agilidade e eficiência na organização dos documentos.

Esse tipo de recurso tem tecnologias que beneficiam a gestão de documentos e registros, de conteúdo, a arquitetura de informações, entre outros.

Dessa forma, as informações podem ser classificadas de tal maneira que sempre que necessário você consegue localizá-las com maior facilidade, fazendo disso um diferencial para a sua empresa.

Sem um software de ECM, todo o processo que envolve o acesso e o manuseio de documentos passa a ser mais burocrático e inseguro.

Pense na grande quantidade de documentos que fazem parte da rotina da sua empresa.

Se algum dia você já perdeu algum documento ou se atrapalhou diante da bagunça no arquivo e desejou que tudo desaparecesse, então o ECM é a sua solução.

Ele permite exatamente isso, mas com a diferença de que, em vez de dar fim aos papéis, ele fará com que toda a documentação seja armazenada em nuvem e fique acessível diante das necessidades.

É grande a quantidade de problemas que podem surgir quando não existem critérios mais sofisticados para lidar com documentos.

Os processos podem simplesmente travar caso algum registro esteja em falta.

Da mesma forma, é preciso considerar a ação do tempo, que pode danificar e até inviabilizar completamente declarações, certificados e escrituras.

Quando a companhia investe em uma solução capaz de impedir esse tipo de problema, ela garante economia, evitando gastar com custos desnecessários.

Outro ponto a ser considerado: a distância.

Sem um ECM, soluções como o trabalho no modelo home office se tornam inviáveis.

Sua equipe precisará estar o tempo todo alocada somente para lidar com documentos.

Isso atinge também a gestão, pois, estando em lugares distantes, os líderes não terão como lidar com determinadas questões por não terem acesso aos papéis necessários.

Enfim, a gestão de conteúdo empresarial é uma demanda que já exige muito das empresas, tendendo a se intensificar ainda mais nos próximos anos.

É nessa lógica que a ECM precisa ser compreendida como um investimento que pode fazer a diferença dentro das organizações.

Entendeu o que é Enterprise Content Management e como isso pode ser útil para a sua empresa?

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