Passo a passo: como otimizar a gestão de um departamento de marketing

Aqui no time de marketing da Rock Content temos sorte. Somos um departamento de marketing que vende um software de gestão para agências, houses e departamentos de marketing.

Não sei se você já conhece o conceito de dog fooding, mas basicamente trata-se da prática de uma empresa usar o seu próprio produto.

Aqui na Studio levamos esse conceito bastante a sério, o que não significa que foi fácil implementar o uso de um software de gestão em nosso departamento de marketing. Isso porque usar o nosso próprio produto vai além da implementação do software. O uso completo envolve uma mudança cultural no nosso time para nos preocuparmos mais com eficiência na gestão, padronização de processos e otimização; e implica no uso além do software: abrange também a aplicação da metodologia O.G.O para gestão do departamento de marketing. 

Visto que esse processo não é fácil, resolvi compartilhar esse conteúdo com o passo a passo que seguimos para que você consiga replicar no seu time também!<!–[if lte IE 8]>

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Organizando a casa 

Após a implementação do Studio em mais de 1000 clientes, criamos aqui uma metodologia baseada nas melhores práticas de gestão de agências. Estas técnicas aumentaram a lucratividade e a produtividade de centenas de clientes e os ajudaram a reduzir custos e riscos.

Com a metodologia desenhada, não fazia sentido tentarmos reinventar a roda. Então, tudo o que fizemos foi adaptar a metodologia para a realidade de um departamento de marketing. 

Portanto, o primeiro passo foi: organizar a casa.

Sem dúvida nenhuma essa foi a etapa mais difícil e trabalhosa que tivemos, pois demandou muito “trabalho de formiguinha” do nosso time. 

O ponto principal aqui foi definir o que fazemos atualmente, o que devemos parar de fazer e o que deveríamos começar a fazer. 

Dentro do nosso setor, a principal estratégia para aquisição de clientes é o marketing de conteúdo. Com base nisso, separamos o nosso time em áreas de atuação dentro do marketing de conteúdo e definimos “donos” para cada área. 

A definição de responsáveis (donos) é extremamente importante para desenvolvermos a cultura de marketing orientada a resultados que queremos aqui.

Tendo essas definições claras, criamos Jobs (projetos) dentro do Studio focados nessas áreas facilitando a gestão de projetos. Exemplo: Redes Sociais, materiais ricos, newsletter, blogposts, etc. 

Dentro de cada uma dessas áreas, existem entregáveis, que chamamos de peças dentro do Studio. Isso me permite filtrar no dashboard todas as peças relacionadas a determinado projeto, como esse filtro de todos os posts das redes sociais da semana visualizados em Kanban (poderia também visualizar por lista ou gráfico de Gantt):

Apesar de termos um dono de Social Media, os posts demandam que o trabalho seja feito em conjunto com o designer. 

A imagem acima é o meu dashboard de gestor com as tarefas de todos envolvidos no projeto. Cada pessoa que atua na produção daquele conteúdo ou post, por sua vez, consegue ter uma visão clara e focada nas suas ações, como é o caso do painel do Gustavo, nosso Social Media:

Assim, para cada peça (entregável que temos) montamos um workflow customizável para garantir que cada envolvido naquele entregável cumpra sua parte e a peça fique pronta na data certa.

Além do workflow para cada entregável, conseguimos criar tarefas recorrentes para garantir que certas ações sejam tomadas. 

Colocamos, por exemplo, uma tarefa recorrente no final de cada mês para o planejamento do blog do mês seguinte. 

No dashboard do nosso responsável pelo planejamento do blog, a tarefa vai aparecer no momento certo, o que gera segurança para nossa estratégia e foco para as tarefas que ele precisa executar no momento certo. 

Pro tip: Como temos uma equipe enxuta, algumas ações que temos não estão em uma área pré-definida, como é o caso de eventos em que temos participações. 

Para também termos uma gestão eficiente dessas ações, criamos um job (projeto) para o evento e cadastramos as peças (entregáveis) dentro desse job. 

Exemplo: fomos patrocinadores do RD on The Road São Paulo. Criamos esse JOB no Studio e cadastramos lá as peças que temos que produzir, como flyers e brindes. Da mesma forma, vamos fazer um job específico para o RD Summit. 

Além disso, para outras ações que não temos projetos específicos previstos, criamos jobs com o nome de cada colaborador para planejarmos e registrarmos ações diversas. 

Gestão do departamento de marketing

Hora de colocar a gestão em prática.

Particularmente, como gestor, não acredito na eficiência do estilo de gestão de microgerenciamento. Quando o excesso de controle acontece, o líder do time acaba se tornando o gargalo do time, o que gera uma dependência nociva à produtividade e inovação da equipe. 

Em contrapartida, o subgerenciamento também não é uma prática que faz bem aos times. Todo time necessita que se tenha direcionamentos claros e o líder precisa acompanhar as entregas, os resultados e a capacidade produtiva dos colaboradores. 

Sem entender bem a capacidade produtiva do time corremos 2 grandes riscos: 

1. um time que produz menos do que poderia; 
2. ou um time sobrecarregado.

É essencial que todos entendam bem essa necessidade para conseguirmos gerenciar. 

Na prática é necessário que em cada etapa dos nossos workflows o responsável por ela dê play no timesheet para contabilizar o tempo gasto naquela tarefa. 

Outro ponto importante para a gestão é registrarmos possíveis refações na etapa do workflow de aprovação. Assim, conseguimos gerar relatórios de refação e podemos identificar os gargalos para corrigir os motivos que levam a esses retrabalhos. 

Otimização da gestão

Aqui entra o principal benefício de usar um software para gestão na nossa equipe. 

Com o processo rodando dentro do Studio, temos acesso a relatórios com informações estratégicas sobre a gestão do nosso time, o que possibilita tomar decisões para aumentar nossa produtividade.

Quer ver na prática como isso impacta em nossos resultados? 

Bem, com o relatório de performance por funcionário, identificamos que o nosso produtor de conteúdo gasta em média 30 minutos para revisar um blog post e cerca de 1 hora e meia para escrever um artigo.

Obviamente, ele não usa o tempo dele dentro da empresa apenas para produzir e revisar conteúdos. Conseguimos identificar também o tempo gasto com outras tarefas, como otimização de SEO on Page e pesquisa de palavras-chave. 

Com essas informações em mãos, conseguimos tomar decisões estratégicas, como alocar o tempo dele em mais revisão de conteúdo e terceirizar uma parcela de conteúdo que não precisaria ser escrito internamente.  

Assim, aumentamos o volume de conteúdos no blog em 3x, o que gerou um aumento de 39% dos acessos orgânicos do nosso blog. Isso significa que conseguimos produzir mais e atrair mais visitantes com o mesmo custo, diminuindo o nosso CAC.  

E ainda sobrou tempo pro Raphael, nosso produtor, investir tempo na empresa em buscar conhecimento e tomar o seu café na tradicional caneca do Marketing Manda Leads: 

Vejo que hoje os profissionais de marketing estão cada vez mais orientados a dados e resultados. 

Se usamos o Google Analytics para monitorar os acessos do nosso site e blog e ferramentas de automação para mensurar a nossa geração e qualificação de leads, por que não usar um software para medir e acompanhar a performance do nosso time? 

Historicamente, provar o valor do marketing dentro das empresas é um grande desafio, portanto, negligenciar a gestão não é um luxo que podemos nos dar. 

Se ser um gestor é uma prioridade pra você que lidera uma equipe de marketing e se você tem interesse em ter dados da sua equipe como os que eu mostrei acima, fale com um dos nossos consultores para entender como o Studio pode funcionar para sua gestão também!

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