Como reduzir a burocracia em uma empresa em 7 dicas de gestão financeira

O Brasil é um país que se orgulha em exibir uma série de belezas naturais e culturais para o resto do mundo. Mas numa coisa nós somos campeões e isso não é motivo de orgulho nacional: somos campeões no assunto burocracia. Nesse contexto, o brasileiro que empreende precisa driblar adversidades para se destacar, entre elas, a gestão financeira empresarial.

Só para se ter uma ideia, as empresas brasileiras gastam, por ano, quase duas mil horas apenas em burocracia tributária. Sem contar os R$ 60 bilhões envolvidos. Muita coisa né? Entre gastos, taxas e tributos, o empresariado precisa ter jogo de cintura para lidar com as finanças de um negócio. 

A boa notícia é que existem maneiras de simplificar a gestão financeira empresarial. Afinal, esse é um dos pilares mais importantes para a sustentação de um negócio. Se uma empresa cresce (e esse é o objetivo de todos que empreendem), aumenta também a complexidade das finanças, por isso, saber gerir é fundamental.

Além disso, a má gestão financeira está entre as responsáveis pela alta taxa de falência entre pequenas empresas brasileiras. Por isso, acompanhe as dicas que separamos com o objetivo de simplificar e otimizar a gestão financeira do seu negócio. Continue a leitura!

O que se espera de uma boa gestão financeira?

Para começar, é importante desmistificar a ideia de que o empreendedor deve ter um amplo conhecimento sobre tudo. Isso não é verdade. Hoje em dia, é mais viável saber um pouco de tudo do que muito de pouca coisa. Esse é um pilar fundamental para ter uma “visão de cima” de tudo que se passa na rotina da empresa.

Entre os processos fundamentais para estruturar o planejamento de um negócio está a gestão financeira. Mas afinal, o que se espera de uma boa gestão das finanças?

A resposta para essa pergunta pode ser definida em um conceito simples. Uma boa gestão financeira pode ser definida como um conjunto de propostas e ações que potencializam a economia de um empreendimento como:

• análises constantes do dinheiro que entra e sai;
• avaliações de todo o processo financeiro, como principais gastos e as principais fontes de recursos;
• decisões relacionadas à captação, manutenção e administração de recursos econômicos, entre outras práticas.

Acontece que, muitas vezes, para seguir essas práticas é preciso esbarrar em processos burocráticos e desgastantes. Por isso, fique atento às dicas que separamos para simplificar a gestão financeira do seu negócio!

7 dicas para simplificar uma gestão financeira empresarial

Comece a planejar antes de executar

Como dissemos lá no começo, muitos negócios têm fim por não conseguirem fazer uma boa gestão financeira. O primeiro passo para simplificar essa gestão é trabalhar com planejamento. 

Muitas vezes na rotina administrativa e financeira de um negócio, situações que geram dor de cabeça poderiam ser facilmente evitadas. Quando se identifica um problema com antecedência, as chances de resolvê-lo com agilidade aumentam. Logo, muitos processos burocráticos no estilo “cessar fogo” são minimizados ou até extintos por essa antecipação de solução.

Durante um momento de crise, por exemplo, é importante ter um controle ainda mais apurado do negócio. Em situações assim, é fundamental identificar as prioridades financeiras e tomar as medidas necessárias com antecedência.

Além disso, com o planejamento dos gastos, por exemplo, o empreendedor consegue se organizar para realizar pagamentos em dia e, com isso, não pagar multas.

Controle todos os gastos

Por falar em gastos, coloque na ponta do lápis todos os custos que o seu negócio tem na rotina. Elenque o que pode ser otimizado e trabalhado com maior eficiência humana e material. Nesse sentido, pense em:

• estimular o treinamento de funcionários para otimizar processos e reduzir custos;
• diminuir gastos com baixa prioridade;
• trocar equipamentos para modelos mais novos e econômicos;
• pesquisar suprimentos com melhor custo-benefício, entre outras práticas.

Organize o fluxo de caixa

Junto ao controle de gastos, é preciso administrar corretamente as entradas e saídas do caixa. Soma-se a isso as receitas, despesas e aquilo que com recorrência ou não impacta o orçamento do negócio.

Para este trabalho dá-se o nome de fluxo de caixa. Por meio dele, é possível, por exemplo, fazer projeções de resultados a curto e longo prazo. 

Analisar resultados com frequência

Uma gestão financeira eficiente não é um processo fechado que tem início, meio e fim. Na verdade, ela pode ser vista como um círculo. Nesse sentido, é preciso analisar resultados continuamente, para assim, identificar oportunidades.

Além disso, por meio da análise de resultados, é possível verificar quais estratégias funcionam ou não. Isso garante que o empreendedor tenha elementos e informações que permitam mudar o percurso.

Monitore o estoque

Estoque parado é sinônimo de dinheiro perdido, uma vez que um monitoramento mal feito desses materiais e insumos pode comprometer um negócio. Isso porque um estoque parado significa que um valor que poderia ser investido está estagnado.

Nesse sentido, um estoque não pode ter muitos itens parados, mas também não pode ter itens em falta. Por isso, o ideal é manter um equilíbrio.

Organize documentos 

Se seu negócio ainda tem processos muito presos a documentos impressos, é chegada a hora de pensar em investir em tecnologia. Aos poucos, muitas empresas e órgãos públicos já têm se adaptado para a migração digital, com a implementação de tecnologias como a assinatura eletrônica. Essa é uma estratégia que reduz o desgaste de ter que imprimir documentos, assiná-los e pensar em uma logística para entregá-los para alguém ou em algum lugar.

Ainda falando em documentos, um erro comum está ligado à desorganização de documentos fiscais e contábeis. Nesse caso, existem softwares de gestão que prometem solucionar problemas da rotina contábil.

Quer um exemplo? Hoje em dia, existem softwares que verificam tributos de forma automática e atualizam periodicamente normas fiscais, contábeis e tributárias.

Automatize processos burocráticos

Por fim, ainda no quesito de tecnologia, é importante destacar como as novas tecnologias tem revolucionado a rotina das empresas. Elas trazem a ótica da inovação, uma vez que reduzem o tempo de execução de tarefas e facilitam a avaliação de resultados. Nesse sentido, existem softwares e plataformas que automatizam processos antes ligados diretamente ao esforço humano.

Um exemplo dessa automatização de processos é o intermediador de pagamento. Ele oferece ao empreendedor a possibilidade de receber pagamentos de uma forma 100% online. Além disso, esse sistema fornece informações que podem ser utilizadas por outras áreas da empresa, como relatórios de inadimplência e extrato detalhado.

Uma outra vantagem é que o sistema possui facilidade de integração com lojas online. Dessa forma, é possível, emitir e enviar cobranças únicas ou recorrentes por e-mail, por exemplo. Não é ótimo? Com isso, a experiência de compra ou aquisição de serviços aumenta, além de fortalecer a relação dos clientes com a marca. 

Sabia que o boleto está entre um dos meios de pagamento mais populares e seguros? Veja as facilidades que o boleto bancário traz ao empreendedor e, principalmente, ao consumidor. Até a próxima!

Este artigo foi produzido pela Gerencianet!