Home office ou presencial: saiba qual forma aplicar na sua agência em 2021

No ano de 2021, o formato de trabalho a ser aplicado na sua agência será home office ou presencial? Pontos importantes devem ser levados em conta antes de tomar essa decisão. Para que você a faça assertivamente, confira as dicas deste post!

ilustração sobre controle de jornada no home office

    O ano de 2020 foi difícil para muitos líderes de empresas por conta da pandemia, pois isso obrigou os negócios a se adaptarem a uma nova realidade. No caso das agências, muitas adotaram o trabalho remoto em caráter temporário até o período de isolamento passar. Mas, passado o pior da crise, qual formato escolher: home office ou presencial?

    Neste artigo, destacamos características de ambas as modalidades para que você possa escolher a que melhor atende às suas necessidades, partindo dos seguintes tópicos:

    Continue a leitura para entender melhor!

    Home office no pós-pandemia: sua agência está pronta?

    Por mais que o plano de algumas empresas seja seguir com o modelo home office durante a pandemia e voltar ao trabalho presencial quando o isolamento não for mais preciso, algumas agências decidiram manter esse formato mesmo quando a pandemia passar.

    Porém, por mais que a estrutura do trabalho a distância pareça mais simples e econômica, é necessário que a sua agência conte com as condições adequadas para que ele seja bem executado, tais como as que apontamos a seguir.

    Comunicação

    No ambiente presencial da agência, é mais fácil se comunicar com os colegas, além de gerenciar o que as equipes estão fazendo. O mesmo não acontece quando o trabalho é remoto, pois cada um executa as suas tarefas de casa sem ter percepção do coletivo.

    Por isso, a comunicação precisa ser bem estabelecida a partir de canais online e boas práticas, que incluem uma intranet em que todos os funcionários estejam cadastrados e reuniões periódicas para que os times saibam o que cada membro anda fazendo.

    Suporte

    Volta e meia os equipamentos da agência precisam de suporte, sobretudo os notebooks usados pelos colaboradores. Mas, como fazer isso quando o trabalho é feito a distância?

    Primeiro, o time ou pessoa responsável pela TI precisa estar a postos para atender os membros da agência via programas como TeamViewer, caso eles tenham algum problema de software.

    Em casos mais urgentes, outra possibilidade é coordenar encontros presenciais — com os devidos cuidados — se houver necessidade de reparar ou trocar hardware.

    Controle de atividades

    É importante que você também saiba como as pessoas que fazem parte da agência estão trabalhando e quanto tempo estão dedicando a cada tarefa. Muitas vezes, isso é feito na base da confiança, mas o recomendável é que você tenha uma ferramenta capaz de gerir esse trabalho.

    O Studio é uma solução desenvolvida pela Rock Content que pode ser útil nesse sentido, pois faz a gestão completa de uma agência, o que inclui o controle de atividades.

    Home office ou presencial: quais as principais diferenças?

    A seguir, apresentamos, em detalhes, as diferenças entre essas duas modalidades de trabalho. Confira!

    Trabalho presencial

    A primeira característica observada no trabalho presencial é que ele deve ser executado em um local específico, como um escritório.

    Assim, todos os funcionários precisam se dirigir até lá em dias e horários combinados para executar as funções para as quais foram contratados.

    Outro ponto a ser observado envolve os equipamentos de trabalho. Uma vez que o trabalho é feito em um local físico, fica a cargo da empresa providenciar tudo que for necessário para as tarefas serem cumpridas.

    Muito embora a maioria dos membros de agência precise unicamente de um notebook para trabalhar, outros podem requerer equipamentos mais específicos. Por exemplo: alguém que trabalha com produção de vídeo precisará de um estúdio, além de instrumentos como câmera, luzes e microfone.

    Algo que não pode ficar de fora dessa relação são os benefícios que envolvem trabalhar em uma empresa localizada em um espaço físico, os quais incluem água, café, lanche e também bebidas nos happy hours.

    Esses momentos são muito importantes para promover um maior engajamento entre os membros da agência, o que pode otimizar o desempenho durante o trabalho e potencializar os resultados.

    Home office

    Como o próprio nome sugere, o local de trabalho daqueles que praticam essa modalidade é a própria casa. Claro que existem exceções, pois algumas pessoas optam por trabalhar em coworkings, por exemplo. Mas, de todas as formas, a principal característica desse modelo se mantém: o trabalhador é responsável por organizar o próprio ambiente de trabalho.

    Alguns profissionais sentem dificuldade em se adaptar ao home office, sobretudo os que vivem em apartamentos pequenos e não conseguem diferenciar os momentos de trabalho e os de lazer, pois todos ocorrem no mesmo lugar.

    Os equipamentos são outro ponto que merecem atenção aqui. Em alguns casos, eles são oferecidos pela própria empresa para que seus funcionários possam trabalhar. Em outros, são os próprios colaboradores que precisam ter notebook, headset, entre outros acessórios para executar suas funções.

    Além disso, as contas de internet e luz também ficam a cargo do trabalhador. Algumas firmas oferecem um auxílio home office para que esses custos sejam quitados, embora contratar uma internet de qualidade possa ser um desafio dependendo da localidade.

    Os benefícios da hora do cafezinho e afins não existem no home office. Em tempos de pandemia, eles tampouco podem ser realizados por medidas de segurança e saúde. No entanto, existem outras formas de fazer tudo isso online.

    Ferramentas como o Airmeet, por exemplo, permitem que as pessoas possam se encontrar online. Ao contrário do Zoom, que é voltado para reuniões de trabalho, a proposta do Airmeet é que as pessoas tenham momentos descontraídos, como em um happy hour online.

    Como estabelecer equilíbrio entre o home office e o trabalho presencial?

    Para falarmos sobre equilíbrio, precisamos lembrar e entender primeiro o que causou a mudança do formato presencial para trabalho home office nas empresas.

    Com o início do isolamento social causado pela pandemia, diversas empresas — sobretudo das áreas de comunicação, marketing e tecnologia — precisaram aderir, de um dia para o outro, a modalidade do home office durante meses. Muitas empresas seguem nesse formato desde então.

    Já outras passaram a regressar aos escritórios aos poucos a partir do segundo semestre de 2020 sob os devidos cuidados de distanciamento e higienização em prol da saúde de todos.

    Portanto, a rotina deixou de ser como era antes. Por conveniência ou segurança, muitos colaboradores decidiram seguir trabalhando em casa, mesmo com a possibilidade de fazê-lo novamente no espaço do escritório.

    Logo, isso fez surgir um modelo híbrido de trabalho, executado tanto presencialmente quanto online. O Google, por exemplo, revelou que considera seguir esse formato quando o isolamento terminar, o que dará ainda mais força a essa tendência.

    Equilíbrio por meio do formato híbrido

    No ano de 2021, empresas que adotarem a forma híbrida provavelmente terão o trabalho remoto como base e o presencial como complemento de suas atividades. Assim, ele não será obrigatório, mas recomendável àqueles que preferirem o espaço do escritório para trabalhar.

    Porém, isso faz surgir outro ponto importante: o local físico da empresa. Considerando que nem todos os colaboradores estarão nele, torna-se difícil saber de que espaço dispor. Como o trabalho presencial passa a ser facultativo, ter um escritório que comporte todos os funcionários não é interessante, pois seria um desperdício de espaço e dinheiro.

    Logo, empresas e agências podem aderir à ideia de mover seu espaço físico para coworkings. Ao contratar um serviço desse tipo, as empresas conseguem disponibilizar um número limitado de mesas para seus membros, além de contarem com a possibilidade de diminuir ou expandir esse espaço conforme a necessidade.

    Em termos de planejamento e praticidade, aderir aos coworkings acaba sendo uma opção bastante viável para as agências que precisam adotar o modelo híbrido, oferecendo a opção de trabalhar de casa ou do escritório.

    Logo, nesse formato, será necessário que os colaboradores agendem com antecipação os espaços no coworking a fim de evitar que haja um overbooking caso, em algum momento, todos decidam trabalhar presencialmente e não haja vagas suficientes.

    Os profissionais que certamente mais precisarão reservar espaço no escritório são os que trabalham com atendimento ao cliente e vendas.

    Muitas vezes, os analistas de atendimento precisam se encontrar presencialmente com os clientes com a finalidade de montar um briefing ou explicar com detalhes o funcionamento de uma campanha.

    Já os vendedores podem ter a mesma necessidade na hora de fechar grandes negócios. Apesar de as técnicas de Inside Sales permitirem que vendas sejam finalizadas de forma online, empresas mais tradicionais ainda preferem fazer negociações pessoalmente, no estilo “olho no olho”.

    Como a alternativa do home office impacta na qualidade de vida dos profissionais?

    Uma vez adotado o home office, a qualidade de vida das pessoas passa a ser influenciada por ele. A seguir, trazemos os principais aspectos que mais impactam a rotina de trabalho. Confira!

    Tempo

    Uma das principais vantagens que o home office traz é o tempo. Quem mora muito longe do escritório gasta um tempo precioso no deslocamento de casa para o trabalho. Essas horas poderiam ser mais bem aproveitadas com outras atividades, sejam elas laborais ou de descanso — como, por exemplo, estar com a família.

    Trabalhar em casa trouxe essa possibilidade de fazer com que todos estejam mais próximos de seus familiares, sobretudo se eles também estiverem praticando o isolamento determinado pelas orientações de segurança no combate à pandemia.

    Contudo, se, por um lado, estar com a família é benéfico, para outras pessoas, nem tanto — sobretudo quem tem filhos pequenos. Durante a quarentena ou na época de férias escolares, é comum que as crianças demandem muito tempo e atenção dos pais.

    Conforto

    A casa deve ser o espaço mais confortável para as pessoas, afinal, é o lugar onde passamos nossos momentos de lazer e relaxamento. Por essa razão, o ambiente caseiro pode transmitir conforto àqueles que trabalham em casa.

    Imagine acordar, tomar o café da manhã e não precisar sair correndo para se locomover até o escritório para bater o ponto na hora. Basta se dirigir a outro cômodo, ligar o computador e dar início ao dia laboral.

    No entanto, para que esse momento também seja confortável, alguns cuidados são necessários — como, por exemplo, os de ergonomia. Uma boa mesa e cadeira são essenciais para que o trabalho não prejudique a postura e cause problemas, especialmente na coluna.

    Assim, finalizamos este artigo e esperamos que as orientações aqui apontadas ajudem a decidir qual modalidade é a mais indicada para a sua agência: home office ou presencial.

    Caso escolha o home office, algumas práticas devem ser seguidas para executá-lo com eficiência. Confira neste post as principais!

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