Tudo que você precisa saber sobre maturidade em gerenciamento de projetos

Muitas agências de comunicação e publicidade passaram por rápidas expansões nos últimos anos. Se por um lado isso tem sido positivo, por outro, trouxe mais responsabilidades. Com um maior número de tarefas, é preciso atingir a maturidade em gerenciamento de projetos para não se perder.

Você já ouviu falar desse conceito? Trata-se de uma expressão para traduzir o grau de competência de um negócio para administrar as suas próprias atividades. E o que isso tem a ver com a sua rotina?

Bom, você sofre com a falta de processos definidos? Tem dificuldades para encontrar os gargalos na produtividade? Vem enfrentando problemas para cumprir os prazos das entregas?

Se essa situação parece familiar, saiba que os modelos de maturidade em gerenciamento de projetos têm obtido estrondoso êxito no combate a esses problemas. Quer saber mais? Então veja neste post como essas metodologias podem ser aproveitadas na comunicação e na publicidade. Acompanhe!

O que é um modelo de maturidade?

Modelos de maturidade em gerenciamento de projetos são instrumentos para medir o nível de competência de uma organização para realizar as suas atividades sem equívocos e com o menor desperdício possível de mão de obra, dinheiro e tempo. São verdadeiras ferramentas de medição que transformam o potencial de um negócio, algo subjetivo, em números.

Em outras palavras, os modelos de maturidade apontam o estágio em que uma organização está situada nesse quesito. Esse processo é como se fosse um profundo diagnóstico. Desse modo, são pontuadas as falhas e o plano de ação para eliminá-las.

Assim, o gestor recebe orientações práticas do que deve ser feito para chegar ao máximo sucesso, isto é, ao estado de excelência ou então ao próximo degrau na escala de desenvolvimento. Como resultado, os empreendedores obtêm muitas vantagens: aumento da produtividade, melhora na satisfação dos clientes, menos erros, redução de perdas nas operações etc.

Os modelos de maturidade surgiram a partir de esforços para se alcançar a maturidade de gestão. Afinal, são os líderes que conduzem as empresas ao sucesso ou ao fracasso, não é mesmo? É claro que há outras variáveis, como condições financeiras e de infraestrutura, entre outras. Mas não se pode negar o protagonismo do gestor na definição do estágio de maturidade em que um empreendimento está.

Qual a importância de utilizar modelos de maturidade?

Muitos obstáculos surgem durante a execução de um projeto. Você sabe bem disso, não é mesmo? Afinal, o cumprimento das tarefas está subordinado a diversos fatores: equipe, estrutura, controle das atividades, organização etc.

Alguns desses possíveis percalços, porém, podem ser evitados por meio dos modelos de maturidade. Como? Estabelecendo padrões de comportamento e modo de trabalho de maneira estratégica, com a meta principal de reduzir falhas e caminhar em direção à perfeição.

Os modelos de maturidade “varrem” as chances de erros para fora do negócio. Quer exemplos de problemas que atrapalham o triunfo de uma operação e podem ser sanados com essas metodologias? Então veja:

• falhas na comunicação sobre quando e como cada tarefa deve ser executada;
• planos com dados insuficientes ou desconectados do objetivo;
• prazos atraentes para o cliente, mas irrealizáveis;
• superestimação ou subestimação dos funcionários (você deve conhecer exatamente quais são as aptidões do time);
• pouca ou nenhuma prioridade quanto à qualidade de sua prestação de serviço ao montar um cronograma de projeto.

Da mesma forma que esses sistemas contribuem para a identificação e afastamento dos equívocos, eles dão suporte para o gestor enxergar os melhores procedimentos a serem implementados a fim de garantir que o projeto dê certo. O número de modelos de maturidade disponíveis no mercado é enorme. Geralmente, esses mecanismos são capazes de proporcionar estes benefícios:

• conexão entre pessoas, recursos, departamentos e operações;
• indicadores para mensurar a performance e para guiar os passos;
• emprego da estratégia de melhoria contínua nos processos;
• maior engajamento da equipe;
• priorização da ordem de execução dos projetos de acordo com as metas táticas macros e micros do negócio (se for inevitável desagradar a alguém, que não seja seu cliente mais lucrativo, por exemplo);
• consumidores mais felizes com sua prestação de serviços;
• jobs entregues sempre no prazo, o que trará ganhos para a reputação da marca;
• fim das divergências entre orçamento e desempenho financeiro;
• oferta de um trabalho dentro das especificações solicitadas, mas que seja capaz de surpreender e agregar valor.

Quais são os níveis de maturidade em gerenciamento de projetos?

Para as empresas de ponta, há algumas décadas, a maturidade em gerenciamento de projetos já não é algo novo. Nas companhias do ramo fabril, essas estratégias são rotineiras por um simples motivo: a conquista de métodos sistematizados reforça seus potenciais de competitividade.

Por essa razão, organizações desse tipo costumam figurar em níveis mais elevados na escala da maturidade. Cada segmento tem o seu próprio cenário, o seu próprio contexto.

Sabemos, por exemplo, que na comunicação e na publicidade é muito frequente encontrar processos completamente descontrolados. A boa notícia é que os modelos de maturidade estabelecem uma programação de providências para evoluir. E o melhor: o “medicamento” é dado na dose certa, ou seja, em consonância com sua realidade e problemas.

É preciso, porém, muita paciência para fazer a transição de um estágio para outro. Para começar, saiba que os avanços mais significativos serão sentidos em anos. Agora, se você está completamente perdido na gestão, terá uma percepção imediata dos efeitos positivos.

Isso porque, com qualquer iniciativa de organização e estrutura, já vai haver uma enorme diferença na sua rotina. Abaixo, acompanhe uma classificação bastante adaptada para o mercado publicitário e de comunicação. Observe!

Processos Inexistentes

Neste nível, não há controle algum sobre as atividades, daí a origem do nome “Processos Inexistentes”. Cada colaborador vai fazendo aquilo que acha que é certo, na ordem em que bem entender, sem seguir um padrão nos procedimentos.

Podemos dizer que, neste patamar de maturidade, não há um layout para padronizar o briefing, não são implementados sistemas para centralizar e integrar o fluxo de trabalho, tampouco existe comunicação ágil entre os diferentes departamentos.

Os dados estão difusos em e-mails, contratos, troca de mensagens no WhatsApp etc. Por causa disso, o negócio sofre muito com os elevadíssimos índices de refação. A influência do caos na qualidade do que é entregue é visível. O que fazer para evoluir? Veja algumas dicas:

• registre todos os clientes em um sistema para reunir dados como e-mail, telefone, nome do contato direto, CNPJ etc.;
• estabeleça um modelo único de trabalho para as atividades off e on;
• crie um método para controlar o início, o andamento e a finalização de cada tarefa, o que inclui atribuir responsáveis e prazos finais para as conclusões;
• insira o controle do fluxo de caixa na sua rotina diária: é preciso saber previamente o que a agência tem a pagar e a receber.

Gestão Informal

No estágio de Gestão Informal, a maneira como o sistema de trabalho vai funcionar está presa na mente do líder. Ele vai repassando as instruções de forma intuitiva, no boca a boca mesmo. Por conta dessa falta de formalização, toda hora é preciso parar para tirar uma ou outra dúvida dos subordinados. Ou seja, essa bagunça acaba tomando mais tempo dos gestores, que precisam ficar à disposição para orientar o time.

Nesse degrau evolutivo, são comuns as falhas nos processos comunicacionais. Os dados também estão espalhados em diferentes arquivos, assim como na fase dos Processos Inexistentes.

A agência é muito dependente de seus funcionários, que muitas vezes detêm mais informações sobre ela do que seus donos e sócios. Quando um colaborador decide deixar a empresa, há um impacto instantâneo no andamento dos trabalhos.

O histórico das operações financeiras, por acontecer diretamente nos sistemas de internet banking, não é registrado em sistema próprio, o que impede a previsão das finanças. Observe algumas providências muito úteis nessa conjuntura:

• desenhar e entender os processos e o workflow;
• estabelecer modelos de briefing;
• adotar layout padrão para emitir os orçamentos de jobs, registrar as mídias, enviar as propostas comerciais e produzir as ordens de serviço;
• continuar controlando as contas, seja de créditos, seja de débitos.

Parcialmente documentados

Como já diz o próprio nome, neste nível de maturidade, a agência tem uma parte de seus processos registrados e definidos. Não há, entretanto, um bom controle para acompanhar até que ponto esses padrões estão sendo cumpridos.

Embora haja um certo nivelamento para a execução das funções, ele não é muito claro nem pode ser replicado para todas as atividades do negócio. Assim, o time se sente inseguro em seguir esse padrão à risca sempre, o que acaba comprometendo a qualidade final dos projetos.

Quando a criação recebe um documento sobre um job de um cliente, sempre faltam dados. Como consequência, é preciso atualizar os informes para iniciar a fase criativa. Em outras palavras, o fluxo acaba sofrendo atrasos.

Pode até haver um certo controle sobre as finanças, mas essa supervisão é amadora, feita em diversas planilhas com contas simples, sem cruzamento inteligente de dados. Veja algumas orientações para sair deste patamar e alcançar o próximo:

• migrar todas as operações de workflow para sistema de informática único;
• não permitir que nenhum job aconteça por fora desse programa;
• implementar táticas de timesheet;
• fazer a gestão de projetos de forma automatizada, com previsão sobre o potencial de desempenho financeiro, avaliação correta da performance, supervisão semanal e diária das atividades;
• iniciar o gerenciamento estratégico do fee mensal e dos contratos;
• transferir para esse sistema a função de emitir e de enviar boletos e notas fiscais;
• planejar os custos em cada uma das contas e atendimentos;
• projetar o fluxo de caixa.

Gerenciados

No nível “Gerenciados”, os processos da agência já passaram por algumas etapas de evolução, e o controle sobre o andamento dos jobs já é mais nítido. Os gestores, devido a essa organização, conseguem perceber onde estão as falhas no fluxo de trabalho. Desse modo, diminui a incidência de atrasos.

Aqui, a empresa já é capaz de efetuar algumas previsões e de se antecipar às intercorrências mais comuns a tempo de impedir que elas se concretizem. Nessa fase, o negócio é apto a fazer a estimativa de suas questões financeiras.

A gestão produz relatórios estatísticos estratégicos, mas ainda tem dificuldades para fazer isso de forma ágil. Geralmente, por causa da ausência de um software focado em gestão, ainda leva um tempo para um setor repassar seus dados para o outro.

Assim, a análise de dados é feita, mas leva-se um tempo maior na transformação dos registros em informações ricas para a efetiva tomada de decisão. Observe algumas dicas para progredir:

• adote sistema especializado em agências de comunicação e publicidade;
• leve para esse programa as principais táticas de seus processos e economize tempo no treinamento de novos colaboradores;
• controle remotamente, por meio desse recurso tecnológico, o que cada funcionário está fazendo. Assim, as refações e o descumprimento de prazos reduzirão sensivelmente;
• passe a cobrar os retrabalhos à parte (já que eles raramente acontecerão);
• aproveite a análise automática de dados para planejar seus próximos passos com mais eficiência. Isso é vital para ampliar o ritmo da produção e os lucros;
• na gestão automatizada dos projetos, utilize recursos desse software para planejar com cuidado cada demanda e controlar os prazos de forma integrada ao atendimento direto ao cliente pela própria plataforma;
• avalie a margem de rentabilidade de cada job, funcionalidade normalmente disponível nesse tipo de solução tecnológica;
• use o programa para fazer seu controle financeiro.

Otimizados

Quando os processos estão “Otimizados”, a agência praticamente já alcançou a maturidade em gerenciamento de projetos. O workflow está definido e consolidado e, agora, garantir que ele entre em constante evolução — melhoria contínua — é o desafio.

A automação dos processos já faz parte do dia a dia do gerenciamento de operações e o time está acostumado com os recursos tecnológicos. A integração entre os setores é praticamente instantânea e, por isso, todos conseguem tomar decisões com mais velocidade e segurança. Confira alguns benefícios que um negócio colhe ao chegar a esse nível de maturidade:

• gestão financeira realizada com estratégia;
• as providências para melhorias de workflow e de processos são colocadas em prática com mais maturidade e expertise. Com isso, o aumento dos lucros é sentido bem mais rápido;
• os líderes usam os indicadores e o armazenamento de dados estratégicos de forma natural e corriqueira, tomando decisões cada vez mais vantajosas para o negócio.

Quais os principais modelos de maturidade?

Muitos empreendedores da comunicação e da propaganda foram parar no gerenciamento meio que de supetão. A agência cresceu, os processos foram ficando incontroláveis, e a transferência da área criativa para administração acabou sendo inevitável.

Nessa circunstância, é muito natural se sentir perdido quando o assunto é a maturidade de gerenciamento em projetos. Até mesmo na indústria são inúmeros os sistemas de maturidade, e decidir por um deles é sempre um desafio.

Em boa parte dos casos, esses sistemas são baseados no modelo elaborado pelo PMI (Project Management Institute) em 2000, uma entidade que agrega especialistas em gestão de projetos de todo o mundo. Apesar de haver algumas diferenças entre os vários tipos de modelos, a maioria deles segue a busca de aperfeiçoamento nas seguintes peças-chave do projeto:

• integração
• escopo;
• prazos;
• custos;
• recursos humanos;
• qualidade;
• riscos;
• comunicação entre as partes interessadas.

É preciso dedicação e empenho em cada um desses setores para alcançar a plenitude na gestão de projetos. A seguir, confira os principais modelos de maturidade disponíveis no mercado!

Modelo de Berkeley

O modelo de Berkeley hoje é mais conhecido como PM² (Project Management Process Maturity Model). Inicialmente, essa estrutura de maturidade recebeu o nome de “The Berkeley Project Management Process Maturity Model”.

Essa nomenclatura faz referência à Berkeley University porque Youg Hoon Kwak, um de seus professores, ajudou na elaboração desse mecanismo. O PM² reúne vários modelos de maturidade e pode ser adaptado para empresas dos mais diversificados segmentos.

Esse modelo também divide a maturidade em cinco níveis e trabalha pelo método de melhoria contínua. Trata-se de um sistema que foi consagrado no mercado por sua alta performance na medição da capacidade financeira de um projeto.

ESI International

A empresa de treinamento em gestão de projetos ESI International colocou no mercado em 1999 o modelo de maturidade Project FRAMEWORK. Esse método tem como meta o aprimoramento constante do gerenciamento de projetos por meio da integração dos recursos humanos, tecnológicos e de infraestrutura. Veja algumas de suas estratégias:

• apontamento dos pontos fracos e fortes da capacidade de gestão de projetos;
• instituição de parâmetros para supervisionar as atividades;
• previsão de resultados;
• adoção de sistemas de melhorias contínuas em todas as áreas;
• articulação entre valores organizacionais e a gestão de processos.

KPMMM

Tem ainda o modelo de maturidade KPMMM (Kerzner Project Management Maturity Model), desenvolvido pelo engenheiro norte-americano Harold Kerzner, que acabou batizando o sistema com seu nome.

Sua linha é bastante similar ao modelo do PMI e levou anos para ser consolidada. Ele aplicou um trabalho prático em organizações de diferentes países. São os pilares desse sistema a consistência, o controle e a visibilidade.

CMM e CMMI

O CMMI (Capability Maturity Model Integration) foi criado a partir do modelo CMM (Capability Maturity Model) pelo instituto SEI (Software Engineering Institute). Trata-se de um sistema de maturidade para medir a situação do nível de gestão em projetos em empresas desenvolvedoras de softwares. Esse método estabelece cinco níveis de maturidade:

• inicial: processos descontrolados;
• repetível: processos com alguma disciplina;
• gerenciado: gestão de resultados por métricas;
• otimizado: melhoria contínua.

OPM3

Já o modelo OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) foi desenvolvido pelo PMI com a meta de ser um sistema geral para ajudar organizações de diferentes áreas.

Esse mecanismo tem várias maneiras para categorizar os níveis de maturidade. Por essa razão, ele é considerado bastante flexível. A forma mais conhecida de sua divisão classificatória sobre níveis de maturidade tem a seguinte configuração:

• informal;
• funcional;
• excelência no controle dos projetos;
• excelência no controle de portfólios.

Nessa versão, é divulgada a ideia de que nem sempre a organização deve pleitear atingir o último estágio. O mais recomendável, segundo essa tática, é alcançar o máximo de competência para atender aos propósitos de cada negócio.

MMGP

Mais um sistema de avaliação de maturidade de gestão é o MMGP (Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos), idealizado pelo professor, engenheiro químico e escritor Darci Prado.

Esse modelo tem como fundamentos a própria experiência de Prado em algumas companhias nacionais. Esse método já foi aplicado com sucesso centenas de vezes e é muito valorizado por ser mais simples de colocar em prática.

O MMGP pode ser empregado de forma global ou então setorizada. Isso porque nem sempre os diversos setores de uma empresa estão incluídos no mesmo nível de maturidade.

Desse modo, pode haver situações diferentes para o departamento de informática, para a linha de produção, para o setor de vendas etc. Esse procedimento julga a maturidade em seis dimensões:

• aptidão técnica;
• utilização prática de metodologias;
• grau de informatização;
• competências de comportamento e de contexto;
• estrutura da organização;
• adaptação aos planos de negócio.

Quais são as principais características dos sistemas de maturidade?

O principal atributo de um modelo de maturidade em gerenciamento de projetos é ser capaz de conduzir uma empresa de um nível para outro, mais elevado que o primeiro.

Para dar certo, a dica é fazer um bom diagnóstico com o objetivo de saber exatamente em que estado a sua agência está. Assim, vai ficar mais simples escolher um modelo mais pertinente à sua realidade.

De qualquer forma, independentemente da estratégia escolhida, todo modelo de maturidade precisa contar com algumas qualidades essenciais. Veja quais são as principais delas:

• disponibilidade: o modelo tem que estar acessível a todos para realmente servir de guia;
• coleta de dados: a ferramenta a ser adotada precisa de um formato padrão de questionário para recolher e armazenar as informações;
• análise de desempenho: o método deve oferecer uma fórmula matemática para medir o grau de maturidade;
• alinhamento: é indispensável que o sistema forneça aderência às metas estratégicas do empreendimento;
• plano de ação e verificação de melhorias: por fim, o mecanismo necessita dispor de cronogramas de ação pormenorizados. Afora isso, a metodologia escolhida deve proporcionar caminhos simples para medir as evoluções.

Como você já deve ter percebido, a maturidade em gerenciamento de projetos não é um estágio fácil de ser alcançado. Uma vez nesse patamar, porém, a empresa consegue implementar melhorias contínuas com um mínimo de alteração na rotina e quase nenhum impacto negativo.

Que entender o nível de maturidade de gestão da sua agência e dar o próximo passo para alavancar seus resultados através de uma gestão mais eficiente? Faça nosso diagnóstico de maturidade em gestão e descubra agora mesmo!