3 motivos para você criar mensagens de ausência temporária

Atualmente o email é a ferramenta eletrônica mais utilizada no meio corporativo e em negócios de um modo geral. Empresas que se preocupam em atender o cliente de forma rápida e quer prezam por responder emails em um curto espaço de tempo, geralmente utilizam mensagens de ausência temporária.

Mas como fazer quando vou viajar, entrar de férias ou ficar ausente do escritório por alguns dias? Para estes casos é indicado que se utilize mensagens de ausência temporária, com objetivo de responder rapidamente aqueles que entraram em contato com você ou sua empresa.

1. Saiba porque criar mensagens de ausência temporária

Conforme citado, o objetivo de criar essas mensagens e para comunicar o seu cliente de que você está ausente do escritório e com acesso limitado (ou restrito) ao email e que pode demorar mais do que o comum para retorna-lo.

As mensagens automáticas tem também por objetivo encaminhar o cliente para ser atendido por outro colega ou informá-lo, por exemplo, outras formas de entrar em contato com você (celular, pessoa de contato, etc).

2. Aprenda o que deve ser escrito nessas mensagens

Não existe uma regra que determine o que deve ser escrito em mensagens automáticas, mas o bom senso faz com que muitas delas contenham informações similares, como por exemplo, informar os dias que você estará ausente, quem estará atuando em seu lugar e como as pessoas podem contatá-lo em casos emergenciais.

É comum encaminhar assuntos específicos para pessoas diferentes, por exemplo, compartilhar o contato de um colega para assuntos relacionados à vendas e de outro colega para assuntos administrativos.

Outro ponto importante é sobre a linguagem em que essa mensagem deve ser escrita. O principal é que você mantenha a sua forma de escrever e o jeito da empresa de se comunicar. Se a sua firma adota uma postura mais informal, por exemplo, mantenha a mesma linguagem neste tipo de mensagem.

Além disso, você deve escrever de forma pessoal, para que quando o cliente receba a mensagem ele sinta como se você mesmo estivesse respondendo aquele email, naquele momento.

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3. Descubra como configurar o Gmail

Caso você utilize o Gmail, torna-se muito simples cadastrar mensagens de ausência temporária. Siga o passo a passo abaixo para configurar:

• abra a sua conta do Gmail e clique no botão configurações, localizado no canto superior direito da tela;
• role a página geral das configurações até o final, onde você encontrará o campo “Resposta automática de férias”.
• uma vez nele, acione o botão para ativar a resposta automática, preencha o dia de início e o dia final em que essa mensagem deverá aparecer, complete o assunto e escreva o conteúdo em si, utilizando as dicas do tópico anterior.

Caso você não preencha a data final da resposta automática, é preciso lembrar de desativá-la assim que encerrar o seu período de ausência.

A criação de mensagens de ausência temporária e a utilização correta do email como ferramenta de trabalho é fundamental para se destacar no atendimento ao cliente. Outra padronização que o Gmail oferece é a criação de uma assinatura, que deixará suas mensagens como uma aparência mais profissional.

Entendeu a importância da mensagem de ausência temporária? Personalize ainda mais seu email e saiba como como estruturar a assinatura do seu email!