Como realizar a mensuração de resultados com um software de gestão?

Que a tecnologia tornou mais dinâmica a rotina das agências nós já sabemos. É até difícil imaginar como essas empresas se viravam para atingir um nível de mensuração eficiente.

Mas, voltando ao atual período, podemos afirmar com certa precisão que, muitas dessas agências que encontraram na tecnologia um meio para tornar sua rotina mais organizada, optaram por sistemas automatizados que oferecem uma gestão padronizada, integração e economia de tempo da mão-de-obra.

Se você já utiliza um software de gestão mas ainda não mensura resultados a partir de dados confiáveis, este artigo é para você. Abaixo, você confere algumas boas práticas para começar a mensurar  os seus resultados.

Como funciona um Software de Gestão para agências?

Os softwares em geral utilizam tecnologia aliada a formas eficazes de armazenamento e também a métodos seguros para que os dados da empresa sejam protegidos.

O grande objetivo de um software de gestão é estruturar, dentro de uma única plataforma, a administração de todos os departamentos e atividades que são executadas diariamente em uma agência.

E como sabemos, nem tudo se resume a criação, é preciso levar em consideração que uma agência se sustenta a partir de uma gestão financeira bem estruturada, de um fluxo de trabalho que atenda às (muitas) demandas e de relatórios completos para cercear as tomadas de decisões. Nesse caso, ao buscar por opções de ferramentas de gestão no mercado é indispensável levar essas questões em consideração.

No que um Software de Gestão pode me ajudar enquanto gestor?

A otimização que um software pode proporcionar vai muito além de um controle financeiro. Lógico que a gestão financeira é um dos pontos que o software engloba, mas digamos que o sucesso financeiro de uma empresa é a última parada deste trem.

Ele passa por muitos outros setores que devem conversar entre si e, depois, chega ao âmbito  financeiro. Quanto aos colaboradores, o nível de satisfação interno pode aumentar, contando que o software vá atender às necessidades reais de cada um e facilitar seu trabalho.

Por que é importante mensurar resultados?

Analisar resultados da sua empresa periodicamente ajuda a traçar os próximos objetivos e as próximas ações a serem executadas. Mas não para por aí, veja:

• é possível saber o que foi eficaz e o que não ajudou a conquistar seus objetivos;
• analisar quais mídias foram utilizadas;
• analisar qual foi o público atingido e quais foram as ações planejadas; 
• conhecer para quem a sua empresa está falando vai te ajudar a entender melhor como transmitir as mensagens.

Agora que você sabe o quão importante é mensurar resultados, separamos os principais pontos para te explicar como fazer isso através de um software!

Ranking de clientes

Antes de mensurar os resultados das ações que sua agência realizou para cada cliente, é imprescindível você avaliar o conjunto. E o que isso significa na prática? Conhecer o perfil de cada um deles, assim como o tempo de trabalho que sua agência leva executando as ações para os clientes, vai culminar em resultados mais precisos.

E se você ainda não colocou essas ações em prática por falta de recursos, aqui vai uma boa notícia. O ranking de clientes irá ajudá-lo! 

A partir dessa ferramenta, é possível avaliar quais foram os seus melhores e piores clientes filtrando por um determinado período. Além disso, você poderá gerar resultados de acordo com a categoria que escolher, como, por exemplo, em relação à quantidade de horas trabalhadas no período determinado ou em relação ao custo do trabalho.

Margem de lucro por cliente

Tão importante quanto entender o quão lucrativo os seus clientes são para a agência, é saber a margem de lucro de cada um deles.

Existem sistemas no mercado que geram uma tabela com os valores totais do custo de cada hora trabalhada bem como o levantamento das receitas geradas e todos esses dados cruzados.

Essa tabela, que vai originar um indicativo de produtividade, será importante para uma análise de custo/lucro. Assim como no ranking de clientes, este processo fornecerá informações valiosas sobre o retorno que seus clientes estão te gerando.

Valor/ hora do colaborador

É imprescindível que você calcule o custo de trabalho de cada colaborador. Esse valor é a sua referência para você saber qual é o custo de produção de cada job.

Então, digamos que o custo de trabalho por hora do colaborador X seja de 100 reais e que ele executou 2 peças para um mesmo job dentro de 5 horas. Nesse contexto, o custo de execução desse serviço para a agência foi de 500 reais. Isso significa que cada peça do job conquistou um custo de R$250.

Timesheet

Este ponto também entra na questão de análise da margem de lucro. Com o timesheet ativado, que é a ferramenta que mede as horas gastas para cada job, você vai conseguir cumprir o tópico anterior a este, que é calcular o valor/hora de cada funcionário da sua empresa. Com este mecanismo, é possível saber quando um colaborador iniciou e quando terminou uma tarefa

Por isso, é importante reforçar para todos da empresa que sinalizem, no sistema, quando começam e terminam cada tarefa. Através deste mecanismo, é possível saber como está caminhando o rendimento e a produtividade da sua equipe, além de conhecer o perfil de cada funcionário.

Controle de receitas

Para um bom relatório de resultados e para o cálculo de lucro da sua empresa, é necessário saber o que entra e o que sai da sua agência através de um controle eficaz de receitas

Porém, para isso, é extremamente necessário que os departamentos operacional e financeiro se mantenham sempre integrados. Antes mesmo do job começar a ser produzido, o financeiro deve ser notificado para ficar a par de quanto entrará e quanto a agência irá faturar.

Essa interação — que possibilita um maior controle no planejamento de lucro — vai resultar em relatórios mais completos e com uma maior gama de informações para a tomada de decisão.

Planejamento de ações financeiras

Esta etapa serve para analisar o desempenho comercial da sua empresa. Fazer uma projeção financeira significa avaliar se o valor de venda vai suprir os gastos da sua agência. Neste caso, se esta projeção resultar em índices negativos, ainda haverá tempo de planejar ações para que os resultados finais saiam como o desejado.

Acompanhar a situação financeira da sua empresa é sempre indispensável, mas esta etapa é crucial principalmente em épocas de crise.

Na verdade, tudo que envolve um bom planejamento, seja financeiro ou de ações de mídia, é certo que o resultado final sempre será melhor do que uma execução sem planejamento prévio.

Relatórios de jobs

Mais um passo que entra na questão da análise da produtividade da sua agência. Na hora de gerar um relatório com todos os Jobs da agência em um determinado período de tempo, você pode categorizar de várias maneiras: por cliente, pelo auxiliar de atendimento, pelo status, pela prioridade ou pelo Fee Mensal.

Pelo relatório gerado, é possível mensurar o fluxo de tarefas da sua agência e acompanhar o rendimento dos Jobs. Nesse sentido, os relatórios são importantes para acompanhar o fluxo de produtividade da sua agência.

Dica extra: Um bom planejamento pode gerar resultados melhores ainda

Você pode estar se perguntando: por onde começar exatamente? É notável que softwares de gestão oferecem alternativas diversas para você traçar as suas métricas e mensurar as ações e os investimentos da sua agência.

Por isso, é importante que você e toda a sua equipe passe por um treinamento antes de começar a usar qualquer software para conhecer as diversas funcionalidades do sistema. Quanto mais cada um conhecer e se aprofundar na área em que atua dentro do software, melhores resultados virão no final das contas.

Após conhecer todas as possibilidades que o software te oferece, fazer um planejamento estratégico, executar as ações e seguir todos esses passos acima para mensurar resultados, a análise de dados qualitativos e quantitativos está feita. É a partir dela que você e sua equipe vão perceber os pontos a serem otimizados e se o plano de comunicação foi, de fato, eficiente.

Caso o planejamento estratégico da sua agência de um certo período não tenha dado certo, por qualquer motivo que seja, não se desespere. Junte toda a sua equipe para comunicar a todos da necessidade de um replanejamento e de novas estratégias. Mas lembre-se sempre de dar incentivos a isso. Quanto mais os colabores sentirem que você realmente precisa deles, melhor eles vão realizar as tarefas.

Tempos de crise acontecem e é muito comum que toda empresa passe por um momento no qual seja necessária uma reestruturação. Por isso é fundamental que você foque nos resultados da sua própria agência. Confira a importância de medir os seus resultados neste artigo!