Por Raphael Pires

Publicado em 25 de maio de 2016. | Atualizado em 28 de fevereiro de 2020


Perder tempo no cruzamento de dados entre planilhas não é o modelo ideal de levantamento de informações. Quem deseja otimizar o tempo dedicado nessa tarefa, precisa considerar o uso de um software de gestão integrado.

Um cenário comum nas agências é a correria do dia a dia. Prazos apertados, volume extenso de tarefas e demandas que surgem de última hora são situações que todo gestor já passou. Com tantas tarefas, otimizar o tempo gasto na mensuração de resultados é uma necessidade. 

Perder tempo no cruzamento de dados entre planilhas não é o modelo ideal de levantamento de dados. Se você faz a gestão da agência via Excel ou utiliza plataformas diferentes para organizar o operacional e financeiro, não há outra saída que não seja o cruzamento manual das informações.

Como otimizar o tempo dedicado na mensuração de resultados?  

A solução para otimizar o tempo gasto na tarefa de mensurar resultados é a integração. Fazer com que as áreas operacionais e a financeira conversem entre si é o caminho para que a análise dos dados possa acontecer de forma mais ágil. 

Uma das maneiras mais fáceis de se chegar aos resultados é utilizar um software de gestão capaz de integrar todas as áreas da agência. Criando uma sequência lógica para as tarefas, organizando pautas e indicando corretamente cada especificação das atividades, você alimenta automaticamente os relatórios que apontam resultados.

Por exemplo, ao indicar prazo/responsável por determinada tarefa, este funcionário é avisado, pode acessar sua pauta, indicar o tempo gasto na atividade e, por consequência, os relatórios de produtividade do funcionário, de horas trabalhadas para o cliente e de custo da tarefa são gerados.

A mesma dinâmica pode ser transportada para o fluxo financeiro. Ao aprovar um Job com o cliente, autorizando contratações de fornecedores/veículos, os itens de faturamento já aparecem devidamente organizados, indicando possíveis valores de repasse, as receitas e despesas de cada Job.

O que é importante apresentar?

Bom, nesse caso, a resposta dependerá do seu tipo de cliente. O ideal é que você tenha em mãos informações sobre o volume de horas trabalhadas e compare-as com o preço cobrado pelo serviço. Essa é a forma mais eficaz de avaliar sua margem de lucro e se o cliente é , de fato, rentável.

Além disso, quando se trata de um cliente de Fee Mensal, o detalhamento das horas trabalhadas e do número de peças/Jobs criadas no período é de suma importância.

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