Entenda a diferença entre metodologias de gestão de projetos ágeis e tradicionais

Para se adaptar ao mercado e continuar entregando resultados satisfatórios, é fundamental ter a eficiência ao seu lado, especialmente na era da transformação digital. Afinal, de nada adianta ter os melhores profissionais ou uma estrutura de trabalho adequada, mas não conseguir tirar proveito de cada um deles. E dentro desse cenário, portanto, está o papel das metodologias de gestão de projetos ágeis e tradicionais.

Mais do que obter os recursos — humanos, financeiros ou técnicos —, é necessário saber como aplicá-los dentro de uma estratégia. Isso é válido para a criação de uma campanha de Marketing Digital para a sua empresa ou mesmo para a estruturação de modelos de negócios disruptivos. A partir de uma gestão eficiente, as chances de sucesso do seu plano aumentam consideravelmente.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo para você conhecer tudo sobre como fazer uma gestão eficiente dos seus projetos e qual é a metodologia que pode ser mais eficiente para a sua equipe:

Entretanto, na prática, o que é e como fazer uma gestão de projetos eficiente? Na realidade, quais são as diferenças entre as metodologias de gestão de projetos ágeis e tradicionais? O que acha de responder a todas essas dúvidas? Continue a leitura deste artigo e confira!

O que são metodologias ágeis?

As metodologias ágeis são conceitos que buscam modificar a forma como funciona o mercado de trabalho tradicional. O seu principal objetivo é oferecer mais liberdade para os profissionais dentro de um fluxo de trabalho otimizado e prático. Em resumo, são utilizadas diferentes técnicas com o propósito de tornar diferentes processos de uma empresa muito mais simples e eficientes.

As metodologias ágeis estão todas relacionadas, de forma direta, com o Manifesto Ágil. A estrutura da declaração valoriza e prioriza os seguintes itens, com o objetivo de que eles se tornem pilares dentro de uma organização:

• indivíduos e suas interações acima de procedimentos e ferramentas;
• funcionamento do software acima de documentação abrangente;
• colaboração com o cliente acima da negociação e contrato;
• capacidade de resposta a mudanças acima de um plano preestabelecido.

Na prática, isso significa que a prioridade dentro de uma organização ágil deve ser a aplicação dos métodos à esquerda dos tópicos. De forma alguma, porém, a ideia é acabar com os itens que estão à direta — é apenas uma forma de estipular uma ordem de importância.

O que são metodologias tradicionais?

As metodologias tradicionais de gestão de projetos são várias técnicas, conhecimentos, habilidades e ferramentas utilizadas em conjunto para executar um projeto com sucesso. O principal objetivo é garantir que todo o planejamento seja concluído com êxito, alcançando os resultados mais positivos possíveis. Isso beneficia todas as partes envolvidas: gerente, equipe e clientes.

Em vez de apenas seguir uma ideia e esperar que os resultados apareçam, a gestão de projetos serve exatamente para evitar a má aplicação de tempo e recursos. Todos os aspectos de um plano devem ser gerenciados com eficiência, garantindo que, ao final, o resultado seja entregue. Sem isso, a tendência é que os desperdícios sejam muitos e a meta estipulada não seja alcançada.

A gestão de projetos, portanto, contempla diversas etapas — da ideia até a sua execução — para chegar a um resultado final positivo. Tudo é monitorado de perto para assegurar que os recursos estejam sendo aplicados com eficiência e a entrega seja a mais próxima do ideal. O foco é sempre entregar aquilo que o cliente deseja, evitando desvios e perdas nos processos. O fluxo geralmente é o seguinte:

• iniciação de projeto;
• planejamento;
• execução;
• monitoramento e controle;
• encerramento.

Qual é a diferença entre esses dois tipos de metodologia?

As duas metodologias de gestão de projetos são completamente diferentes. Enquanto uma foca em maior liberdade para os profissionais envolvidos na busca por acelerar todo o fluxo de trabalho, a outra define uma rota com mais etapas que precisam ser seguidas até alcançar o objetivo final: entregar uma solução, serviço, produto ou experiência positiva ao cliente final.

Em resumo, a principal diferença entre os dois tipos de metodologia está justamente na liberdade que os profissionais têm ao longo de um projeto. Enquanto as metodologias ágeis garantem maior flexibilidade e autonomia para quem está envolvido no trabalho, as metodologias tradicionais garantem maior controle para o gestor, com etapas mais lentas, mas sempre fiscalizadas.

E qual é a melhor opção para gestão de projetos?

Essa é uma pergunta muito comum, mas, na realidade, não existe melhor opção. O que há, na verdade, é a melhor alternativa para cada empresa ou negócio. Sempre de acordo com a realidade de cada equipe e os desafios que ela precisa superar. O mais importante, porém, é entender como a gestão de projetos — ágeis ou tradicionais — é fundamental para qualquer companhia.

Imagine que você contratou uma ferramenta de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) para dar início à execução de uma estratégia de Marketing de Conteúdo. Afinal, é preciso conhecer o seu público para ter sucesso, certo? Por isso, uma equipe também é montada para assegurar que os resultados almejados sejam alcançados.

Sem um trabalho de gestão, porém, quais são as chances de ter sucesso? Quem vai definir o plano de ação mais adequado para cumprir os objetivos? E como assegurar que a ferramenta contratada seja, de fato, explorada como deve para, assim, alcançar as suas expectativas? Caso contrário, a sua empresa desperdiçará tempo, recursos e talento com um projeto pouco eficiente.

A gestão de projetos, portanto, desempenha um papel fundamental para assegurar que tudo o que está envolvido na execução de um plano seja, de fato, realizado de forma mais eficiente — seja para evitar atrasos na produção, seja para direcionar as tarefas realizadas. Para ter sucesso, é preciso assegurar que as tarefas estejam sendo executadas no tempo certo e da forma correta.

Assim, sem desperdícios, as chances de entregar um resultado positivo ao cliente se tornam muito maiores. O tempo da sua equipe não é desperdiçado e a execução visa alcançar exatamente o que foi cobrado inicialmente. Etapas não são atravessadas e a entrega final é mais completa. Assim, custos e qualidade são otimizados, garantindo que a sua empresa explore ao máximo cada recurso.

Quais as vantagens de utilizar metodologias de gestão de projetos?

Por que, então, investir em metodologias de gestão de projetos ágeis e tradicionais?

Maior controle dos processos

Pode parecer simples, mas, para realizar um trabalho eficiente, um gestor precisa ter o controle de tudo o que está acontecendo dentro de um projeto. Dentro do conceito de Líder 4.0, saber dividir as tarefas e identificar como tirar o máximo de cada uma delas é fundamental. Para que isso aconteça, porém, é preciso ter um controle de todos os processos executados no projeto.

Para o gestor, é o que vai permitir a correção de tarefas, por exemplo. Percebeu que uma etapa está demorando mais que o esperado? Com esse controle, fica mais fácil evitar que um atraso seja prejudicial à entrega final. Além disso, toda a performance é monitorada, garantindo que tudo esteja sempre de acordo com o planejado e com qualidade e que a entrega seja feita no prazo.

Cumprimento de cronograma

Quando se tem um maior controle sobre cada etapa de um projeto, as chances de cumprir o cronograma estipulado inicialmente aumentam consideravelmente. Essa etapa é necessária não apenas para evitar que atrasos estremeçam a relação com os clientes, mas para assegurar que o que será entregue ao final realmente seja aquilo que foi combinado em um momento inicial.

Cabe ao gestor, portanto, assegurar que cada etapa seja cumprida adequadamente. Assim, ninguém fica sobrecarregado, com toda a equipe com o prazo necessário para cumprir com as suas respectivas obrigações. Esse trabalho também contribui, por exemplo, para a satisfação dos profissionais envolvidos no projeto de responsabilidade de uma liderança eficiente.

Monitoramento de lucratividade

Quando as duas etapas acima são seguidas à risca, a tendência é que desperdícios sejam reduzidos e o potencial seja explorado ao máximo. Ao reunir essas duas características dentro de um projeto, a lucratividade se torna muito maior. Na prática, isso significa garantir que a execução das tarefas esteja dentro do prazo estipulado, evitando que os processos se tornem mais demorados.

Afinal, quanto maior for a demora — especialmente ao extrapolar os prazos —, mais caro será o custo final do seu projeto. Com uma gestão eficiente, fica mais fácil controlar qualquer desvio ou pontos de atenção que prejudiquem a entrega final. Dessa forma, as chances de que o projeto não seja executado, ou ultrapasse o orçamento definido inicialmente, são reduzidas.

Riscos minimizados

Outro ponto aprimorado com uma gestão de projetos eficiente é a redução de riscos ao longo da execução. Independentemente de qual for a área ou o projeto em questão, sempre existem ameaças associadas ao processo. Quando não se tem um controle maior sobre o que está sendo executado, ou mesmo as condições de cada entrega, esses riscos podem ser potencializados.

Em primeiro lugar, se torna mais fácil reconhecer essas ameaças. Um exemplo é perceber que um dos membros da sua equipe está sobrecarregado. Ou seja, grandes riscos de atrasar uma entrega ou de ser insuficiente na sua qualidade. Desde que o gestor passa a ter esse maior controle, as ameaças são identificadas e as soluções para combatê-las podem ser executadas.

Agilidade na tomada de decisões

Além disso, uma gestão de projetos eficiente colabora com a agilidade na tomada de decisões. Imagine que o gestor só fique sabendo que um profissional está com dificuldades e demorando muito para entregar as suas tarefas no dia da reunião semanal? Talvez seja muito tarde para evitar um atraso ou a entrega de um produto com qualidade abaixo do exigido pelo seu cliente.

Ao acompanhar de perto cada etapa do projeto, o gestor evita esse tipo de situação. Ganha também a agilidade para a tomada de decisões. Percebeu que uma das etapas está demorando mais que o planejado inicialmente? Então, é hora de interceder, identificar a causa do problema e tomar as decisões mais adequadas para evitar que aquele risco se torne um problema maior para o projeto.

Maior engajamento do time

Parte fundamental para ter sucesso na execução de qualquer trabalho é contar com o engajamento dos profissionais envolvidos no projeto. Sem isso, a tendência é que os processos sejam mais lentos ou até mesmo entregues com baixa qualidade. É preciso que cada componente da equipe envolvida tenha funções bem definidas.

Cabe ao gestor, portanto, garantir que ninguém fique sobrecarregado, independentemente da metodologia utilizada. Com a gestão de projetos, a definição das tarefas que cada um deve executar é feita de forma estratégica. Esse é o futuro das profissões: cada um faz o que sabe fazer melhor e também terá o tempo necessário para uma execução de qualidade.

Maior satisfação o cliente

Todos os pontos positivos levantados até agora levam a um dos principais fatores para o sucesso em longo prazo de qualquer organização: a satisfação do cliente. Primeiramente, ele participará de um processo transparente e que leva os seus pensamentos e desejos em consideração dentro de cada uma das etapas. Tudo isso resulta em maior satisfação com o andamento do projeto.

O mais importante, porém, é a satisfação com o resultado final. Com a redução de atrasos e a maior produtividade da sua equipe, as chances de entregar um produto ou serviço de maior qualidade e dentro do prazo são muito maiores. Isso contribui diretamente para o seu nível de satisfação com o trabalho em geral da sua empresa, criando mais um diferencial competitivo para a sua marca.

Como escolher a metodologia mais adequada?

Para escolher entre as metodologias de gestão de projetos ágeis e tradicionais, o ponto central é observar quais são as características da sua equipe. Um time que tenha uma cultura colaborativa estabelecida, que aposte sempre no trabalho em equipe e na integração entre as áreas, por exemplo, pode ter maior facilidade para se adaptar aos métodos ágeis.

Enquanto isso, uma estrutura organizacional com setores bastante divididos e com pouca integração entre as áreas, por exemplo, pode ter maior facilidade em ser liderado a partir de uma metodologia tradicional. Especialmente com um gestor comandando todas as etapas e assegurando que tudo aconteça dentro do que foi planejado inicialmente.

Conhecer as diferenças e características das metodologias de gestão de projetos ágeis e tradicionais é o primeiro passo fundamental para o seu negócio. Em seguida, é hora de definir qual opção melhor se encaixa ao seu planejamento e aos desafios da sua equipe. Os dois lados apresentam vantagens e desvantagens, o mais importante é entender qual delas contribui mais para as demandas do seu time.

Agora que você já sabe mais sobre as metodologias de gestão de projetos ágeis e tradicionais e como elas podem ser essenciais para o sucesso do seu negócio, o que acha, então, de conhecer o conceito de Agile Marketing e entender por que e como implementar a gestão ágil no marketing?