Como a Studio ajudou a Nossa Causa a gerenciar seus processos!

Vivemos em um mundo incrível, com muita diversidade, paisagens deslumbrantes e recheado de inúmeras formas de vida. É tanta coisa que, mesmo com todos os avanços tecnológicos e da ciência, não chegamos nem perto de compreender toda a complexidade do ambiente que nos rodeia. A humanidade, mesmo com suas características próprias, faz parte de todo esse ecossistema.

No entanto, não temos feito um trabalho muito bom em fazer a manutenção da nossa casa e da nossa família. Desigualdade social, preconceito, poluição, destruição de florestas, genocídios e guerras são apenas alguns dos exemplos de atitudes recorrentes do ser humano que acabam por prejudicar a nós mesmos, enquanto levamos o resto do planeta junto.

Toda revolução, mudança e melhoria durante toda nossa história só foi conseguida com muita luta. Só que uma causa desorganizada e que não consegue comunicar suas missões e planos de ação para levar a um resultado dificilmente vai ter apelo social. Essa é a visão da Amanda Riesemberg Ferreira, publicitária e sócia fundadora da Nossa Causa e da Because, respectivamente ONG e agência voltadas para a comunicação e marketing para o terceiro setor.

“Em 2013, quando lancei o portal Nossa Causa, percebi que o estado da comunicação das ONGs no Brasil era caótico. Senti que poderia conectar pessoas e empresas de primeiro e segundo setor com organizações de terceiro setor por meio de estratégias de marketing”, relata.

Desde então, muita coisa aconteceu na agência e uma delas foi a implantação do Studio para otimizar a gestão de todos os processos internos. Mas antes de contarmos como o Studio tem ajudado a Nossa Causa a crescer e impactar cada vez mais pessoas, temos que voltar lá em 2011 para acompanhar toda a história da agência.

Tudo começou com uma campanha viral

A história da Nossa Causa começou em 2011, quando Amanda estava produzindo seu trabalho de conclusão de curso. À época, ela trabalhava em uma agência de publicidade em Curitiba e iniciou o atendimento a alguns projetos para ONGs. Um deles era uma campanha de mobilização para deficientes físicos, chamada “Esta vaga não é sua nem por um minuto”, sucesso no Brasil e no mundo.

“Foi uma campanha que eu gerenciei do início ao fim. Ganhamos Ouro no prêmio Colunistas 2011 na categoria Peça Publicitária Viral e o Prêmio do Yahoo Big Idea Chair 2011 na categoria Solidariedade e acabou sendo veiculada na Globo”. Amanda redigiu seu TCC sobre mobilização social na internet, usando esta campanha viral como um estudo de caso.

Na conclusão de curso, os alunos, além do trabalho escrito, precisavam entregar um produto. Foi aí que ela criou a Nossa Causa, na época um aplicativo sobre defesa de causas. Após um intercâmbio sobre empoderamento feminino, Amanda recuperou a ideia central da Nossa Causa e a desenvolveu melhor.

Voltando ao Brasil, ela participou de um programa de incubamento na Impact Hub sobre empreendedorismo de impacto durante nove meses e criou um blog com conteúdos sobre terceiro setor e dicas para ONGs investirem em comunicação.

Em 2013 é lançado o portal Nossa Causa, direcionado a inspirar pessoas e organizações a potencializarem seu impacto e consciência social e, em 2015, o escritório é aberto.

O objetivo era atender projetos sociais, mas faltava organização na agência. Investiram em inbound marketing. O resultado foi que mais de 70% dos clientes da Nossa Causa vieram de inbound, ou seja, prospects que viram webinars, leram artigos de blog ou se inscreveram em newsletter. Em 2017 a Nossa Causa, além de agência, também se tornou uma ONG. No entanto, o projeto era separar a ONG da agência.

Em 6 de maio deste ano é inaugurada a agência Because e a Nossa Causa ganha nova sede como ONG. É aí que o Studio entra na história.

A mensuração de processos e resultados com o Studio

A Nossa Causa (e também a Because) começou a usar o Studio em março deste ano e, em pouco mais de três meses, já vem mostrando resultados positivos para a agência. O que antes era obscuro e levado a partir de julgamentos subjetivos, agora é metrificado e analisado com base em números.

Segundo Amanda, a agência tinha um grande desafio à frente: gerar lucro. As contas e despesas eram pagas, mas não tinham lucro o suficiente para poderem investir. “Começamos a achar que poderia ser o nosso valor/hora. Então aumentamos para R$ 124,90 por hora, porém, continuamos a não ter lucro”.

Mas este é um ano de mudanças na Nossa Causa e o Studio tem encabeçado essa tendência! Com a plataforma, a agência começou a ter consciência de vários problemas de gestão que, antes, passavam despercebidos. O Studio iluminou o caminho da Nossa Causa.

Um dos problemas era com relação à precificação dos jobs, principalmente no que diz respeito a quantidade de horas despendidas para terminar uma tarefa. Eles verificaram que um cliente gerou um trabalho de 46 horas, mas que só comprou 28 horas. Ou seja, estavam trabalhando muito mais do que deviam. Com esses dados em mãos, a precificação dos jobs por hora fica bem mais certa.

Um outro caso alertou para a importância do timesheet e dos relatórios de produtividade por funcionário. Um redator teve que diminuir sua carga horária devido ao ingresso em um curso de mestrado, mas afirmou que poderia manter a mesma quantidade de jobs, pois conseguiria repor.

Contudo, no mês de abril vários jobs de redação começaram a atrasar e o Studio revelou uma diminuição de 40% na produtividade desse redator. “Só o Studio conseguiu mostrar isso de maneira assertiva. Os relatórios de produtividade nos ajudaram a ver melhor esses problemas. Assim, conseguimos resolvê-los de maneira muito mais rápida”.

Outra funcionalidade que ajudou a organizar os processos na Nossa Causa foi o índice de refações. O Studio apontou que eles estavam gastando muito tempo realizando tarefas de redes sociais somente por conta de um número grande de refações. Se cobravam uma tarefa por meia hora, demoravam mais de uma hora e meia para finalizar devido à retrabalhos. Com esses dados organizados, fica muito mais fácil mostrar para o cliente que o índice de refações está alto.

Mudanças positivas

Com todas esses insights proporcionados pelo software, são várias as mudanças que a Nossa Causa já coloca em prática. De acordo com Amanda, agora ela tem um maior entendimento sobre as horas despendidas em jobs, tarefas, peças e atividades. “Com essa visibilidade toda, podemos avaliar a produtividade da equipe, temos mais controle das horas de cada cliente e, como todo nosso trabalho é estimado em horas, temos informações mais assertivas para a precificação dos jobs”.

E, por ser uma plataforma totalmente direcionada para a gestão completa de agências, há uma grande identificação. Poder cadastrar modelos de job e peças e colocar informações de clientes dentro do Studio agiliza o trabalho e facilita o entendimento do cliente. São, ao todo, 15 pessoas na Nossa Causa e, com o diagrama de gantt, eles estão conseguindo ter uma visão mais ampla das pautas e organizar muito melhor o andamento das tarefas.“Podemos dizer que, com o Studio, estamos fazendo muitos diagnósticos para nos conhecer como nunca antes. Nossas propostas estão muito mais completas e assertivas, pois temos relatórios que nos ajudam a fazer uma gestão de tempo. Além disso adicionamos dois itens essenciais na precificação: margem de risco e margem de lucro. Antes estávamos absorvendo essa margem de risco e diminuindo nosso lucro”.

Amanda Riesemberg Ferreira, sócia fundadora da Nossa Causa

A Nossa Causa não para por aqui

Com o Studio, a Nossa Causa tem tudo para crescer e impactar cada vez mais pessoas com campanhas que transformam o mundo. Para este ano, a meta é aumentar o faturamento em 40% e conseguir o certificado de empresa B, que valoriza as melhores organizações para o bem do mundo. Agora com processos organizados e integrados em uma só plataforma, essas metas ficam muito mais concretas.

Para Amanda, o Studio também representa mais tempo para ser genial. “Eu sei que trabalho bastante, mas não sei quanto. Tudo era na base do instinto, mas agora trabalhamos com números reais e concretos. Com o Studio posso ver se estou gastando muito tempo na parte operacional, o que é ruim, pois quero ter mais tempo para focar em atividades estratégicas”.

E então, que tal seguir o exemplo da Nossa Causa e começar a otimizar sua gestão, mensurando os processos na sua agência de maneira assertiva e aumentando a produtividade da sua equipe? Clique aqui para criar sua conta e veja como é ter uma gestão integrada!

<!–[if lte IE 8]>

<![endif]–> hbspt.cta.load(355484, ‘9e3211a4-9242-4f1c-a16c-ec9cdf2c4081’, {});