Gerir uma agência de publicidade é como equilibrar vários pratinhos ao mesmo tempo: projetos, prazos, finanças, equipes e, claro, a necessidade constante de inovação. Segundo uma pesquisa da Mlabs com profissionais de mídias sociais, 43% dos donos de agência consideram a organização e gerenciamento de processos internos seu maior desafio. E, apesar disso, 85% desses gestores não usam um software de gestão integrado. O resultado? Muito retrabalho, tempo perdido e dados fragmentados, o que dificulta a tomada de decisão e prejudica a eficiência da agência.
É aí que o iClips entra em cena. Desenvolvido especialmente para agências, o iClips é uma plataforma que integra tudo o que você precisa em um só lugar, desde a gestão de mídia até o controle financeiro e de projetos. Ele foi feito para simplificar a rotina da agência, eliminando a necessidade de usar vários softwares diferentes e dando mais tempo para o que realmente importa — a criatividade e os resultados.
A história do iclips: uma solução feita por quem entende de agências
O iClips nasceu em 2001, no Softex Genesis da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), com um objetivo claro: resolver um problema real do mercado. Na época, não existia no Brasil um sistema de gestão que funcionasse tanto em Windows quanto em Mac, e foi aí que surgiu a ideia de criar uma plataforma 100% web para agências. Desde o início, o iClips foi pensado para ser prático, acessível e, acima de tudo, especializado no dia a dia das agências de publicidade.
Ao longo dos anos, o iClips passou por uma série de evoluções. Lançamos novas versões do software, expandimos funcionalidades e adotamos o modelo SaaS, tornando a plataforma ainda mais acessível e escalável. Também criamos um setor de Customer Success, dedicado a garantir que nossos clientes tenham o suporte necessário para alcançar os melhores resultados. Hoje, com mais de 20 anos de mercado, o iClips segue inovando, sempre com foco em simplificar a gestão de agências.
Como o iClips contribui para a gestão de cada setor da sua agência?
O iClips é uma ferramenta que entende as necessidades de todos os setores da sua agência. Ele não só resolve problemas pontuais, mas também integra todas as áreas, garantindo que tudo funcione de forma alinhada e eficiente. Vamos ver como ele funciona na prática:
No setor de mídia, o iClips facilita a integração de dados de campanhas, permitindo que o gestor de mídia tenha uma visão completa do desempenho em tempo real. Com relatórios detalhados, é possível acompanhar métricas como ROI, CPC e CTR, além de otimizar investimentos com base em dados confiáveis. A plataforma também simplifica a gestão de fornecedores e veículos, garantindo que todas as informações estejam organizadas e acessíveis.
Principais funcionalidades de iClips para mídia:
- Planejamento estratégico de mídia: centraliza o planejamento, permitindo visualizar facilmente onde cada verba está sendo aplicada.
- Automação do cadastro de tabelas de preços: utiliza o arquivo JoveData para eliminar inserções manuais e reduzir erros na precificação.
- Relatórios detalhados: gera relatórios com investimentos organizados por veículo, canal e período, facilitando a análise e otimização dos recursos.
- Gráficos comparativos: compara valores planejados e realizados, ajudando a identificar discrepâncias e ajustar estratégias futuras.
- Envio automatizado de informações para o CENP: facilita o reporte de investimentos ao Conselho Executivo das Normas-Padrão diretamente pelo sistema, garantindo conformidade e segurança.
Já no setor financeiro, o iClips oferece um controle completo sobre custos, faturamento e fluxo de caixa. Com relatórios automatizados, você consegue visualizar de forma clara e rápida informações como despesas, receitas e margens de lucro. Isso não só ajuda a identificar oportunidades de economia, mas também garante mais previsibilidade para o planejamento financeiro da agência.
Principais funcionalidades de iClips para o financeiro
- Automação de processos financeiros: reduz tarefas manuais, como lançamentos e conciliações, reduzindo erros e aumentando a eficiência operacional.
- Controle de orçamento: permite monitorar valores planejados versus realizados, ajudando a identificar desvios e ajustar estratégias financeiras.
- Integração com sistemas contábeis: conecta-se a sistemas de contabilidade para automatizar a transferência de dados, garantindo precisão e conformidade fiscal.
- Gestão de fluxo de caixa: facilita o acompanhamento de entradas e saídas de recursos, proporcionando uma visão clara da saúde financeira da empresa.
- Conformidade e segurança: garante que todas as operações financeiras estejam em conformidade com as normas regulatórias, reduzindo riscos e aumentando a segurança dos dados.
- Análise de Desempenho Financeiro: oferece ferramentas para comparar resultados financeiros ao longo do tempo, identificando tendências e oportunidades de melhoria.
Para o setor de projetos, o iClips é uma ferramenta essencial. Ele permite organizar tarefas, prazos e equipes de forma simples e intuitiva. Com a visibilidade completa do status de cada projeto, fica mais fácil evitar atrasos e garantir que todas as entregas sejam feitas com qualidade. Além disso, a integração com as áreas de mídia e finanças garante que todos os setores trabalhem em sintonia, evitando retrabalhos e falhas de comunicação.
Principais funcionalidades de iClips para gestão de projetos
- Centralização de informações do projeto: reúne todos os dados relacionados ao projeto em um único lugar, facilitando o acesso e a organização das informações.
- Planejamento de recursos: permite alocar recursos humanos, financeiros e materiais de forma eficiente, garantindo o cumprimento dos prazos e orçamentos.
- Acompanhamento de tarefas e prazos: Oferece ferramentas para monitorar o progresso das atividades, identificar atrasos e ajustar cronogramas conforme necessário.
- Relatórios de desempenho: gera relatórios detalhados sobre o andamento do projeto, incluindo métricas de produtividade, custos e prazos, facilitando a análise e a tomada de decisões.
- Colaboração em equipe: facilita a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, com ferramentas para compartilhamento de arquivos, atualizações em tempo real e comentários.
- Controle de orçamento: acompanha os custos do projeto em tempo real, comparando valores planejados com os realizados, e alerta sobre possíveis estouros de orçamento.
- Personalização de fluxos de trabalho: Permite adaptar o sistema às necessidades específicas de cada projeto, criando fluxos de trabalho customizados.
- Armazenamento de documentos: Centraliza a documentação do projeto, garantindo que todos os arquivos importantes estejam acessíveis e organizados.
- Modelos de dashboard personalizados: oferece diferentes opções de visualização, como Blocos, Lista, Gantt e Kanban, permitindo que a equipe escolha a melhor forma de acompanhar o andamento dos projetos e organizar tarefas conforme a necessidade.
- Gestão de tempo integrada: possibilita o controle preciso do tempo dedicado a cada tarefa com um botão de play/pausa, facilitando o monitoramento da produtividade da equipe e ajudando na precificação dos serviços com base no tempo real de trabalho.
No setor de atendimento, o iClips melhora a comunicação com os clientes, oferecendo acesso rápido a dados e relatórios para apresentações. Com informações claras e atualizadas, fica mais fácil demonstrar o valor do trabalho da agência e fortalecer a relação com os clientes. A plataforma também permite compartilhar relatórios personalizados, o que ajuda a manter os clientes sempre informados sobre o andamento das campanhas.
Principais funcionalidades de iClips para o atendimento
- Centralização da comunicação: reúne todas as interações com o cliente em um único lugar, facilitando o acesso ao histórico de contatos e melhorando a eficiência do atendimento.
- Automatização de mensagens: permite o envio automático de mensagens personalizadas, como lembretes, confirmações e atualizações, agilizando a comunicação e reduzindo erros.
- Alertas e notificações: envia alertas em tempo real para a equipe sobre novas solicitações ou prazos importantes, garantindo agilidade no atendimento.
- Colaboração interna: permite que a equipe compartilhe informações e colabore em tempo real para resolver questões complexas, melhorando a eficiência do atendimento.
E, por fim, no setor de criação, o iClips ajuda a simplificar a gestão de prazos e entregas. Com integração de briefings e feedbacks, a plataforma garante que os criativos tenham todas as informações necessárias para trabalhar com mais eficiência e foco. Além disso, o iClips permite acompanhar o progresso das tarefas, garantindo que tudo esteja dentro do cronograma.
Principais funcionalidades de iClips para criação:
- Centralização de briefings: reúne todos os briefings e informações necessárias para os projetos em um único lugar, garantindo que o time de criação tenha acesso fácil e rápido aos detalhes essenciais.
- Comunicação eficiente: facilita a troca de informações entre o time de criação e outros departamentos, como atendimento e planejamento, reduzindo ruídos e retrabalhos.
- Acompanhamento de demandas: permite monitorar o status das solicitações e projetos em andamento, ajudando o time de criação a priorizar tarefas e cumprir prazos.
- Armazenamento de materiais: oferece um repositório centralizado para arquivos de referência, como imagens, vídeos e documentos, facilitando o acesso e a organização dos recursos criativos.
- Feedback organizado: centraliza os feedbacks dos clientes e da equipe interna, permitindo que o time de criação ajuste os trabalhos de forma ágil e precisa.
- Colaboração em tempo real: facilita a colaboração entre os membros do time de criação, permitindo que trabalhem juntos em projetos, mesmo remotamente.
- Padronização de processos: ajuda a estabelecer fluxos de trabalho claros e padronizados, aumentando a eficiência e a qualidade das entregas.
- Acesso a histórico de projetos: mantém um registro completo de projetos anteriores, permitindo que o time de criação consulte referências e aprenda com trabalhos passados.
Por que escolher iClips para gestão de agências?
Como um software de gestão integrada especializado para agências, ele oferece ferramentas que estruturam e fortalecem a operação, garantindo maior eficiência e previsibilidade.
A integração entre operação, finanças e mensuração de resultados é o que torna o iClips um verdadeiro diferencial para agências que desejam profissionalizar sua gestão. A plataforma centraliza todas as informações, reduz falhas de comunicação e otimiza o trabalho em equipe, garantindo mais qualidade nas entregas e maior previsibilidade nos resultados.
Veja na tabela abaixo como iclips se diferencia de outros softwares:
Funcionalidades | iClips | Outros softwares de gestão integrada | Softwares de gestão específicos |
Gestão de Projetos Criativos | Gestão de tarefas, integração com equipes e clientes, controle de prazos e orçamentos. | Funcionalidade semelhante, mas com limitações em integração de processos e controle financeiro. | Foco na organização das tarefas, sem integração financeira ou de clientes. |
Gestão de Tempo e Produtividade | Relatórios automatizados, cronogramas inteligentes, timesheet integrado | Recursos básicos de produtividade, mas carecem de uma visão unificada de todos os processos. | Limitado à organização de tarefas, sem controle de produtividade e tempo em tempo real. |
Gestão Financeira Integrada | Controle de orçamentos, emissão de notas fiscais, relatórios de faturamento conectados aos projetos. | Ferramentas de controle financeiro, porém sem integração direta com o processo criativo e de gestão de equipe. | Softwares de contabilidade específicos, com foco em finanças, mas sem integração com a gestão de projetos. |
Gestão de Equipes e Colaboradores | Acompanhamento de desempenho, fluxo de trabalho colaborativo, integração de funções (gerentes, criativos, comerciais). | Permite gestão de equipes, mas com menos foco na colaboração e integração em tempo real. | Focado em tarefas e organização, mas sem integração com a equipe ou outras funcionalidades. |
Relatórios de Gestão | Relatórios detalhados sobre performance, ROI e produtividade, com foco em resultados mensuráveis. | Relatórios financeiros e de produtividade, mas limitados quanto à análise de resultados integrados. | Relatórios básicos de produtividade, mas sem foco em ROI ou performance. |
Automação de Processos | Automação de tarefas repetitivas e integração com outros sistemas (financeiro, RH, etc.). | Automação parcial de processos, mas sem a mesma amplitude de integração entre departamentos. | Focam em tarefas específicas, sem automação de processos integrados ou interdepartamentais. |
Facilidade de Implementação | Rápida implementação e treinamento, com integração direta aos processos da agência. | Implementação fácil, mas a integração com outras áreas pode ser mais desafiadora. | Implementação fácil, mas limitada a áreas específicas sem integração com outros departamentos. |
Se você está pronto para ver como o iClips pode transformar a gestão da sua agência, agende uma demonstração gratuita e descubra por que somos a solução preferida de tantas agências no Brasil.