O que é WMS, como funciona e quais são os benefícios desse sistema?

As operações logísticas são tão complexas e encadeadas que o termo “cadeia” é perfeitamente aplicável. A chamada cadeia de suprimentos explica muito bem como as operações estão interconectadas e dependem umas das outras para entregar um bom resultado ao cliente. Nesse conjunto de etapas, temos o transporte e o armazenamento como dois momentos-chave.

Para o transporte, há sistemas específicos de gestão que cuidam dos pormenores. Já o WMS (Warehouse Management System ou sistema de gestão de armazéns) cuida da armazenagem, com funções completas para gerar visibilidade e possibilitar um gerenciamento inteligente.

Contar com um sistema WMS para o armazenamento é como ter um CRM para vendas e marketing: a empresa só tem a ganhar, mas deve saber qual é a opção ideal. Entenda melhor esse sistema, suas características e vantagens, a seguir.

Neste artigo, vamos conferir:

O que é WMS?

O WMS é um sistema de gestão de armazéns ou centros de armazenamento. A aplicação se encarrega de administrar as demandas de um dos processos-chave de uma cadeia logística — o momento em que os produtos são estocados para, depois, serem transportados. Nesse sentido, é preciso cuidar de todas as fases, desde a entrada até a saída.

O sistema gerencia os recebimentos, cadastra os produtos que chegam, cuida da movimentação dos itens dentro do armazém, organiza a separação e a expedição, em seguida. Ou seja, pensa no armazém como um estabelecimento físico com espaço limitado, buscando sempre otimizar ao máximo o uso desse ambiente. É muito útil para empresas que estão associadas com e-commerces, por exemplo.

Em outras palavras, o WMS oferece automação para ajudar a organizar um centro de estocagem, de modo que a empresa do armazenamento cumpra seu papel na cadeia de suprimentos com sucesso. É um sistema a ser utilizado em consonância com outros, como o TMS (gestão de transportes), o software ERP (gestão geral da empresa) e o SCM (gestão de cadeia de suprimentos).

Mesmo que a gestão de ordens de compras, por exemplo, não seja uma das finalidades principais do WMS, o sistema deve saber quando um pedido chega para organizar os produtos. É preciso adaptar cada aplicação ao modo de funcionamento da empresa, em termos de parceria com os outros agentes da cadeia.

Em suma, o sistema de gestão de armazéns olha para o espaço, buscando organizá-lo, ajusta o trabalho das pessoas e cuida das mercadorias, permitindo uma visão sobre pequenos detalhes. Ou seja, é possível verificar data de validade, quantidade, fornecedor e outros dados cadastrais de cada produto que adentra o armazém.

Como isso funciona?

Geralmente, os sistemas de WMS modernos se destacam das opções antigas por apresentarem o controle geral diretamente no dispositivo móvel, celular ou tablet. Assim, a gestão é capaz de visualizar informações precisas em tempo real, bem como consegue agir de forma eficiente para solucionar problemas.

A aplicação atua, também, como um funcionário virtual, ao cuidar de algumas tarefas menores e mais detalhadas, no lugar dos humanos. Um exemplo disso é a conferência de itens para garantir a organização do que entrou e do que está no sistema. Outra tarefa é a localização de produtos no armazém, o que é importante em centros muito grandes.

Além desse lado mais operacional, o WMS permite o apoio ao planejamento estratégico e à tomada de decisão. É possível gerar relatórios e dashboards com KPIs e métricas relevantes para que os líderes saibam o que ocorre no armazém e consigam optar por caminhos específicos.

Além do que já falamos, há outras funcionalidades cruciais em um WMS:

• gerencia a transferência de produtos entre armazéns, com o controle da comunicação entre as partes;
• serve como um sistema para gestão do inventário;
• organiza a movimentação das paletes e dos produtos no armazém, inclusive, com o controle de rota para movimentar;
• administra os veículos de entrega.

Assim que um produto adentra o espaço de armazenamento, o sistema permite registrá-lo, a fim de evitar problemas depois, e já define o local ideal para estocagem, de acordo com o destino e com o prazo para expedição. Cada centro de distribuição (CD) ou armazém pode ter uma lógica diferente, mas a aplicação ajuda a gerenciar isso e a adotar essas lógicas.

Como o WMS pode ajudar?

Um dos principais aspectos é a visibilidade. Com um sistema WMS, a gestão consegue ter acesso a todos os pontos de seu armazém, sem erros. É como ter um monitor em todos os cantos gerenciando produtos, controlando o pessoal e articulando com outros agentes da cadeia. Tudo isso fica claramente exposto no dispositivo de preferência do gestor.

Com o inventário e o controle da separação, é viável ter informações completas e consolidadas acerca das operações internas e evitar as dificuldades comuns por falta de visibilidade.

Outro fator é a integração com sistemas já existentes, que cuidam de outras frentes. Um ERP, por exemplo, pode automaticamente ser conectado ao WMS para oferecer dados precisos e ativar alguns alertas sobre prazos, chegada de mercadorias e saídas. Dessa forma, fica fácil integrar a gestão de armazéns ao parque tecnológico da companhia, de modo que todos os sistemas estejam devidamente encadeados.

Quais são as principais vantagens do WMS?

Nesta seção do texto, vamos abordar as vantagens do WMS que tornam o sistema tão atraente para as empresas.

Otimização de processos

Um dos benefícios é a melhoria nos processos internos no dia a dia. Com o apoio do WMS, é possível melhorar o andamento das operações, ao eliminar gargalos e entraves comuns decorrentes de falhas. Desse modo, o cotidiano flui naturalmente, de acordo com o esperado e com os prazos a serem cumpridos. A automação ajuda com consistência, agilidade e estabilidade.

Melhoria no inventário

Outra vantagem é a melhoria nos inventários. O WMS gera visibilidade, como já apontamos, o que permite controlar de maneira mais precisa o registro dos itens estocados. O levantamento se torna mais amplo, completo e sem erros, de modo a não gerar dores de cabeça e problemas inesperados para a gestão.

Justamente pelo controle em tempo real, é possível aumentar a precisão na gestão do que está armazenado e do que já saiu do estabelecimento.

Integração de processos

Além de ajudar no inventário, o sistema favorece a integração entre os setores do CD/armazém e entre o armazenamento e as outras etapas. Ou seja, é viável sincronizar as informações de compras com a chegada de mercadorias e, depois, com o transporte para que tudo flua como se fosse um único agente controlando.

Redução das movimentações

Outro ponto bem específico dos centros de armazenamento é o fluxo de movimentação dos produtos. Com um sistema de gestão de armazéns, a empresa consegue diminuir a movimentação de produtos pelo local, o que resulta em menos congestionamento, menos entraves e maior fluidez dentro do espaço de trabalho. Isso tudo é sinônimo de uma redução nas avarias em produtos, também.

O sistema permite definir o local ideal para a separação e a expedição rápidas e eficientes, dentro do prazo determinado. Por conseguinte, as rotas são as mínimas possíveis, de um ponto planejado a outro. Diante disso, o dia a dia fica muito mais suave e organizado, o que é essencial, sobretudo, para grandes centros.

Além disso, com o rastreamento dos itens dentro do ambiente, não é preciso que um colaborador fique procurando por muito tempo um produto.

Conservação da qualidade dos produtos

O WMS favorece uma gestão que prioriza o cuidado com a integridade do que está sendo estocado, levando em consideração, inclusive, questões de validade e de arejamento. Essa administração inteligente permite que os produtos passem pela estocagem em condições ideais para serem transportados posteriormente.

Prevenção de perda

E as perdas que tanto prejudicam os armazéns e a reputação dessas empresas em uma cadeia logística? Com os sistemas de gestão, é possível eliminar esse risco, ao garantir uma boa conferência, o rastreamento e o controle de todas as etapas de manipulação. Desde o momento em que um item entra no CD/armazém, ele é monitorado e gerenciado com todo cuidado para que seja expedido de forma segura.

Como a gestão não perde visibilidade em nenhum momento, é possível garantir que não haja perdas, furtos e outros problemas de desaparecimento de mercadorias. Assim, a liderança assegura a tranquilidade dos outros agentes e a confiança do cliente final.

Redução do tempo de espera e dos prazos

Um WMS organiza e coordena todas as etapas do armazenamento, do recebimento à expedição, de modo a agilizar tudo. Assim, é normal que o tempo para uma tarefa ser concluída seja diminuído, o que torna o processo mais simples. Por outro lado, o produto pode chegar mais rapidamente às transportadoras e, eventualmente, ao cliente.

Quais são os problemas que ele resolve?

Agora, vamos analisar por outro ângulo: olhando os problemas que um WMS ajuda a resolver com eficácia. Primeiramente, temos que mencionar a prevenção de erros de contagem em um inventário. Essa é uma falha comum em cenários em que não há sistemas de gestão de armazém, o que gera perdas de produtos ou excesso de estoque sem conformidade com os sistemas.

A precisão do WMS ajuda a jogar luz sobre essa questão, com a automação realizando um trabalho de conferência em tempo real. Assim que um produto chega, já é registrado e está disponível para o inventário. Tudo fica sincronizado, sem necessidade de uma conferência manual.

Há, também, a prevenção de erros e atrasos na separação dos produtos para entrega. Uma vez que os itens já são estocados com destino certo, prazo estipulado e prontos para a expedição, o processo de enviar se torna natural e fácil. A gestão centralizada de todas as etapas torna a expedição intuitiva e segura, com um controle visível do que e quando cada produto tem que sair.

Em complemento, é possível evitar atrasos nas entregas, que ocorre quando há desorganização no centro de armazenagem e que gera insatisfação do cliente e problemas com outros agentes da cadeia. Com um WMS, isso se torna passado. O sistema gerencia todas as ações e movimentações de acordo com o planejamento de prazo para garantir que tudo ocorra dentro do que foi prometido para os clientes.

Outro ponto é a eliminação de espaços vazios e de falta deles, concomitantemente. O primeiro problema é quando há espaços demais disponíveis, o que significa que o centro de armazenagem não está sendo devidamente aproveitado. O segundo problema significa que quando um produto chega, ele pode ser embargado por um excesso de estoque parado.

O WMS atua nessas duas frentes, com combate a esses riscos. Gerencia os espaços com endereçamento e conformidade com sistemas de outros agentes (como as ordens de pedidos) para preencher corretamente cada vaga. Por outro lado, faz com que os itens sejam movimentados e expedidos corretamente para deixar os espaços vazios para novos produtos.

Como escolher o WMS ideal?

Diante de tudo o que falamos, é fundamental entender como alcançar esses resultados com um WMS. Para isso, é necessário escolher a opção certa para sua empresa. Para isso, é importante seguir as próximas dicas.

Comece avaliando as suas necessidades. Tenha em mente o porquê de usar um WMS e qual o objetivo do sistema em sua empresa. Para saber disso, o ideal é levantar os problemas existentes e identificar módulos no WMS que possam resolvê-los. Pode ser picking ruim, atrasos nos processos, perdas de produtos, trabalho manual demais ou outros.

Em seguida, avalie quem está fornecendo o WMS. Procure os projetos anteriores, identifique os clientes e saiba mais sobre o histórico do fornecedor. Então, veja se há uma conexão com sua empresa e com o que você precisa.

Logo depois, analise quais módulos serão necessários e implemente somente o que precisa. Por fim, implante o sistema e monitore para escalar a solução aos poucos, de acordo com a demanda.

O WMS é um sistema muito útil para gerenciar o armazenamento e evitar erros envolvendo os produtos. No final das contas, ajuda a melhorar a experiência dos clientes, com entregas no prazo ideal e menos problemas para resolver. É, sobretudo, essencial para reduzir custos e tornar os processos simples.

Gostou de entender esse sistema? Saiba mais sobre o planejamento de logística.