A concorrência, por mais saudável que seja, obriga as empresas a investirem cada vez mais recursos na gestão de operações para melhorar seus processos e consequentemente, a empresa. Mas em alguns lugares, o planejamento operacional é simplesmente ignorado.
Uma das etapas da gestão de operações é elaborar um planejamento estratégico. E, muitas vezes, o cronograma de uma empresa sobre as estratégias para os próximos anos vai por água abaixo pela falta de uma simples etapa, que é o planejamento operacional.
A verdade é que muitas são acostumadas a fazer apenas o planejamento estratégico, que contempla as táticas para o crescimento da empresa, mas esquecem de fazer o planejamento operacional, que é tão essencial quanto, pois acrescenta outras partes importantes do seu negócio.
Pode ser o fator determinante para o sucesso do planejamento estratégico e, claro, da sua empresa. Para evitar que a sua empresa caia no mesmo erro, vamos explicar o que é o planejamento operacional e como executá-lo, neste artigo.
- O que é o planejamento operacional?
- Por que devo fazer o planejamento operacional?
- Qual a diferença do planejamento operacional para o planejamento estratégico?
- Qual é o melhor: planejamento estratégico ou planejamento operacional?
- Como colocar o planejamento operacional em prática?
- Quais são os exemplos mais comuns de planejamento operacional?
O que é o planejamento operacional?
Antes de explicarmos o que é exatamente o planejamento operacional, precisamos falar sobre o planejamento estratégico. Ele é responsável por descrever a missão e a visão, além da definição de metas de longo alcance dos próximos anos de uma empresa. Geralmente o plano estratégico é feito a cada 3 ou 5 anos.
Já o planejamento operacional, também conhecido como plano de trabalho, é a parte do planejamento estratégico responsável por mostrar um fluxo de trabalho diário, ou seja, ele transforma as metas e objetivos do planejamento estratégico em tarefas menores e executáveis.
Por ser mais prático e “mão na massa”, o planejamento operacional lida com os processos internos da empresa e com os recursos, que podem ser humanos ou financeiros, por exemplo.
O planejamento operacional é feito geralmente por vários profissionais de uma parte da empresa, mas precisa ser aprovado pelo gestor do departamento.
Por que devo fazer o planejamento operacional?
A maior importância do planejamento operacional está no seu próprio conceito, que é a transformação da visão e das metas em fluxo de trabalho para o próximo ano.
Por exemplo, se você está elaborando um planejamento estratégico de 2020 a 2022, convém elaborar também o planejamento operacional para 2020 e descobrir o que precisa ser feito para a visão da sua empresa se tornar realidade.
Além disso, você consegue detectar melhor os gargalos da empresa e o que pode fazer para melhorar os setores da empresa para que as metas sejam cumpridas. Isso pode fazer a diferença entre ter sucesso no cumprimento do planejamento estratégico ou não.
Qual a diferença do planejamento operacional para o planejamento estratégico?
Se durante a elaboração do planejamento estratégico, por exemplo, foi estabelecida a meta de aumentar a produtividade, no planejamento operacional verifica-se a necessidade de fazer treinamentos sobre esse assunto pelo departamento de recursos humanos.
Como não há colaboradores suficientes para tal demanda, o que precisa ser feito para que ele seja cumprido? São esses tipos de questões que são resolvidas no planejamento operacional.
Apesar de complementares, o planejamento estratégico e o operacional têm diferenças. Veja!
Diferença de tempo
Como explicamos, enquanto o planejamento estratégico é focado em 3 a 5 anos, o planejamento operacional é feito anualmente, no geral.
Diferença de foco
O planejamento estratégico é feito para a empresa como um todo, ou seja, são os esforços de cada departamento em conjunto que farão as metas serem alcançadas.
Já o planejamento operacional é feito por departamento, ou seja, o que cada setor vai fazer para contribuir para o planejamento estratégico naquele ano. Em empresas maiores, inclusive, é comum encontrarmos mais de um plano de trabalho no mesmo setor.
Diferença de liderança
Por terem diferenças no próprio conceito, as lideranças envolvidas nos dois planejamentos também são diferentes. Enquanto o estratégico envolve os líderes de cargos mais altos, o planejamento operacional é responsabilidade dos gestores dos departamentos.
Diferença de orçamento
Os custos para a realização do planejamento estratégico são retirados do orçamento estratégico, uma parte específica do orçamento da empresa, enquanto o planejamento operacional vem do orçamento de cada departamento da empresa.
Existe a possibilidade de fazer cada departamento retirar uma parte do seu orçamento para ajudar na elaboração do plano estratégico, mas isso é menos comum.
Como cada setor é responsável por criar seu próprio plano de trabalho, cabe ao setor destinar recursos para elaborar o seu plano individual. Isso ajuda, inclusive, a tomar decisões mais alinhadas ao plano estratégico e por consequência, aos objetivos da empresa.
Por exemplo, se uma das metas da empresa é ser ambientalmente responsável, a prioridade do orçamento nos departamentos é maior para elaborar atividades que contribuam para essa meta, como investir em processos que gastem menos papel.
Diferença nos relatórios
A diferença na liderança também influencia aqui, pois a entrega dos relatórios e o nível de cobrança no desempenho são diferentes. Enquanto o plano estratégico tem um comitê gestor, que pede relatórios específicos e minuciosos, o planejamento operacional de cada departamento tem maior flexibilização nos dados de cada relatório cobrado.
Isso não quer dizer que seja feito de qualquer jeito ou com menor cobrança, mas sim que a especificidade de cada departamento exerce influência nos relatórios, que podem, inclusive, ser transformados em outros relatórios para serem passados ao comitê responsável pelo planejamento estratégico.
Qual é o melhor: planejamento estratégico ou planejamento operacional?
A comparação entre um e outro é válida para entender os conceitos e diferenças de cada um. Porém, não significa que compará-los para ver qual é o melhor seja do mesmo jeito.
Eles são complementares e para empresas que querem ser mais orientadas à estratégia, precisam ter os dois tipos de planejamento para o sucesso na construção, elaboração e cumprimentos das suas metas.
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Como colocar o planejamento operacional em prática?
O primeiro passo para elaborar o planejamento operacional é criar o planejamento estratégico. Afinal, como executar algo que não existe? É a partir da definição da visão da empresa para os próximos anos que começa a ser esmiuçado o plano de trabalho para o ano seguinte.
Cada planejamento operacional deve abordar pelos menos estes 5 pontos para que seja efetivo. Acompanhe!
1. Recursos humanos
Quem é o responsável e quem executará cada projeto? Quais são as habilidades necessárias que eles precisam ter para conseguir finalizar com sucesso tal projeto?
2. Recursos financeiros
Qual é o capital necessário para a implementação dos projetos? De onde sairá esses valores?
3. Recursos de tempo
Qual a estimativa de tempo para realizar e quais são as datas de início e término, além de descrever como garantir que seja realizado no tempo determinado.
4. Indicadores de performance
Como medir o sucesso do projeto? O que precisa ser alcançado? Fazer a gestão baseada em OKR’s pode ser uma saída viável para melhorar o plano de trabalho.
5. Gerenciamento de risco
Procurar prever quais são os riscos inerentes ao projeto e descrever a forma de resolvê-los, além de especificar as estratégias para evitar que aconteçam.
Em resumo, qualquer planejamento operacional deve responder minimamente: quem, quanto, quando, como e os riscos de cada projeto do departamento que precisa ser executado para realizar as estratégias da empresa.
Mas, deixar os objetivos claros, com as atividades que precisam ser realizadas e por quem, além de estabelecer os padrões de qualidade e os resultados esperados — com o orçamento planejado, as datas de início e fim das execuções das atividades e como monitorar os projetos — são as etapas fundamentais para o sucesso do planejamento operacional de um departamento.
Quais são os exemplos mais comuns de planejamento operacional?
Se você nunca ouviu falar de planejamento operacional e acredita que sua empresa não tem isso nos departamentos, não precisa se assustar.
Mesmo que não tenha um plano de trabalho, propriamente dito, em mãos, os setores das empresas costumam ter algo parecido, que as ajuda a guiar suas atividades durante o ano e pode servir de base para quem quer começar a fazer.
Os planos operacionais geralmente são divididos em dois tipos. Os “single-use”, que são os feitos para um período curto ou para um problema específico. Um plano para corte de desperdícios ou orçamento para reformar o escritório são exemplos de single-use.
Já o outro tipo, os “ongoing”, são aqueles que precisam de um período um pouco maior de tempo e que podem ser alterados conforme o feedback do projeto. Um exemplo é o plano para diminuir demissões e melhorar a retenção. Outro exemplo é um plano para melhorar a satisfação entre os colaboradores.
O planejamento estratégico e o operacional devem caminhar juntos para diminuir os riscos da empresa não conseguir alcançar suas metas, usando uma gestão de processos eficiente.
Os departamentos precisam colaborar lado a lado para que seus objetivos sejam alcançados. Mas como fazer essa gestão integrada funcionar corretamente? Confira mais uma de nossas publicações e entenda o que é a gestão integrada e como implantar em sua empresa!
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