O que é e como implementar a técnica Poka Yoke na sua empresa

Errar é humano, com certeza. Mas criar mecanismos para prevenir, diagnosticar e diminuir os erros também é muito humano. Que o diga quem já conhece o método Poka Yoke e o implementou na sua empresa.

Essa técnica simples evita custos desnecessários e tem sido fundamental para a evolução de todos os tipos de empresas. Utilizado por alguns empreendimentos de grande porte, ele também se adapta perfeitamente a pequenas empresas.

No artigo de hoje, vamos te explicar o que é e como implementar o Poka Yoke na sua empresa. Confira:

O que é Poka Yoke

Shigeo Shingo, alto executivo da Toyota, tinha um problema. No final da década de 60 a empresa tinha muito prejuízo com erros humanos que ele considerava “bobos”.

Estamos falando de soldas mal feitas por distração ou peças que ficavam faltando no produto final por um simples esquecimento de algum funcionário.

Como essas pequenas falhas o irritavam muito, Shigeo abraçou o problema e não descansou enquanto não conseguiu uma solução. E a sua resposta foi o método Poka Yoke (em japonês, pronuncia-se “pocá ioquê”, que significa “à prova de erros”).

Basicamente, trata-se de um conjunto de boas práticas que eliminam ou reduzem bastante os erros, sejam eles num sistema de produção cheio de detalhes, como o da Toyota, ou no fechamento do caixa da empresa.

Para tal, você deve começar compreendendo os dois conceitos básicos que Shigeo discerniu nas suas pesquisas sobre falhas humanas:

Erro

O erro é qualquer desvio de uma conduta que foi acertada entre a empresa e seus colaboradores durante os treinamentos. Existem vários motivos para que um erro aconteça, dentre os quais:

•    distração;

•    cansaço;

•    ausência de um processo de produção definido;

•    inexperiência;

•    excesso de experiência (que leva o colaborador a se sentir autoconfiante em demasia);

•    má-fé.

A base do Poka Yoke é criar procedimentos simples —  que não tenham custo alto e nem sejam difíceis de implementar e introjetar — para evitar esses erros cotidianos.

Defeito

Defeito é o que acontece com um produto em cuja produção algum erro tenha sido cometido. A coisa fica um pouco mais assustadora se você imaginar que um único erro pode dar origem a vários defeitos.

E como o Código de Defesa do Consumidor garante o direito de troca de produtos que venham com defeito de fabricação, um erro pode custar um prejuízo igual ao preço do produto que você fabrica.

Se o que você vende são serviços o prejuízo pode ser incalculável!

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Quais as etapas na eliminação de erros

Pense nos motivos de erros mais comuns que citamos acima. Se podemos fazer uma lista como essa, é porque é possível prever esses equívocos antes que aconteçam. Essa é a primeira etapa do Poka Yoke na eliminação de erros: a prevenção.

Etapa de prevenção

Vamos imaginar, por exemplo, que a linha de produção da sua empresa tenha apenas você e dois familiares como colaboradores.

Se vocês combinarem entre si revezar entre as tarefas que executam (em vez de cada pessoa fazer a mesma coisa o dia todo), vão evitar o erro por excesso de experiência.

Esse erro costuma ocorrer quando alguém faz a mesma coisa durante muito tempo e cai no automático, fazendo sem pensar. Num outro exemplo, colocando rotina de descanso entre certos períodos de atividades, você pode prevenir os erros causados por distração e cansaço.

O objetivo, na etapa de prevenção, é sempre cortar o mal pela raiz. Em outras palavras, evitar um erro antes que ele aconteça.

Etapa de detecção

Há também as medidas simples que são tomadas para evitar o erro durante o processo de produção. Elas se dividem em medidas de controle e de advertência.

O melhor exemplo de medida de controle foi uma criada pelo próprio Shigeo.

Ao constatar que alguns interruptores dos carros chegavam para o consumidor sem molas, ele colocou como obrigatório que todas as peças usadas na produção daqueles interruptores fossem colocadas num prato, antes da montagem.

Se sobrasse alguma peça no prato, o colaborador saberia de antemão que a montagem estava errada.

Um bom exemplo de medida de advertência seria colocar um celular para despertar toda vez que chegasse o momento de descanso dos funcionários. Uma forma muito simples de evitar erros por cansaço você pode implementar aí no seu empreendimento agora mesmo.

Como implementar na sua empresa

Você deve estar se perguntando como utilizar o Poka Yoke de uma forma mais racional. Isto é, se for uma pessoa metódica e quiser fazer desse método algo aplicável a cada etapa da sua produção, há um passo a passo a se seguir?

Sim. A Toyota adotou (e utiliza até hoje) essas pequenas práticas em várias fases da montagem dos seus carros. Para fazer o mesmo, você tem que seguir alguns procedimentos:

1. Identifique a falha

Que erro você quer contornar? Comece identificando as falhas que mais causam transtornos para a sua produção.

Experimente fazer uma lista de prioridades e segui-la nas próximas fases de implementação do Poka Yoke.

2. Entenda a falha

O que foi determinante para a falha acontecer? Cansaço? Má-fé? Excesso de autoconfiança? Teimosia?

Se estiver em dúvida, experimente utilizar a lista de falhas que mostramos mais acima. Outras causas possíveis são situações inesperadas, treinamento da equipe mal feito e a resistência que alguns colaboradores apresentam a essas medidas.

3. Faça um levantamento das prováveis soluções

Ao fazer isso, dê sempre preferência a soluções de prevenção. Elas são mais baratas e poupam tempo. Elas vão evitar que os erros sejam cometidos, em vez de consertá-los ao longo do processo.

4. Verifique a eficácia

Ao verificar a eficácia de uma medida, o melhor critério é tomar nota dos custos e do tempo que ela demanda para ser colocada em prática.

Esteja atento também se ela funciona na totalidade ou, ao menos, na maior parte das vezes.

5. Coloque em prática e registre

A última fase de aplicação do Poka Yoke na sua empresa é implementar as mudanças que você planejou e, tão importante quanto, registrar os resultados. Afinal, sempre dá pra fazer alguns ajustes aqui e ali, reduzindo cada vez mais os erros.

O resultado disso, você já deve imaginar: menos erros na produção, menos estresse e maior economia. A receita certa para o seu empreendimento se tornar mais competitivo e decolar!

Gostou de saber como o Poka Yoke funciona? Então agora dá uma olhada no nosso quiz do planejamento para 2018. Ele vai te ajudar a saber se está preparado para o ano novo!