Processo de cobrança: Descubra como evitar a inadimplência

A inadimplência é um dos maiores obstáculos para o crescimento empresarial e em tempos de crise econômica esse é um fantasma que assombra muitos empreendimentos no Brasil. Mas, a boa notícia está no fato de ser possível livrar desse problema por meio de um processo de cobrança eficiente.

Por pior que possa estar a situação, um bom empresário não pode se abater e se desesperar, pois com as estratégias adequadas é possível negociar com os inadimplentes e recuperar esse importante capital para o seu negócio.

E se você quer aprender a cobrar para evitar a inadimplência e assegurar a saúde financeira de seu empreendimento, basta continuar a ler o post de hoje!

Preparado? Então, fique atento às informações a seguir:

Por que as pessoas se tornam inadimplentes?

Para que você consiga elaborar um bom processo de cobrança, é essencial que compreenda os motivos e situações que levam uma pessoa a se tornar inadimplente. Afinal, nem sempre isso decorre de um ato voluntário.

De modo geral, é possível perceber que alguns fatores externos contribuem sobremaneira para o acúmulo de dívidas, dentre eles:

• desemprego;
• diminuição na renda;
• atraso no recebimento dos salários;
• despesas inesperadas e urgentes.

Ademais, a falta de educação financeira e, consequentemente, a inexistência de reservas de segurança e a pouca habilidade para manter as contas organizadas podem fazer com que um indivíduo acumule dívidas, multas e juros, tornando a situação ainda mais incontrolável.

Entender esses motivos é importante para que você pense em estratégias que possam ajudar o cliente a recuperar o crédito e, assim, colocar dinheiro em caixa. Ou seja, é preciso dar condições reais para o inadimplente saldar suas dívidas.

Por que o processo de cobrança funciona?

Conforme você percebeu, a inadimplência tem uma estreita ligação com a economia e muitas vezes é uma situação inevitável. Entretanto, é preciso ter em mente que adotar um processo de cobrança eficaz pode interromper esse ciclo e impedir que sua empresa entre no vermelho.

Em resumo, ter um processo de cobrança é essencial para que sua empresa consiga manter as contas em dia, pois evita a perda de capital e o aumento da dívida do cliente.

Para que você entenda melhor, basta refletir que quanto maior for o tempo de inadimplência, maior será a incidência de multas e juros e, consequentemente, a dificuldade do cliente em conseguir renegociar.

Sendo assim, não restam dúvidas de que adotar essa estratégica é extremamente benéfico, não só para a empresa, como para seus consumidores, que terão melhores condições de quitar suas dívidas antes que elas se tornem maiores do que podem pagar.

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Como fazer um processo de cobrança?

Como empreendedor, você sabe que cobrar não é uma tarefa fácil. Saber abordar um cliente e reaver um capital exige muito planejamento e cuidado durante todo o procedimento. Do mesmo modo, ainda que a empresa seja respeitosa e cuidadosa no contato, ser cobrado, por si só, já é desagradável e constrangedor.

Então, estamos diante de uma situação que se mostra delicada para ambos os envolvidos e, por isso mesmo, deve ser tratada com muita seriedade.

Pensando em auxiliá-lo a estruturar um processo de cobrança adequado e proveitoso, reunimos algumas dicas valiosas e trouxemos para esse artigo. Portanto, continue atento e veja a seguir como cobrar seus clientes endividados:

1. Lembre-se de que prevenir é sempre a melhor opção

Por que fazer uma cobrança se você pode evitar essa dor de cabeça? A primeira providência a ser tomada por uma empresa que deseja evitar a inadimplência é a análise preventiva de crédito.

Atualmente, existem inúmeras maneiras de se consultar o histórico do cliente e avaliar suas condições a fim de identificar possíveis “maus pagadores”. Fazer isso é, antes de tudo, uma atitude inteligente, pois você protege a sua empresa e assegura sua saúde financeira.

Sendo assim, faça um cadastro de seus clientes, consulte órgãos de proteção ao crédito e personalize as formas de pagamento de acordo com a capacidade de quitação de cada um.

2. Tenha um controle eficaz de contas a pagar e receber

Outro ponto importante para manter os índices de inadimplência baixos é o controle de contas a pagar e receber. Isso porque, para que o processo de cobrança seja efetivo é essencial que você conheça as finanças de sua empresa.

Assim, tenha sempre organizado as datas de seus compromissos financeiros e os pagamentos que entrarão em sua conta nesse período e, a partir disso, comece a programar suas ações.

Frisa-se que essa providência, além de facilitar a gestão empresarial, evita que dívidas em atraso passem despercebidas e essa má organização afete todo o processo.

3. Elabore um “Manual de Cobrança”

Cobrar clientes inadimplentes é uma tarefa muito séria e você deve se preparar para que erros não sejam cometidos. Seja o processo realizado por um funcionário específico ou por você mesmo, é interessante elaborar um Manual de Cobrança para assegurar sua correta condução.

Nesse material, estabeleça os protocolos e procedimentos a serem seguidos e procure orientar seus colaboradores sobre como devem agir em caso de atrasos nos pagamentos.

Além disso, tenha o hábito de realizar treinamentos sobre métodos de cobrança e enfatize aos funcionários responsáveis pela tarefa o quanto é importante manter o respeito pelo consumidor.

4. Não demore a fazer o primeiro contato

Como você está fazendo um controle constante das contas a pagar e receber, identificará mais rapidamente a inadimplência e, desse modo, poderá agir antes que o problema se torne maior.

É importante frisar que existe uma parcela de pessoas que deixam de pagar suas contas por falta de organização e esquecimento. Isso significa que lembrá-los de maneira rápida pode ser bom para as duas partes.

Mas, claro, tenha muito cuidado ao entrar em contato e mantenha um tom de conversa amistoso e educado.

5. Adote um sistema automático

Seja qual for o motivo da inadimplência, os primeiros contatos com o cliente não precisam ser tão direcionados. Afinal, é importante entender que receber a ligação de um atendente realizando uma cobrança pode ser desagradável.

Assim sendo, estude a possibilidade de implantar um sistema automático de cobranças. Além de identificar o atraso — de maneira mais eficiente do que se realizado manualmente —, esse programa envia um lembrete automático e impessoal, evitando atritos.

Ademais, você pode programar para que mensagens sejam enviados antes mesmo do vencimento da parcela, como uma forma de lembrar o cliente da data de vencimento.

6. Utilize diferentes canais de comunicação com o cliente

Lembra-se que falamos em realizar um cadastro de seus clientes? Pois bem, os dados obtidos podem ser úteis também no momento da cobrança para que você consiga diversificar os canais de comunicação e aumente suas chances de receber.

Como sugestão, você pode utilizar:

• email — que é um canal bastante eficiente e muito utilizado nos dias de hoje, pois permite enviar informações mais detalhadas sobre a dívida e até mesmo o boleto em anexo;
• telefone — que permite resultados mais rápidos com a negociação de uma nova data de pagamento imediato;
• mensagens de telefone — são úteis para lembretes rápidos e curtos.

7. Estabeleça uma frequência para realizar as cobranças

Tão importante quanto o canal utilizado para a cobrança, é a frequência com que isso deve ser feito.

Em primeiro lugar, é preciso cuidar para que a cobrança não seja inconveniente. Ou seja, não é aconselhável ligar várias vezes ao dia.

Em casos extremos, a cobrança pode ser feita com intervalo mínimo de 4 dias, pois, caso necessário, dê um tempo para que o cliente se organize e avalie suas possibilidades e proposta de acordo.

8. Incentive o pagamento à vista

Quando o cliente já se tornou inadimplente e sua empresa começa a tentar fazer contato para renegociar a dívida, é interessante que se ofereça uma boa opção para o pagamento à vista.

Você pode, por exemplo, oferecer descontos e até o perdão dos juros para essa modalidade, demonstrando ao cliente que é mais vantajoso quitar de uma única vez.

Como o cliente já teve dificuldades em pagar o parcelamento uma vez, poderá a enfrentar o mesmo problema no futuro. Dessa forma, evite o desgaste de ter que realizar várias renegociações da mesma dívida ofertando boas condições para aqueles que se interessam no pagamento à vista.

9. Registre todo o processo

Nossa última dica diz respeito ao registro do processo de cobrança. Seja qual for o método utilizado para relembrar o cliente da parcela em atraso, é crucial que você registre todas as tentativas e contatos realizados.

Dessa forma, ainda que não tenha conseguido falar com o cliente, registre o dia em que houve a tentativa. Caso o cliente aceite a proposta, anote a data do acordo e as condições, evitando qualquer mal-entendido no futuro.

Como você percebeu, o processo de cobrança é uma estratégia muito importante para a sobrevivência das empresas, especialmente em um cenário de crise de econômica. No entanto, entender que esse tipo de situação faz parte da atividade empresarial e buscar implantar um processo eficiente e respeitoso pode ser o primeiro passo para evitar a inadimplência e conquistar uma empresa segura e lucrativa.

Gostou do post de hoje? Essas informações lhe foram úteis? Então, o que você acha de aprender um pouco mais sobre o tema e descobrir como analisar o estado da saúde financeira de sua empresa?