7 ferramentas para organizar os processos financeiros da agência

Manter o processo financeiro em ordem é imprescindível para o sucesso de qualquer negócio. Essa é uma premissa básica que pode até parecer óbvia demais. Acontece, porém, que muitos empreendedores experientes e respeitados acabam se perdendo na hora de organizar as suas finanças. Nas agências de comunicação, isso não é diferente.

Afinal de contas, são muitas tarefas na rotina de uma agência: reter e captar clientes, gerenciar equipes, fiscalizar os cumprimentos de prazos, aprimorar as operações, conservar a posição conquistada no setor etc.

Isso sem levar em consideração os objetivos no longo prazo, como tornar a agência mais rentável e encontrar outros trabalhos interessantes.

Se você se identifica com esse cenário, não pode perder este post. Aqui, vamos apresentar 7 ferramentas muito úteis para dar suporte nesse trabalho. Além disso, destacamos também qual a importância da integração da ferramenta de processos financeiros para uma agência. Ficou interessado? Venha com a gente!

Os desafios de organizar o processo financeiro em uma agência

Além de toda essa correria do dia a dia de uma agência, muitos profissionais desse ramo não têm perfil de gestor, pois acham os assuntos administrativos “chatos” e cansativos. Talvez até haja certa verdade nisso, mas a situação econômica não pode ficar de lado, por mais enfadonha que ela seja.

Com certeza você já percebeu, no seu próprio bolso, o quanto a falta de um bom sistema de gestão pode influenciar negativamente nas ações de comunicação e operações publicitárias. Um gerenciamento feito de forma incorreta é praticamente sinônimo de perda de lucratividade.

Conforme a agência cresce, aumenta-se o número de atividades e, consequentemente, mais dados precisam ser monitorados. Muitos profissionais têm consciência dessa necessidade de um controle financeiro mais rigoroso, mas não sabem o que fazer para conquistar um manejo criterioso da captação de recursos financeiros.

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As 7 ferramentas que podem facilitar a organização financeira da agência

Por mais atribulada que seja a rotina de uma agência, existem ferramentas que podem fazer toda a diferença na organização das funções do departamento financeiro. Confira os principais deles a seguir!

1. Sistema ERP

Considerado um instrumento seguro, o sistema ERP ajuda a preservar as finanças em ordem de um simples fácil e prático. Um bom ERP unifica as tarefas de uma empresa, contribuindo para gerenciar processos com mais precisão.

Entre as várias funcionalidades oferecidas por essa alternativa, destacamos aqui o controle de todas as entradas e saídas, que serve para ampliar o acompanhamento dos resultados do fluxo de caixa, da gestão de estoque e dos ativos financeiros da agência.

Aliás, o fluxo de caixa pode ser considerado como um dos itens mais importantes a serem avaliados na contabilidade de uma empresa. Isso porque essa prática faz o controle diário dos ganhos e dos gastos.

Sem a ajuda da tecnologia, essa tarefa demanda muito tempo, dedicação e disciplina, e sempre pode expor um administrador a erros. O gestor não deve esquecer de incluir nesse módulo de avaliação os valores despendidos com gastos fixos, como água, luz, aluguel, salário de funcionários, entre outros.

Uma distorção nas entradas e saídas de recursos econômicos coloca em risco a saúde financeira da agência, uma vez que a falta de alguns itens gera desconformidades.

Imagine, por exemplo, que alguém não se lembrou de incluir no item “contas a pagar” os desembolsos permanentes.

Isso leva o administrador ao erro, já que ele acreditará que tem um saldo maior do que o real. Por isso, preste bastante atenção na hora de enumerar quais são os seus gastos.

Com o uso de sistemas ERP, tarefas desse tipo ficam mais fáceis, já que a maioria deles é acessado online com armazenamento em nuvem, proporcionando mais segurança para os dados da agência. Justamente por ser baseado na internet, essa solução tem a vantagem de acesso de qualquer lugar.

Um sistema ERP também é bastante recomendado para a economia empresarial e por permitir a integração com outros aplicativos. Mais um incentivo dessa alternativa é que ela gera relatórios de desempenho, fornecendo à diretoria condições mais sólidas para a tomada de decisão. Como resultado, os custos financeiros são reduzidos, pois desperdícios são identificados e pontuados por essa ferramenta.

Outras funcionalidades do sistema ERP

Entre os recursos do sistema ERP também está a leitura de quais serviços ou produtos fazem mais sucesso entre seus clientes, bem como os que eventualmente tiverem taxas de rejeição significativas.

Desse modo, é possível que a administração amplie seus negócios ao focar com mais intensidade nos produtos ou serviços que costumam ser bem-recebidos junto ao seu público de interesse. Assim, a agência não perderá tempo nem dinheiro em projetos de pouca aceitação.

O sistema ERP, no entanto, costuma demandar mais tempo para sua implementação, que vai precisar de algumas fases até ficar completamente disponível.

A instalação de softwares estilo ERP requer etapas, como a definição da arquitetura do app, a elaboração da interface, os testes com os usuários, entre outras.

2. Google Analytics

O Google Analytics foi criado com o intuito de oferecer o monitoramento do tráfego em sites comerciais, mas ele é um bom mecanismo para ajudar no controle das finanças, pois dispõe de dados sobre o comportamento das vendas.

Além disso, ao evidenciar as experiências dos visitantes em uma página, ele dá ao gestor suporte para perceber o que mais agrada a seus usuários.

Com adesão gratuita, essa plataforma gera índices estatísticos diversificados e é relativamente fácil de utilizar. É um dos mecanismos mais usados da internet e a dispensa do pagamento figura entre os principais fatores que contribuem para esse resultado.

É permitido “turbinar” o Google Analytics por meio de programas-satélite batizados de add-on. Eles acrescentam recursos à interface-mãe, o que possibilita um número maior de enquadramentos para o conteúdo visualizado.

Também conhecidos como plug-ins, esses aplicativos complementares podem fazer muita diferença na organização de seus processos financeiros. A seguir, conheça 4 programas-acessórios do Google Analytics.

Meta

Como já diz o próprio nome, o plug-in Meta serve para ajudar as empresas a fiscalizar seus passos em direção aos principais objetivos.

Definir, perseguir e atingir as metas são ações essenciais para qualquer empreendedor, certo? Um dos recursos do Meta é mostrar se os visitantes — ao navegarem por determinado endereço virtual — realizam ou não as ações que os criadores desse site planejaram para o fluxo.

Assim, é possível saber quantas pessoas de fato fecharam uma compra, usaram os cupons de desconto distribuídos em uma promoção ou assinaram a sua newsletter.

Por meio dessa ferramenta, você conseguirá colher informações muito relevantes sobre o trajeto dos clientes do acesso até o CTA (call to action). E não é só isso! Também é possível identificar a origem, ou seja, por meio de quais hardwares (celular, tablet ou computador) determinada atitude foi tomada.

Esse plug-in intervém bastante nos objetivos de marketing, com resultados concretos sobre o faturamento e sobre as métricas importantes para a agência.

Visualização do funil

Semelhante ao Meta, esse app complementar do Google Analytics possibilita a análise completa das etapas de suas vendas. Em outras palavras, ele mostra o comportamento de compra. Trata-se de um recurso que exibirá as perdas com transações digitais não concluídas.

Parece confuso? Vamos seguir com um exemplo.

Imagine que um consumidor inicia uma compra pelo site, mas acaba desistindo no meio do caminho. A Visualização de Funil informa essa porcentagem de desistência, bem como em que estágio da navegação as “paralisações” são mais comuns.

Desse modo, os desenvolvedores do site têm a chance de modificá-lo e deixá-lo mais amigável aos visitantes, reduzindo a quantidade de processos de compra interrompidos.

A Visualização de Funil tem como desvantagem o fato de não compilar conteúdo retroativo. Por outro lado, suas taxas de atualizações são mais ágeis do que os relatórios emitidos pelo plug-in Meta, do qual falamos no tópico anterior.

Ao descobrir as principais razões para esses abandonos na intenção de compra, o gestor tem a chance de reverter esse processo, o que impacta diretamente nas finanças.

Listas Inteligentes

Outro aplicativo que pode ser adicionado ao Google Analytics é o Listas Inteligentes, bastante eficaz para alcançar o público-alvo e para estimular as estratégias de fidelização, o que também ajuda no controle orçamentário.

Por meio desse app, você consegue desenvolver documentos sobre seus principais anunciantes e relacionar os valores devidos à agência.

Isso porque ele possibilita a elaboração de listas com especificações hipersensíveis, que garantem atualizações mais dinâmicas e automáticas. Elas são completamente diferentes dos modelos estáticos de arquivos, que demandam muito tempo para receber alterações.

Fundamentado no comportamento dos usuários no site, esse programa faz mudanças previamente agendadas de acordo com um padrão.

Por meio desse plug-in, é possível criar uma lista com os clientes que deixaram de efetuar um pagamento ou cuja data de vencimento está próxima. Desse jeito, o controle financeiro acaba sendo aprimorado sem que seja necessário muito esforço.

Só que há um porém: a maioria dos gestores de agências de comunicação leva uma rotina muito corrida, ou seja, praticamente não conta com tempo suficiente para administrar todas essas novidades tecnológicas, que mudam todos os dias.

Se para você parece inviável trabalhar com o Google Analytics e suas variações, talvez uma interface customizada para o setor publicitário e de comunicação seja a resposta.

A seguir, vamos mostrar outra opção também muito efetiva no respaldo a um processo financeiro. Continue a leitura!

3. Studio

O Studio é um software específico para agências de publicidade e comunicação e, por causa disso, pode ser a solução ideal para os profissionais que estão à procura de aparatos tecnológicos mais simples e funcionais.

Esse app faz a total integração de departamentos. Assim, um cruzamento acurado dos dados operacionais, comerciais e econômicos potencializa os resultados da gestão. Por meio dessa interligação entre as diversas áreas, torna-se muito mais prático gerar relatórios dinâmicos com conteúdo qualitativo, que servirá de suporte à tomada de decisão, inclusive de um processo financeiro.

Por meio desses dados, você consegue mensurar a produtividade da equipe, a margem de lucro em cada uma das contas, a venda mais lucrativa, os clientes mais prejudiciais e os mais rentáveis. Isso é um importante apoio não apenas para a situação econômica, mas para o planejamento tático como um todo.

Afinal, se uma campanha publicitária toma muito tempo operacional e não gera uma receita tão alta, por exemplo, talvez ela não seja assim tão estratégica para os negócios. Por essa razão, a comparação entre os dados é indispensável.

Mais um incentivo para o uso dessa interface é a avaliação que mostra o nível de dependência da agência em relação a determinado contrato. É uma análise que exibe o impacto de um anunciante no caixa da empresa.

Com a preocupação com a rotina e as tarefas do cotidiano, muitos gestores se esquecem de garantir que haja sempre um equilíbrio. Portanto, não permita que uma única conta seja responsável por mais da metade da receita da agência, por exemplo.

Para conseguir isso, é fundamental um trabalho sólido e permanente para a expansão e retenção de clientes. A seguir, listamos as principais funcionalidades do Studio, que também pode ser testado gratuitamente.

Principais funcionalidades do Studio

Planejamento de despesas e receitas

Uma das principais atividades do controle e processo financeiro é calcular as receitas e as despesas. Uma das grandes vantagens do Studio é que ele realiza a automatização desses serviços.

Existem as funções replicar e parcelar, que ficam na mesma tela em que os lançamentos são gerados, o que garante maior praticidade para o usuário.

Depois de lançar um pagamento a receber, com a função replicar dá para usar filtros que aprimoram a procura por informações, simplificando o processo de baixas.

Controle de BV, honorário e repasses aos veículos e fornecedores

O app calcula o faturamento dos serviços de terceiros, como o Bônus de Veiculação (BV), honorários e demais repasses. Ele também gerencia valores de comissões e honorários em relação às contratações e especifica as formas como serão emitidas as notas fiscais, isto é, se os serviços serão remunerados pela agência ou direto pelo cliente.

A ferramenta ainda serve como referência na elaboração de documentos de contratação, o que assegura mais transparência para os colaboradores.

A cada transação aprovada, o software emite alertas automáticos para o setor financeiro. Este, por sua vez, terá uma tela denominada de “pré-faturamento”, em que ficarão disponíveis todos os itens aprovados pelo contratante e autorizados pela agência.

Também há como separar as receitas operacionais dos repasses, o que simplifica a avaliação de desempenho, afinal, a interpretação dos dados ficará mais próxima da realidade.

Análise de fluxo de caixa

Outra funcionalidade do Studio é que por meio dele é possível realizar o controle automático do fluxo de caixa, além de conciliação bancária e saldo de contas.

Além disso, também é permitido um monitoramento minucioso de todas as movimentações nas contas. A avaliação de saldos exibe a situação atual, bem como faz uma previsão de acordo com o planejamento dos usuários.

Avaliação DRE

Essa funcionalidade do Studio possibilita a avaliação financeira por meio do DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), que mescla os rendimentos operacionais e não operacionais.

A referência para esse instrumento é o plano de contas da agência, que deverá apontar qual é o indicador DRE para cada categoria.

Gestão do fee mensal e custo interno

Por ser um aplicativo voltado à integração de vários setores de uma agência, o Studio consegue uma comunicação mais clara entre a direção e o departamento contábil. Desse modo, a aprovação de um fee mensal ou de uma despesa, por exemplo, chega ao setor financeiro instantaneamente.

Gerenciamento de comissões

Essa aplicação traz um aparato digital para ajudar a manter sob controle os valores devidos aos funcionários que recebem comissão por atendimento ou fechamento de contratos. Assim, todas as contas a pagar referentes a essas retribuições são calculadas de forma automática.

Pareceres com indicadores financeiros

O app também produz documentos com os resultados econômicos, que podem ser avaliados mensalmente ou por trimestre. Há uma comparação entre receitas e despesas que contabiliza a lucratividade em determinado intervalo.

Dá ainda para acessar o saldo das contas bancárias a cada mês, bem como a quantia acumulada. Nesse módulo, o software faz um levantamento sobre as contas pagas em atraso e sobre a inadimplência.

Emissão de notas fiscais e boletos

Outra aplicação bastante útil é a emissão de boletos bancários (carteira não registrada) a partir de lançamentos com conexão com as principais instituições financeiras do país. Também é possível, por meio dessa ferramenta, efetuar a conciliação de boletos e a emissão de notas fiscais eletrônicas (NFS-e).

4. Granatum

O Granatum é um aplicativo compatível com sistemas operacionais Android, que reúne várias funções da área financeira em uma plataforma única. Ele exibe uma visualização bastante completa do comportamento do fluxo de caixa.

Há ainda a opção de usar filtros para analisar um mês, um trimestre ou outros períodos específicos.

Por meio do Granatum, também é possível realizar o controle automático das contas a serem pagas e a serem recebidas, produzir notificações de prazos vencidos e emitir NFS-e, boletos e recibos. Outra utilidade dessa ferramenta é a geração de relatórios de despesas e estabelecimento de metas.

A desvantagem é que ele não tem funções tão direcionadas para o mercado publicitário, embora possa ser utilizado pelo setor, de maneira adaptada. Para acessá-lo, será preciso abrir uma conta na página da própria ferramenta.

5. Meu Dinheiro

Esse software de gestão facilita o gerenciamento econômico pessoal e de pequenas empresas.

Nele, há quase todas as funcionalidades necessárias para o bom gerenciamento de um processo financeiro: valores a pagar e a receber, supervisão das movimentações em cartões de crédito, fluxo de caixa, emissão de recibos e estabelecimento dos objetivos orçamentários.

O app elabora relatórios com gráficos para ilustrar os resultados e possibilita a distribuição por subcategorias, com notificações por e-mail. O uso pode ser feito por desktop e pelos sistemas operacionais iOS e Android.

6. Sebrae Canvas

O Sebrae Canvas é outra ferramenta muito útil para organizar processos, embora também não seja específico para a área da comunicação e publicidade. Como o próprio nome diz, essa ferramenta é baseada no método de planejamento estratégico Business Model Canvas, mais conhecido como Canvas.

Ele é voltado para empreendedores que desejam saber qual é a viabilidade econômica de um negócio e fazer alterações ágeis. Por sua velocidade, é muito indicado para proprietários de startups. É permitido baixá-lo sem custos financeiros para dispositivos com sistema operacional iOS.

7. Planilhas do Excel

Pioneira na automatização da gestão administrativa de empresas, as velhas e já conhecidas planilhas do Excel continuam sendo um bom instrumento para a organização de um processo financeiro.

Sua desvantagem é a necessidade de abastecer as planilhas com informações da empresa, o que acaba tomando muito tempo dos gestores ou de seus colaboradores.

Também é um inconveniente a baixa segurança dos dados, que podem ser distorcidos por um mero erro de digitação. Existe ainda o risco da perda de informações por problemas no servidor ou no computador em que elas estão salvas.

As planilhas do Excel também são vulneráveis à invasão de usuários não autorizados, que podem manipular e causar desconformidades em suas leituras. A recomendação é utilizar esse programa apenas para controles mais básicos e para a administração das finanças particulares.

Uma planilha no Excel pode não ser tão eficaz nos casos em que a quantidade de informações é muito alta, pois há um limite de armazenamento para esse software, cujas planilhas contam com, no máximo, 1.048.576 linhas e 16.384 colunas.

Por outro lado, um benefício dessa ferramenta é que ela está incluída no pacote Microsoft Office, com acesso direto pelo computador, sem dependência da internet. Mesmo assim, também é possível encontrar essas planilhas online.

Quem prefere mecanismos mais clássicos de gerenciamento costuma se identificar com esse instrumento, pois tem mais tempo no mercado do que a maioria das soluções tecnológicas atualmente à disposição. Por isso, é mais fácil encontrar material de instruções de uso, como tutoriais em vídeo ou textos em blogs.

Como vimos, um minucioso e dinâmico controle dos processos financeiros é essencial para as agências que estão à procura de crescimento no mercado. Agora vamos entender melhor de que forma a integração dos processos financeiros a outras áreas da agência consegue aprimorar aspectos importantes para seu desenvolvimento.

Os benefícios da integração do processo financeiro

Neste artigo já abordamos sobre a importância de manter todo processo financeiro alinhado aos outros departamentos e procedimentos da agência. Optar por uma ferramenta de gestão que consiga integrar o setor financeiro aos outros setores significa assegurar benefícios consequentes da sinergia alcançada.

As vantagens conquistadas por um sistema eficientemente integrado são sentidas em questões vitais para a saúde da empresa, como a administração de recursos como tempo, capital humano e produtividade operacional.

Apesar disso, antes de nos aprofundar nos benefícios da integração de departamentos à área financeira de uma empresa, é importante que fique claro de que forma deve ser feita a implementação do sistema.

Existem requisitos fundamentais que devem ser considerados e se ater aos passos preliminares à instauração de uma gestão integrada é decisivo para o sistema conseguir um desempenho eficaz.

Implantando um sistema integrado

Ao escolher uma ferramenta de gestão que consiga integrar os processos financeiros a outros procedimentos, é importante que o gestor conheça perfeitamente os procedimentos internos de sua agência.

Isso implica dizer que a realização do mapeamento dos processos internos é primordial para que a gestão integrada obtenha bons resultados. Apenas a partir do entendimento das relações de interdependência de um processo a outro será possível aproveitar as vantagens da integração do sistema.

Mas, afinal, quais são os benefícios em integrar o controle de cada processo financeiro aos demais departamentos da agência? Vamos a eles!

Controle de processos

A primeira vantagem adquirida pela integração dos processos internos é o aumento no alcance do controle exercido sobre esses processos. Pela centralização de informações e segurança do fluxo de dados obtidas pelo sistema, o gestor consegue acompanhar o andamento de projetos e atividades dos colaboradores.

Da mesma forma, alguns softwares, como o Studio, oferecem um painel gerencial em que são detalhadas de forma gráfica as informações pertinentes a cada etapa e função do projeto, assim como seus responsáveis.

Dessa forma, torna-se mais fácil não apenas monitorar mas intervir a tempo em questões relativas a erros e gargalos em processos antes que eles se desdobrem em consequências emergenciais. Logo, a integração concede mais agilidade ao gestor na identificação e resolução de problemas na agência.

Redução de erros

Uma das principais vantagens em integração por meio de um software é a automação de procedimentos operacionais, geralmente operados por pessoas e, portanto, suscetíveis a erros de caráter humano.

Ao integrar cada processo financeiro a outros processos, como cadastro de clientes e registro de fluxo de trabalho, é possível automatizar várias operações e diminuir a incidência de acidentes. Por causa da redução de erros, o sistema consegue gerar relatórios mais confiáveis, uma vez que seus dados são coletados e armazenados com segurança.

Por fim, existem várias tarefas que simplesmente não podem ser desempenhadas de forma 100% efetiva por seres humanos, seja por lidar com um volume muito grande de informações, seja por exigir a resolução de operações complexas.

Economia de tempo

Uma das grandes dificuldades para os líderes de agências atualmente é dispor do tempo necessário para investir apropriadamente em estratégia e planejamento. Seja por demandas emergenciais, seja por refações e retrabalho, é cada vez mais comum profissionais em cargos de gerência precisarem gastar seu tempo realizando atividades operacionais.

O tempo economizado nessas operações pode ser aproveitado em uma gestão de projetos mais eficiente. Além disso, muitas vezes as equipes enxutas ficam sobrecarregadas com trabalhos burocráticos e mecânicos. Dessa forma, a integração é também uma forma de aliviar a carga dos colaboradores e aprimorar o clima organizacional.

Ao implantar um sistema integrado, há melhorias na fluidez dos processos entre as etapas, aumento na produtividade da equipe e mais agilidade nas aprovações e entrega de produtos.

É primordial perceber como a intervenção executada pela automação e integração traz benefícios aparentemente simples, mas que conseguem impactar positivamente em toda a agência.

Segurança das informações

Com tecnologias como o armazenamento em nuvem, os sistemas de integração de processos também estão cada vez mais seguros. Isso significa que é praticamente impossível a adulteração dos dados salvos.

A partir da informatização de toda gestão de processos, as informações não correm o risco de se perderem, por exemplo. Da mesma forma, com o recurso do dashboard para gerenciar projetos, cada profissional tem acesso às informações que lhe dizem respeito dentro do projeto.

Igualmente, reduz-se os mal entendidos e atrasos em relação aos prazos de cada atividade — já que muitos sistemas conseguem disponibilizar tudo por meio de uma interface fácil e intuitiva. Assim, é fácil para cada agente monitorar e registrar adequadamente cada etapa.

Transparência na empresa

Existem poucas coisas que influenciam na produtividade de uma equipe como sua motivação em relação ao seu trabalho. Todo gestor gostaria que cada profissional vestisse a camisa da empresa e alinhasse seus esforços aos objetivos da empresa.

A questão é: como alcançar a motivação interna dos colaboradores? Por meio de transparência. A comunicação interna deve ser eficiente em conseguir transmitir aos profissionais quais os valores e missão da empresa.

Mais do que isso, cada agência deve ser reconhecida por sua cultura organizacional e pela forma com que seus profissionais trabalham. Isso só é possível por meio de uma política transparente. Nesse contexto, pode ser determinante contar com um sistema que consiga integrar e devolver o senso de pertencimento aos seus colaboradores.

Para que cada pessoa envolvida no projeto consiga visualizar claramente o projeto e seu papel dentro dele, já existem sistemas que contam com recursos como workflow. Pelo workflow é possível mapear e enxergar um projeto de forma com que fique nítido onde começa e termina cada etapa e as atribuições de cada uma.

Com o sistema correto, será simples integrar departamentos de forma automatizada e de acesso instantâneo aos relatórios de business intelligence. Com a ajuda da tecnologia, sua gestão vai obter a exatidão necessária para manter as finanças nos trilhos.

Se a opção for por um software para agência, você conquista soluções leves, fáceis, eficientes e rápidas para problemas relacionados a um processo financeiro ou de outras naturezas. Assim, sobrará mais tempo para ter insights criativos, para refinar o relacionamento com seus clientes e para buscar novos jobs.

Agora você já sabe como escolher a ferramenta ideal para conseguir organizar cada processo financeiro e integrar com as outras áreas da agência, certo? Se você gostou deste artigo e quer melhorar o gerenciamento da sua empresa, baixe nosso kit completo de gestão financeira para agências!