Aprenda 8 técnicas para aumentar a produtividade no trabalho

“Como ter mais produtividade?”

Essa é a pergunta que todo profissional deve fazer antes de ir em busca de maior destaque na sua carreira.

O fato é que boa parte das pessoas não tem uma estratégia de gerenciamento de tempo.

Pior: algumas sequer sabem que é possível contar com esse recurso como um aliado em suas atividades de rotina.

Se esse é o seu caso, procure usar algumas técnicas para transformar sua realidade.

Quer dicas? Então leia este post!

1. Planeje suas ações

Pense na importância do planejamento para as atividades de uma empresa.

Sem um direcionamento adequado, os processos tendem a acontecer sem ordem, e isso trará problemas para a organização.

Agora se questione o motivo de você não usar esse mesmo raciocínio para as suas próprias atividades enquanto profissional.

Planejar sua rotina — seja ela diária, semanal ou mensal — é fundamental para exercer o devido controle de tarefas e estar sempre em dia com seus compromissos.

Sendo assim, reserve um tempo para pensar no período seguinte.

Isso pode ser fundamental para simplificar suas ações e tornar você um profissional mais produtivo.

2. Seja mais objetivo

Defina metas para aquilo que for fazer.

Reuniões de trabalho, por exemplo, são muito importantes, mas nem sempre trazem os resultados esperados.

É comum ver profissionais perderem períodos inteiros ouvindo reclamações e ideias de clientes que em nada podem ajudar na melhoria dos processos.

Para lidar com isso, tenha critérios:

Comece a fazer reuniões mais objetivas, definindo previamente as pautas desses encontros.

A reunião precisa ter um motivo para acontecer e as pessoas envolvidas precisam conhecer e estar focadas nessas razões.

Além disso, para efeitos de ganho de tempo, menos é mais.

Quanto menor a quantidade de participantes, melhor.

Concentre-se apenas em quem realmente tem poder de decisão.

Organizando bem, as reuniões podem se tornar mais curtas sem perder eficiência.

3. Adote métodos já existentes

Cada pessoa precisa encontrar o próprio jeito de produzir mais, pois nem sempre aquilo que funciona para uma vale para a outra.

Por isso, é possível experimentar métodos testados e aprovados por outras pessoas no seu dia a dia.

Um exemplo é a técnica Pomodoro, na qual você se dedica por 25 minutos com foco total em determinada atividade e faz uma pausa de 5 minutos para descansar (período chamado de pomodoro).

A cada 4 pomodoros, você descansa por mais 30 minutos e recomeça o ciclo.

Além do Pomodoro existem também técnicas como Kanban e Getting Things Done (GTD).

Procure experimentar essas alternativas para encontrar um caminho próprio.

4. Faça checklists

Você costuma ter mais e-mails não lidos do que gostaria na sua caixa de entrada?

Ou acha que perde muito tempo conferindo mensagens no WhatsApp várias vezes por dia?

Nesse caso, é preciso ter um controle sobre esse tipo de atividade.

Com checklists, você prioriza tarefas e assim para de perder um tempo que poderia ser precioso para outras ações.

Determine horários e períodos para tarefas e evite que elas se acumulem ao longo do dia.

Isso depende do seu entendimento a respeito da urgência de cada ação.

Crie uma estratégia pensando, também, nesses detalhes do cotidiano.

5. Concentre-se em suas atividades

Não cometa o erro de querer fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Um problema que costuma dificultar a ação de profissionais é o costume de dividir sua atenção em projetos diferentes.

Acredite: quanto maior o foco que você tiver em uma única atividade, melhor tende a ser o seu desempenho nela.

Ser produtivo não significa realizar muitas tarefas ao mesmo tempo.

Por isso, crie o hábito de fazer listas, concentrando as tarefas mais urgentes nos períodos em que você costuma ter o melhor desempenho.

Isso depende do seu perfil, mas, em geral, concentrar as tarefas mais importantes no começo do dia costuma dar certo.

Assim você tem mais tempo para se dedicar a elas e vai tornando a sua agenda mais leve com o passar das horas.

6. Aposte no uso de ferramentas

A tecnologia também pode ser uma aliada nessa busca por maior produtividade. Por isso, conte com recursos modernos.

O Google Now, por exemplo, funciona como um assistente pessoal que facilita a criação de listas, o envio de mensagens e a realização de anotações usando o comando de voz.

Com ele, basta usar sua voz para ativar determinada ação e assim ganhar tempo.

Além disso, o Evernote também pode ser útil, permitindo que as suas anotações feitas no smartphone sejam acessadas no tablet ou no notebook, mesmo quando você usa materiais como áudios e vídeos.

Outros recursos que também podem ajudar nesse sentido são:

• o Pocket, que salva os links de seu interesse para que você possa resgatá-los depois;
• o Google Agenda, que permite a sincronização de todas as suas atividades na tela do seu celular; e
• o Freedom, capaz de bloquear sites que podem interferir na sua produtividade diária.

7. Valorize sua qualidade de vida

Aspectos como a alimentação e o sono também são fundamentais para que você seja mais produtivo no trabalho.

Por isso, vale destacar: durma ao menos 8 horas por noite, procurando ter qualidade no sono.

Você pode conseguir isso diminuindo as suas preocupações, o que pode ser obtido quando se trabalha com a lista de atividades.

Outro ponto importante é usar o período da noite para relaxar (especialmente a última hora antes do sono), limpando a desordem mental.

Nesse momento, afaste-se dos eletrônicos para evitar que eles tomem a sua atenção.

Da mesma forma, procure comer bem e praticar atividades físicas.

Com uma alimentação e rotina saudáveis, seu corpo funciona melhor e você ganha em autoestima.

8. Trabalhe com recompensas

Quer trabalhar melhor? Experimente criar objetivos e estabelecer pequenas premiações para a realização de cada um deles.

Isso pode dar a você uma motivação para alcançar suas metas.

Uma ideia é se concentrar em resultados que podem ser importantes diariamente, mensalmente e anualmente.

Assim, atribuindo recompensas de acordo com o esforço dedicado, você tende a se esforçar mais para produzir melhor.

Enfim, não deixe de pensar em alternativas para se tornar um profissional melhor.

Independentemente da técnica usada para aumentar a sua produtividade, é preciso ser proativo para que ela dê certo.

Sendo assim, pesquise, experimente e busque soluções.

Encontrando o caminho certo você terá como crescer na profissão, receber feedbacks positivos e chegar aonde deseja em menos tempo.

Agora que aprendeu sobre produtividade, não deixe de saber como se manter produtivo o ano todo!