Saiba definir quais serão os próximos passos da sua equipe usando o Relatório de Três Gerações

As metas de uma empresa não são compostas somente para deixar gestores e seus liderados felizes. Elas existem por serem baseadas nos objetivos do negócio, de modo que conquistá-las faz a organização ficar cada vez mais perto de onde quer chegar.

E para ter uma visão clara de que esse caminho está sendo bem planejado e executado, é preciso fazer um Relatório de Três Gerações.

Para que você aprenda a aplicar esse relatório no seu negócio, separamos os seguintes pontos a serem esclarecidos sobre o tema:

• O que é o relatório de 3 gerações
• Como funciona o relatório 3G na prática

Continue a leitura e saiba mais sobre cada um deles!

O que é o Relatório de Três Gerações

Também chamado de Relatório 3G, o objetivo dele é apontar tudo que foi feito durante o mês em cada setor da sua empresa a fim de saber as ações que estão sendo feitas e o quão eficientes (ou não) elas estão sendo.

O nome do relatório é baseado em três palavras em japonês que começam com a letra G, são elas: genbutsu, genba e genjitsu.

Vejamos agora o significado de cada uma delas e a importância de cada uma dentro da gestão de uma empresa.

Genbutsu

O primeiro G refere-se ao problema. É comum que algumas empresas passem por problemas que não conseguem perceber. Vejamos como exemplo um e-commerce que não esteja conseguindo vender tão bem quanto gostaria.

Seu site está com bom rankeamento e tráfego, os produtos são bons, mas as vendas não vêm. Descobrir a causa disso faz parte do segundo G.

Genba

Aqui, a intenção é descobrir a origem do problema. Vamos continuar com o exemplo da loja virtual.

Para descobrir a fonte do baixo número de vendas, a empresa decide fazer uma pesquisa com pessoas que abandonaram o carrinho.

Então, a maioria diz que o formulário de pagamento é exaustivo e confuso e que isso as fez desistirem da compra.

Genjitsu

Uma vez que o problema tenha sido identificado no genba, o genjitsu analisa a condição real do problema.

No caso do e-commerce, o gerador do problema foi a ferramenta de pagamento que não estava funcionando adequadamente, o que requer o trabalho de um desenvolvedor que possa sanar esse problema.

Portanto, esta última etapa, a exemplo da metodologia PDCA, é focada na solução do problema.

Como funciona o Relatório de Três Gerações

O Relatório 3G é baseado nos três conceitos vistos acima e sua aplicação começa no que diz respeito ao passado, presente e futuro das ações que ocorrem dentro da sua empresa.

Vejamos agora os 5 passos necessários para o relatório ser composto, idealmente, no final do mês a fim de analisar tudo que foi feito.

1. O que foi planejado

O primeiro passo é levantar o que foi planejado para o mês corrente, desde as estratégias que foram desenhadas até as ações que precisavam ser executadas para alcançar as metas.

Para que essa informação esteja bem clara, o recomendável é traçar o planejamento estratégico no começo do mês e documentá-lo em seguida. Assim, basta que você acesse o documento para passar por este primeiro passo em vez de recorrer a memória.

2. O que foi executado

Como o planejamento das execuções podem não corresponder ao que realmente foi executado, o segundo passo é identificar o que foi feito e as razões para isso.

Afinal, deixar de executar o que estava planejado não é necessariamente ruim desde que os resultados tenham sido positivos, o que nos leva ao próximo passo.

3. O que foi alcançado

Aqui deve ser apontado tudo que as ações trouxeram, tanto a caráter positivo quanto negativo. Também é preciso levar em conta outros resultados conquistados, mesmo que eles não estivessem dentro do escopo.

Por exemplo: a meta do time de marketing era gerar tráfego e um guest post publicado com essa intenção fez surgir o dobro de leads interessadas em comprar o produto ou falar com um consultor. Embora não estivesse dentro dos planos e das metas, é um bom alcance.

4. Problemas identificados

Em seguida, você deve listar quais foram os problemas enfrentados durante o mês, sobretudo se a meta não tiver sido batida. O objetivo aqui não é punir o membro que não trouxe os resultados esperados e sim entender o porquê de não tê-lo conseguido.

É comum que alguns liderados tenham dificuldades em identificar esses problemas por partirem da premissa de que fizeram tudo certo. Por isso, são importantes as reuniões 1 a 1 em que o gestor ou dono do negócio ajude a encontrar esses problemas para que o próximo passo possa ser dado da forma correta.

5. Ações corretivas

Por fim, o último passo é saber quais ações corretivas deverão ser feitas para que os próximos meses sejam satisfatórios. Afinal, o Relatório 3G não tem o objetivo de encontrar a raiz dos problemas unicamente, mas também apontar o que deve ser feito para saná-los.

Assim, ao seguir os passos acima, você poderá fazer um Relatório 3G e compartilhá-lo com os seus colaboradores para que eles coloquem em prática o que foi apontado, resultando em uma estratégia mais eficiente.

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