Como lutar contra a fadiga de reuniões online

Os novos hábitos têm sido um verdadeiro desafio para os profissionais que tiveram que trocar os escritórios pelo home office durante a pandemia de covid-19. Por mais que já se fale dessa transição há algum tempo, ao menos como uma condição opcional, há adequações necessárias. Sem dúvidas, as reuniões online estão entre as práticas que mais têm causado estranheza e incômodo.

O aumento dessa atividade se dá pelo fato de que é necessário ter um diálogo em tempo real substituindo a reunião presencial, sendo a chamada de vídeo o melhor formato. Por mais que a tecnologia atual permita sessões de boa qualidade, os profissionais sentem o peso em detalhes simples, mas que desgastam e exigem muito mais concentração.

Nesse impasse entre a necessidade real de realizar reuniões online e a carga que elas têm para a rotina dos profissionais, um meio-termo é essencial. É necessário lutar contra a fadiga causada, o que só é possível por meio de boas práticas. Antes de tudo, é essencial também entender o que gera tanto cansaço e estresse.

O óbvio aumento de reuniões online

Com a quarentena, a necessidade de distanciamento social implica adequações significativas. As reuniões presenciais deram lugar às chamadas de vídeo, agora muito mais frequentes, ainda que fossem algo previsto e até mesmo necessário.

As empresas desenvolvedoras das plataformas já começam a contabilizar esse crescimento, como por exemplo a Microsoft, que apontou aumento de 500% do uso do Teams para desktop, enquanto a versão mobile chegou a 200% de maior atividade. A ferramenta é uma das principais do mercado, frequentemente escolhida pelas empresas.

Ainda sobre as ferramentas, a que teve a maior ascensão foi a Zoom, que em 2020 teve uma valorização de 60%, chegando ao valor de US$ 38 bilhões. Para essas companhias, a nova realidade global foi uma oportunidade de mostrar suas soluções e ter um grande aumento no fluxo de usuários diariamente.

Por que é tão cansativo estar em uma reunião online?

Por mais que as reuniões online sejam uma adaptação necessária, a prática não é a mais agradável. Muito se fala, ao tom de crítica bem-humorada, que algumas reuniões poderiam ser resolvidas com emails — mas no âmbito online o problema vai além disso. Essa atividade é comprovadamente mais cansativa, física e mentalmente, do que quando realizada presencialmente.

Fatores mentais e físicos

Andrew Franklin, professor assistente da Universidade do Estado de Norfolk, afirma que há estudos do campo de ciberpsicologia que apontam a maior dificuldade em concentração e foco nas reuniões online. O motivo principal é simples: nessas chamadas, só é possível ver, na maior parte do tempo, o rosto dessas pessoas, o que dificulta a linguagem corporal.

Quando as pessoas falam, seus discursos e manifestações por palavras constituem apenas 15% da comunicação. Os outros 85% têm um peso muito maior para ajudar na compreensão de quem está sendo o receptor dessas mensagens. Se não é possível ver o corpo inteiro da pessoa, há uma dificuldade natural que é imposta nas chamadas de vídeo.

Consequentemente, há uma necessidade maior de concentração, e um esforço que cansa e estressa muito mais do que o normal. Uma vez que essas chamadas passam a compor a rotina do trabalhador, é comum que ele esteja cada vez mais exausto.

Naturalmente, ele sente que uma grande parcela desse seu esgotamento é parte da rotina de reuniões online. Assim, dia após dia, é comum que haja um estresse prévio e até mesmo comportamentos de ansiedade excessiva diante da iminência de ter que participar de mais algumas sessões de vídeo.

Fatores tecnológicos

O momento atual da tecnologia é louvável, prova disso é a possibilidade de continuar trabalhando em casa, com o mínimo de perdas na experiência, durante um momento de isolamento social. Ainda que o patamar tecnológico atual esteja alto, há algumas pequenas falhas e problemas de funcionamento que, acumulados a todos os fatores já citados, podem cansar ainda mais.

O som nunca está alto e devidamente compreensível, a tela dividida entre várias pessoas torna a visualização ruim e, comumente, os delays de transmissão, em média limitados a 1,2 segundos, ajudam a irritar ainda mais. Esse conjunto de detalhes prejudicam a experiência e a tornam ainda mais estressante para o profissional.

Infraestrutura pessoal

Outro problema muito comum é a falta de infraestrutura pessoal. Nem todo profissional tem um quarto que pode usar de escritório, no qual pode estar livre de interrupções, barulhos e o que mais é necessário evitar para um bom dia de trabalho. Assim, as reuniões online se tornam ainda mais complicadas, já que existe o impacto de fatores externos.

Animais de estimação, filhos, pessoas transitando, o barulho do ambiente em que todos estão simultaneamente e alguns outros fatores são quase inevitáveis. Em tempos em que todos estão em casa, silêncio e tranquilidade estão em falta, causando mais incômodo e estresse.

É possível lutar contra a fadiga

Em meio aos fatores que comprovam como as reuniões online são realmente estressantes, é necessário adaptar também o uso deles. Indispensáveis, se colocados em prática voltadas ao bem-estar do profissional, é possível tirar um pouco do peso que essa atividade tem gerado.

Só quando imprescindível

Por mais que seja difícil, as reuniões online precisam ser reduzidas e limitadas. Somente quando forem imprescindíveis, preferencialmente. Cabe uma reflexão a todos, no cotidiano, para que realmente se questionem: “um email resolveria essa questão?”.

Sem a necessidade da câmera

A necessidade de estar em frente a câmera tira a mobilidade, aumenta a necessidade de se manter em uma só posição e torna tudo mais cansativo. É preciso estabelecer uma relação de confiança com o colaborador, dando a liberdade do uso apenas do áudio.

Uma coisa de cada vez

Aos profissionais, é necessário refletir a postura multitarefas. Enquanto a reunião acontece, o ideal é focar somente nela. Tentar conciliá-la com outras demandas só deixará o processo mais cansativo.

Pausas em reuniões longas

Reuniões longas são ainda mais exaustivas que o normal, mas nem sempre é possível evitá-las. A melhor forma de lidar com isso é propor pausas. Assim, o profissional pode se organizar, reformular pensamentos e então voltar com mais foco e disposição.

Expediente deve ser respeitado

Reuniões que extrapolam o horário de expediente devem ser evitadas. Além de um desrespeito à rotina e aos direitos do profissional, elas são cansativas e dificilmente geram o engajamento necessário. O mesmo se aplica a ligações, mensagens de texto e contato aos finais de semana, nos casos em que o profissional não trabalha nesses dias.

As reuniões online são, comprovadamente, mais cansativas do que os encontros presenciais. Também é importante considerar que todos estão sendo afetados mentalmente pelas incertezas, riscos e medos que a pandemia da covid-19 impôs. Por isso, é essencial que as chamadas de vídeo não sejam mais um problema.

Mais do que nunca, empresas devem estar preocupadas com a saúde mental dos colaboradores. Entender esse tema deve ser prioridade para quem está no comando de setores e empresas.