Entenda o retorno sobre investimento (ROI) de um software de gestão

Adotar um software de gestão é uma decisão que requer uma análise aprofundada sobre os objetivos que se quer alcançar. Afinal, estamos falando da ferramenta que irá gerenciar todo o negócio e dar base para as tomadas de decisão. 

Contudo, boa parte dos gestores ainda tem dificuldades em enxergar o real valor do sistema. Uns podem achar o valor elevado, outros preferem continuam utilizando planilhas ou outros softwares que não solucionam os problemas da agência de forma eficaz. 

Fica claro que essa mentalidade precisa ser mudada quando o intuito é manter a organização da empresa e, consequentemente, crescer de forma saudável e lucrativa. Esse é o seu caso? Se você ainda possui alguma resistência sobre isso, recomendamos que leia o artigo até o final! Ao longo do post, você entenderá mais sobre o retorno sobre o investimento de um software de gestão para sua agência.Preparado?

Afinal, qual o ROI de um software de gestão?

Nos próximos tópicos, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o ROI de um software de gestão. Confira!

Padronização do trabalho

Enxergar a padronização de processos como algo positivo nem sempre foi uma tarefa fácil. Para muitos profissionais, eleger processos para facilitar a execução de determinadas atividades era sinônimo de limitar o potencial criativo de um time, tornando o trabalho repetitivo e massificado. Contudo, os tempos mudaram e com isso uma nova mentalidade tomou conta das agências: processos definidos e a necessidade de uma gestão mais estruturada, com foco total em resultados.

Mas, para garantir que tais metas fossem alcançadas, era preciso ir além da vontade de crescer e se destacar dos concorrentes. Era necessário contar com uma ferramenta que não só organizasse a casa, mas que desse suporte para as tomadas de decisão.

Foi assim que os softwares de gestão passaram a ser um recurso fundamental em empresas que buscavam maior segurança em suas ações, a fixação de um mapeamento dos processos de produção e, por fim, a criação de metodologias de trabalho que se adequassem às suas particularidades.

Tomando como exemplo o briefing, documento importantíssimo para que a equipe consiga elaborar projetos que supram a as expectativas dos clientes, é fundamental que ele contenha todas as informações referentes ao job em questão. Além de evitar as temidas refações, as tarefas são executadas com mais agilidade, pois tudo fica alocado em um único documento.

Ficou claro que não há motivos para achar que padronizar os processos da agência resultará em profissionais engessados. Muito pelo contrário. Com mais insumos para colocar suas ideias em prática, as chances de executar um trabalho completo e que surpreendam os clientes são muito maiores.

Controle de tarefas

Se antes era praticamente impossível ter um controle de tarefas em tempo real, hoje os softwares de gestão mais modernos já oferecem essa opção. Já imaginou ter vários projetos em andamento e nenhum controle de orçamentos, etapas e datas para entrega? As tarefas até podem ser concluídas, mas certamente serão entregues fora do prazo.

E como sempre falamos aqui no blog, a fidelização de suas contas depende não só da qualidade dos serviços, mas do comprometimento em obedecer os prazos estipulados. Mas acredite, essa não é uma tarefa tão difícil assim. Com uma ferramenta de gestão, é possível visualizar todas as fases dos projetos, e quais tarefas ainda devem ser realizadas.

Outro ponto importante é poder controlar as permissões e funções de cada responsável pelo job. Assim, embora ninguém possa interferir no trabalho do outro, a equipe permanecerá integrada aos colegas e ciente do estágio que as atividades estão. Novamente, a padronização operacional é essencial para um controle de tarefas efetivo, uma vez que a equipe terá acesso a informações valiosas, tais como o perfil dos clientes, dados de fornecedores, informações financeiras, entre outras.

Por fim, não podemos deixar de falar sobre a comunicação entre a equipe e no quanto ela impacta para que tudo fique sobre controle. Nesse caso, soluções automatizadas favorece essa questão tanto internamente, quanto em relação aos clientes, pois algumas já contam com recursos de integração com os clientes acoplados, otimizando a aprovação dos jobs, solicitações de alterações e outras pendências.

Melhorias na gestão financeira

Ao passo que uma agência cresce e conquista novas contas, é preciso ter cuidado redobrado para garantir que ela não sofra prejuízos ou que você não consiga gerenciar suas próprias contas. Você pode estar se perguntando: por que minha agência sofreria prejuízos com a entrada de novos clientes? Sim, é possível. De maneira nenhuma queremos ser pessimistas. A questão aqui é analisar as melhores formas de administrar todo esse crescimento sem correr riscos.

Engana-se quem pensa que gerenciar o financeiro de uma agência depende de uma única ferramenta ou de planilhas que não trazem nenhuma informação relevante para as tomadas de decisão. O que vai garantir que os erros não aconteçam é a escolha de uma ferramenta que leva em consideração as singularidades de uma agência.

Nesse caso, além de dar suporte para tarefas de rotina, como o monitoramento dos gastos e controle de orçamentos, um software de gestão desenvolvido para agências de comunicação é essencial descobrir se aquele cliente que paga muito está, de fato, sendo lucrativo para o negócio.

Na verdade, esse é um dos retornos mais valiosos ao adotar uma ferramenta do tipo, pois é através dela que você saberá se uma conta consome mais tempo do que traz lucro, se os funcionários estão trabalhando horas a mais sem remuneração para tal e, por meio dessas informações, entender se um cliente gera prejuízo.

Em primeiro lugar, recomendamos definir o valor da hora trabalhada de cada colaborador, identificando profissionais que trabalharam em cada job e entender se jobs relacionados a clientes que representam baixa receita foram distribuídos para profissionais com valor/hora alto.

Com esse dado em mãos, é possível saber o tempo gasto em cada tarefa ou job, o custo do tempo em questão e a receita que o cliente gerou. Caso o custo de produção exceda a receita vinda do cliente, será necessário alocar profissionais com o custo mais baixo para que a agência não tenha prejuízo.

Claro que se basear em dados soltos não fará milagres. É aí que entra a importância de um bom cruzamento do tempo, custo e receita do projeto. Em outras palavras, o caminho para conhecer sua margem de lucro. A partir da integração da parte operacional com o financeiro, é possível automatizar relatórios para obter informações relacionadas à produtividade, performance do time e lucratividade.

Informações para tomadas de decisão

Como mencionamos anteriormente, conforme a agência cresce e expande suas operações para outras regiões, contar com dados para nortear o gestor em suas decisões é fundamental para acompanhar o seu fluxo de trabalho. É preciso, portanto, ter uma visão ampla da empresa a partir de relatórios que de fato tragam informações que serão utilizadas para evitar cenários desfavoráveis ou mesmo ajustar processos que ainda não estão funcionando corretamente.

É provável que você já tenha ouvido falar de Business Intelligence, certo? Mas entende como esse mecanismo funciona na prática? Bem, é por meio dele que informações gerenciais e estratégicas são extraídas, tais como:

• Ranking de Clientes
• Custo Job
• Gestão Verba
• Comissão por Fornecedor
• Comparativo Anual e Trimestral
• Indicadores de Vendas
• Cálc. Comissão Atendimento
• Pendências de Receb. de Clientes
• Margem do Cliente
• Margem do Job
• Inbound Marketing
• Investimento do Cliente
• Entre outros.

Assim, fica fácil saber quais ações foram mais eficazes e quais não foram tão boas assim, também dá para analisar quais mídias foram utilizadas, que tipo de público foi alcançado, entre outros benefícios. Além disso, o BI favorece a obtenção de dados mais precisos, que permitam entender previsões do seu segmento e tendências de mercado.

Graças a essa funcionalidade, você também consegue separar aquelas informações que nada acrescentam para o negócio, focando no que realmente importa: a criação de relatórios com potencial para mudar um cenário para melhor.

Crescimento. Está aí uma palavra muito mencionada ao longo deste post, não é? Mas não é para menos, que agência não quer conquistar novas contas e ser conhecida por proporcionar resultados efetivos aos seus clientes?

Pensando nisso, é nítido que o retorno sobre o investimento de um software é muito maior do que o valor investido na ferramenta. Trata-se de pensar na gestão como um todo, não somente enxergar cada parte do processo, adotando diversas ferramentas para cada área. Agora que você já sabe qual o ROI de um software de gestão, que tal conversar com um dos nossos especialistas em gestão e entender como o Studio pode ajudar a organizar sua agência? Aproveite!