Sistema de gestão educacional: tudo o que você precisa saber

O desejo de toda instituição é crescer e aumentar a quantidade de alunos formados. Afinal, todas se esforçam para oferecer um ensino qualificado, capaz de transformar a vida das pessoas e a realidade em que estão inseridas. Contudo, o crescimento mal planejado ou a evasão podem se tornar obstáculos para a qualidade do ensino. Para fugir desse risco, o ideal é investir em um sistema de gestão educacional.

Você sabe quais são os diferenciais dessa tecnologia quando comparada a um sistema de gestão empresarial? Entende quais são os potenciais dessa ferramenta e como ela interfere na atividade-fim de uma instituição de ensino?

Quer descobrir como pesquisar e decidir sobre o melhor software para a sua realidade? Então, continue lendo e confira as respostas para essas e muitas outras dúvidas!

O que é um software de gestão?

Os primeiros softwares de gestão foram criados para atender às necessidades das indústrias. Esses sistemas foram desenvolvidos para otimizar os processos de produção, reduzir a quantidade de matéria-prima gasta na fabricação, o tempo de parada das máquinas e os itens em estoque. Seu objetivo inicial era apoiar o diretor de operações a produzir mais, com menos esforços e recursos.

O nome dado às primeiras tecnologias empresariais foi Enterprise Resource Planning (ERP), ou planejamento de recursos empresariais. Apesar de ter evoluído muito, até hoje, as empresas de tecnologia utilizam essa sigla e esse conceito para se referirem aos sistemas de gestão corporativos.

De certa forma, o nome da ferramenta de gestão aponta para o objetivo de quem a contrata: melhorar as operações de sua empresa para torná-la mais competitiva no mercado e, com isso, aumentar os lucros dela.

A gestão da educação, no entanto, tem outros objetivos, necessidades e peculiaridades. Isso distancia ela dos negócios corporativos e, praticamente, a proíbe de usar um software não desenvolvido e pensado para suas demandas específicas.

Mais do que controlar as finanças, acompanhar os contratos e centralizar os registros de alunos e professores, o software de gestão da educação será o responsável por:

• integrar todos os departamentos da instituição;
• liberar as pessoas de burocracias e preenchimento de diversos formulários;
• bem como permitir que os diretores foquem questões estratégicas — como a definição da metodologia de ensino, sabendo que a rotina está sendo cuidada pela tecnologia.

Logo, o software será o responsável por apoiar e otimizar os processos cotidianos e rotineiros das instituições, liberando o tempo das pessoas para atividades menos padronizadas, mais criativas, estratégicas, norteadas por valores e para uma gestão mais sustentável. Apesar disso, se a escolha do sistema for inadequada, os benefícios da adoção dessa solução serão perdidos.

Por que softwares de gestão são importantes na educação?

Os grandes diferenciais de um software de gestão da educação são integrar e tornar mais fluida a experiência de todos os envolvidos no dia a dia da instituição de ensino.

Por exemplo, ele será o responsável por integrar a secretaria com as rotinas da sala de aula, facilitando o lançamento de notas, a solicitação e a confecção de documentos. Inclusive, ajudará na integração entre escola e família, ou entre instituição e comunidade acadêmica, ao oferecer portais de comunicação pensados para a realidade dos alunos, pais e responsáveis.

A importância desse sistema é destacada ainda pela possibilidade de eliminar os controles paralelos e centralizar em um só sistema toda a gestão acadêmica, burocrática e financeira. Ele apoia desde a captação de alunos e a realização de processos seletivos até a organização dos cursos.

Também auxilia no acompanhamento da execução do projeto pedagógico, na avaliação contínua do desempenho dos alunos e professores, além de estabelecer um controle acadêmico efetivo da matrícula até a conclusão do curso.

Para ajudá-lo a determinar a importância de um bom software de gestão da educação, elencamos abaixo 4 otimizações que ele garantirá para a sua instituição.

1. Autonomia dos docentes e discentes

Atualmente, as pessoas se tornaram mais imediatistas, conectadas e livres de barreiras físicas. A revolução do acesso às informações e do recebimento quase que instantâneo de produtos e serviços foi gerada pelos avanços da internet e da tecnologia.

A mudança nesses processos comerciais causou profundas transformações no comportamento das pessoas e, consequentemente, dos alunos e professores.

Se antes, era comum solicitar uma declaração diretamente na secretaria da instituição e esperar alguns dias para recebê-la, agora, o mais convencional é acessar a secretaria virtual e obter todas as informações naquele momento.

Antes, os professores eram obrigados a entregar seus diários para a secretária e ela deveria emitir os boletins. Hoje, os próprios docentes lançam as notas e os alunos consultam as informações no portal da instituição.

Esses dois exemplos mostram como a tecnologia empodera os envolvidos no processo educativo, adapta a instituição aos atuais desejos e interesses das pessoas, e simplifica as rotinas.

2. Experiência educacional

A experiência educacional é formada por todos os componentes da interação entre instituição de ensino, alunos, professores e familiares. Melhorá-la significa simplificar a comunicação e agilizar as tarefas que cada envolvido deseje ou tenha que realizar.

Por exemplo, um bom software de gestão da educação permite aos professores cadastrar todas as informações sobre a vida acadêmica de seus alunos diretamente em um Portal do Docente.

Essas informações ficam disponíveis para a coordenação da instituição e algumas são compartilhadas com os alunos, simplificando a comunicação entre todos os envolvidos.

Outro exemplo é que o Portal do Docente dá a possibilidade de os parentes acompanharem a frequência do aluno, receberem avisos dos professores e solicitarem informações adicionais.

A experiência educacional do aluno também é aprimorada, pois eles podem atualizar informações cadastrais, receber tarefas, solicitar serviços e sanar possíveis dúvidas sem a necessidade de se deslocar até a escola.

3. Processos e documentação padronizados

Ter processos efetivos e padronizados garante mais agilidade e estabelece um nível de qualidade mínimo para os atendimentos realizados pela instituição. No entanto, para serem funcionais e simples, os processos precisam ser apoiados por alguma tecnologia.

Executar tarefas em programas de planilhas e de editores de texto é a receita do fracasso, por expor os processos da instituição à falha humana e a erros por desatenção.

O sistema de gestão da educação automatiza boa parte dos processos, usando fluxos de trabalhos padronizados, templates de documentos e informações inseridas no software. Com isso, há a eliminação de atividades manuais, de erros e de burocracias na hora de gerar qualquer documentação.

Isso quer dizer que colaboradores, professores e gestores gastarão mais tempo com ações próprias de suas funções, como projetos para melhorar o aprendizado, e menos com controles burocráticos e administrativos.

4. Diminuição dos processos burocráticos

Um bom sistema de gestão educacional é capaz de reduzir até 60% do tempo gasto na execução das atividades diárias da secretaria. Essa otimização da produtividade é garantida, principalmente, por introduzir processos 100% eletrônicos e substituir os retrabalhos e digitações tão comuns aos métodos de registros baseados em formulários e documentos físicos.

Nesse sentido, o sistema pode auxiliar na distribuição das turmas e na organização da grade de aulas dos docentes. Ele também automatiza o recebimento de documentos e emite alertas sobre possíveis pendências.

Por fim, ele apoia a realização de processos de matrícula, trancamento ou transferência de alunos, além de oferecer indicadores de desempenho para a avaliação institucional.

Ou seja, o software de gestão vai bem além das funcionalidades de controle de pagamento, inadimplência e emissão de boletos. Ele gera uma visão 360º da instituição, facilita a interação entre professores, alunos e secretaria. Assim, gera uma experiência acadêmica mais alinhada com o atual comportamento dos indivíduos e cria novas possibilidades para o ensino.

Como eles podem ser utilizados?

Os softwares de gestão da educação podem ser usados por qualquer instituição de ensino, independentemente de seu foco de atuação. Por exemplo, ele é recomendado para escolas do ensino básico, para instituições de ensino superior, ou para o gerenciamento de cursos livres.

Em cada categoria de instituição, a tecnologia deverá apresentar alguns diferenciais para ser mais aderente àquela realidade. Afinal, a estrutura financeira, a tesouraria, a secretaria e os processos internos serão diferentes ou até mesmo inexistentes em algumas estruturas.

Para melhor exemplificar como cada área da instituição de ensino é afetada pela adoção do software de gestão, destacaremos ainda neste texto alguns recursos e funcionalidades.

Quais as vantagens dos softwares na gestão da educação?

Existem 4 grandes vantagens da adoção de um software de gestão. Abordaremos cada uma delas, detalhando as razões pelas quais são consideradas como benefícios para as instituições de ensino que não poderiam ser obtidos sem o uso da tecnologia.

1. Redução de custos

Uma das principais vantagens da utilização de um software de gestão é a redução de custos operacionais da instituição de ensino. Com ele, é possível registrar, analisar, planejar melhorias e testar novos processos sem dificuldades.

Outra vantagem é eliminar sistemas periféricos e não integrados para a realização das atividades. Por exemplo, se uma instituição usar uma tecnologia para as tarefas da secretaria, outra para a gestão do corpo docente e mais uma para o acompanhamento da vida acadêmica, então, terá que pagar pelo suporte e manutenção de três sistemas.

Também duplicará ou até triplicará alguns trabalhos, pois os sistemas não se comunicarão.

Ao adotar um software de gestão integrada, esses custos adicionais são eliminados e os profissionais se tornam mais eficientes. O resultado é a otimização das tarefas, melhoria da produtividade e aumento dos recursos disponíveis para serem investidos em outras áreas.

2. Captação e fidelização de alunos

Ao melhorar a experiência educacional, o software de gestão proporciona um estreitamento da relação entre instituição de ensino, profissionais da educação, pais e alunos. Com processos mais claros e digitais, há uma profissionalização do ambiente acadêmico, sem que isso represente relações mais engessadas entre os envolvidos.

Existem duas consequências naturais dessa proximidade e melhoria da qualidade:

• os alunos e pais se tornarão promotores da instituição e funcionarão como meios gratuitos de publicidade e captação de novos candidatos;
• os pais e alunos satisfeitos com a atenção dada e com o processo educacional não desejarão trocar a instituição.

Ou seja, com a medida de melhorar a experiência educacional, a instituição diminuirá o risco de evasão e aumentará sua capacidade de captação de alunos.

3. Auxílio nas tomadas de decisões

Utilizar dados para tomar as melhores decisões estratégicas e operacionais é algo desejado por boa parte dos gestores das instituições de ensino. Contudo, sem o apoio de um sistema, se torna quase que impraticável a coleta, tratamento e análise dos dados. Isso porque as fontes de dados podem estar defasadas ou incorretas.

Com a integração de diversas áreas e a centralização dos registros, a obtenção de dados confiáveis e a análise de informações atualizadas se torna uma tarefa simples. Por exemplo, existem sistemas que contam com painéis pré-configurados com indicadores de desempenho voltados para os gestores, e outros para os coordenadores e professores. Cada envolvido tem acesso às informações específicas de sua área e pode avaliar como otimizar os resultados.

4. Eficiência operacional

O resultado da integração das áreas, da disponibilização de novos canais de atendimento, da eliminação de retrabalhos e da revisão dos processos internos é o aumento da eficiência operacional. Essa melhoria aumenta a satisfação dos pais, alunos e professores, permite que todos se concentrem em desemprenhar bem os seus papéis na educação e aprendizado, e claro, reduz os custos.

Como um software de gestão pode otimizar diversos departamentos?

Já citamos exemplos de como um software de gestão pode agilizar alguns processos das instituições de ensino. Agora, vamos detalhar outras funcionalidades destinadas a pessoas ou departamentos específicos.

1. Equipe de Gestão

Processos financeiros são automatizados com a adoção de um software de gestão da educação. Listamos abaixo algumas das principais atividades realizadas nesse módulo:

• apoia o planejamento orçamentário anual da escola, considerando a quantidade de alunos matriculados e o histórico do crescimento anual de captação de alunos;
• estabelece um teto de gastos para cada item do plano de contas e alerta sobre possíveis excessos de despesas;
• cria um fluxo de caixa com os registros de entradas e saídas realizadas ou previstas;
• monitora a carga horária de cada colaborador;
• executa a emissão de serviços e recibos;
• cobra os inadimplentes de forma automática e programada;
• integra com o sistema bancário, permitindo a emissão de boletos de cobrança;
• controla bolsas e descontos concedidos;
• gera relatórios gerenciais, balanços, e permite consultas sobre pagamentos, recebimentos e documentos não processados;
• disponibiliza tabelas de preços específicas para cada curso ou turma.

Logo, o sistema automatiza grande parte das atividades gerenciais e libera o gestor para executar outras ações estratégicas, como a de identificar oportunidades para a oferta de novos cursos livres.

2. Secretaria

O software de gestão acelera boa parte dos processos executados pela secretaria da instituição, a saber:

• cria a secretaria virtual para oferecer serviços online;
• acompanha a matrícula e controla os prazos de entrega das documentações ausentes;
• permite a entrega de documentos digitalizados que são arquivados e consultados no próprio sistema;
• simplifica o processo de rematrícula, seja individual, seja em grupo;
• sugere a composição de turmas conforme critérios estabelecidos pela instituição;
• divide e transfere alunos entre turmas, com apenas alguns cliques;
• automatiza a atualização do histórico escolar, usando as informações inseridas pelos professores;
• elabora documentos acadêmicos oficiais online, como declarações ou comprovantes.

Além dessas atividades, o sistema executa outras rotinas básicas da secretaria e oferece maior segurança para as informações armazenadas do que a encontrada em documentos físicos.

3. Corpo Docente

Coordenadores e professores também são beneficiados com, ao menos, 7 funcionalidades do software de gestão:

• criação e acompanhamento das diretrizes e do planejamento educacional de cada turma;
• elaboração e registro dos planos de aula;
• registro online de frequências e diários de classes;
• lançamento de notas no portal do professor e integração dessa informação com o portal do aluno;
• envio e recebimento de mensagens entre alunos, coordenação, secretaria e professores;
• envio de tarefas diretamente para o aluno, usando o ambiente virtual de aprendizagem;
• consulta dos livros físicos disponíveis na biblioteca e acesso ao acervo acadêmico virtual.

Uma última vantagem é avaliar estatísticas sobre a performance de seus alunos e turmas baseados em indicadores específicos de avaliação. Isso facilita a revisão dos planos de aula para aperfeiçoar possíveis deficiências na aprendizagem dos indivíduos.

4. Discentes

A agilidade, disponibilidade e facilidade de acesso às informações acadêmicas são as principais vantagens da utilização desse software. Ele cria novos canais de atendimento, disponibiliza um sistema de autoatendimento, simplifica as negociações ou obtenção de boletos atrasados, e potencializa as práticas de aprendizagem.

Logo, o software de gestão é uma tecnologia capaz de revolucionar todos os setores de uma instituição de ensino, desde que seja bem implantado e utilizado.

Como escolher um software de gestão adequado para sua escola?

Existem 5 passos fundamentais e indispensáveis para a contratação de um software de gestão aderente ao cenário das instituições de ensino. Vamos explorar cada um deles a seguir!

1. Identifique potenciais oportunidades ou necessidades

Cada instituição tem obstáculos e diferenciais únicos a serem explorados. Com isso em mente, utilize a realidade de sua gestão para determinar os principais resultados esperados com a contratação de um software.

Suas principais funcionalidades objetivarão oferecer novos canais de atendimento ou automatizar operações internas? Organizar o financeiro ou apoiar os professores? Melhorar o atendimento acadêmico ou integrar as áreas da instituição?

2. Determine as funcionalidades essenciais da ferramenta

As escolhas da fase anterior não são excludentes nem se anulam, mas ajudam a priorizar uma lista de funcionalidades indispensáveis. Essa lista funciona para indicar quais fornecedores podem ou não ser considerados para oferecer o software de gestão da sua instituição.

Nessa etapa, é fundamental conversar com os responsáveis por TI. Eles podem citar alguns critérios técnicos a serem considerados, principalmente, relacionados a integrações e segurança do sistema.

3. Procure fornecedores qualificados

A lista da etapa anterior funciona bem para avaliar a tecnologia ofertada. Também é necessário considerar a experiência da empresa em atender ao segmento educacional, avaliar os possíveis problemas e sucessos apresentados em outros projetos de implantação, e observar a competência técnica e a agilidade do time de suporte.

Uma boa forma de fazer isso é solicitar uma demonstração da tecnologia, revisando os acordos de níveis de serviços do suporte e pedindo para conversar com os clientes já atendidos pela empresa.

4. Peça referências para os clientes

Ao falar com os clientes, questione sobre:

• as principais funcionalidades que eles usam;
• a facilidade de navegar pela ferramenta;
• o tempo e metodologia de implantação;
• a resposta aos chamados abertos com o time de suporte.

Quanto mais aspectos forem debatidos nessa conversa, menos surpresas haverá na adoção e utilização do software de gestão contratado.

5. Avalie os custos

É inegável que os custos de contratação de um software influenciam a decisão de compra. Contudo, esse deve ser o último item a ser avaliado com inteligência. A comprovação de resultados obtidos por outros clientes pode indicar que um software de gestão com preço mais elevado e mais eficaz deveria ser preferido ao mais simples e menos eficaz.

Por fim, avalie quais processos serão otimizados e quais despesas serão reduzidas com o aumento da eficiência. Faça uma estimativa financeira e calcule em quanto tempo o investimento na contratação do software de gestão melhorará as margens operacionais de sua instituição a ponto de a economia gerada pagar o investimento realizado.

Esse cálculo de retorno do investimento pode destacar o melhor sistema com base nos benefícios agregados à instituição e seus potenciais ganhos financeiros para as operações.

Atualmente, as instituições de ensino superior com capital aberto na Bolsa de Valores têm mais de 1,51 milhões de alunos matriculados, e as escolas particulares de ensino básico contam 8,9 milhões de inscritos. Juntas, as mais de 40 mil escolas registradas no Ministério da Educação movimentam R$ 60 bilhões em mensalidades, R$ 6 bilhões em vendas de materiais e conteúdos e R$ 20 bilhões em atividades adicionais ou de contraturno.

Apesar de impressionantes, os números do levantamento realizado pelo Jornal Folha de São Paulo mostram que organizar os processos internos, liberar os profissionais para criar alternativas de receitas e aprimorar a experiência educacional são tarefas essenciais para as instituições se manterem no segmento de educação. Essas tarefas exigem a adoção de um bom software de gestão.

Por isso, considere as sugestões apresentadas nesse texto e conte com uma empresa experiente para apoiar a implantação do seu próximo software de gestão da educação. Esse pode ser um diferencial decisivo na seleção da tecnologia, configuração do sistema, treinamento e uso do programa.

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Esse post foi produzido pela equipe Lyceum