O que é o sistema integrado e quais vantagens ele traz para seu negócio

Pouco importa o tamanho da sua empresa quando o assunto é integração de processos internos.

Seja ela de grande, médio ou pequeno porte, administrar as diferentes áreas que compõem um negócio não é uma tarefa simples, demanda muita mão de obra e tempo disponível para se dedicar ao assunto.

Sabemos, porém, que quem administra o próprio negócio não tem muito tempo livre para descobrir novas soluções para a sua organização, por mais que busque ler e aprender sobre novas tendências do mercado e demarketing digital, por exemplo.

Além disso, muitas vezes você não tem uma equipe grande o suficiente para administrar, monitorar e analisar os dados e informações gerados diariamente pela sua empresa.

Hoje, porém, é fundamental encontrar soluções que possam facilitar esse gerenciamento de processos dentro da sua organização. Um exemplo disso é a adoção de um sistema integrado.

Quer saber como? Continue a leitura para tirar as suas dúvidas sobre a importância de ter um sistema integrado dentro da sua empresa e como você pode aumentar a produtividade e conseguir alcançar asmetas traçadas.

O que é e como funciona um sistema integrado?

Uma empresa é formada por diferentes setores e áreas que, juntas, buscam alcançar os melhores resultados para aquele negócio.

Porém, com tantas informações e dados disponíveis no mercado, não é uma tarefa simples filtrar, monitorar, analisar e torná-los eficientes para a sua organização.

Muitas vezes, quando não há uma integração entre os sistemas da sua empresa, informações valiosas podem ser desperdiçadas e ações que não geram resultados colocadas em prática.

Ou seja, o seu trabalho se torna menos eficaz, afinal, nem sempre as suas decisões são baseadas em números precisos.

O objetivo de um sistema integrado é garantir que todas as informações internas da sua empresa estejam disponíveis para os diferentes setores, áreas e funcionários.

Garantindo que o acesso seja mais simples e rápido, possibilitando que dados sejam cruzados e as análises mais completas. Ou seja, a ideia é justamente solucionar esse problema.

Um sistema integrado é um software ou um conjunto deles, que vai promover a interação entre todos os componentes da sua empresa.

Hipoteticamente, você tem ume-commerce: a equipe responsável pela área de finanças da sua organização vai ter acesso aos mesmos dados e informações que o setor demarketing, por exemplo.

De acordo com o tamanho da sua empresa, a função de captar, monitorar e analisar os dados pode ser de responsabilidade de um funcionário, por exemplo, mas ele provavelmente não vai conseguir apresentar resultados muito produtivos pela alta demanda exigida para essa tarefa.

Porém, à medida que o seu negócio vai crescendo, se tornando maior e gerando mais informações, esse trabalho, na prática, se torna inviável de ser feito por uma pessoa ou, até mesmo, uma equipe pequena. É preciso, portanto, tornar todo esse processo mais produtivo dentro da sua organização.

Ao investir em um sistema integrado, você garante que a sua empresa esteja toda conectada.

Assim, as equipes podem compartilhar informações de maneira mais simples, garantindo que todos tenham acesso aos dados mais importantes coletados pela sua organização.

Quando usar e quais as vantagens do sistema integrado?

Hoje, com tanta concorrência disputando a atenção do consumidor — que é cada vez mais exigente —, é preciso ser o mais produtivo possível para oferecer o melhor serviço ao seu cliente e garantir uma experiência positiva ao usuário. Para isso, o primeiro passo é se organizar internamente e garantir aeficiência dos processos dentro da sua empresa.

Deixar de utilizar os recursos tecnológicos disponíveis no mercado pode significar uma perda significativa para o seu negócio.

Afinal, é cada vez mais importante investir na otimização e organização dos processos internos. Ou seja, garantir que as ações tomadas na sua empresa sejam efetivas e gerem, de fato, resultados positivos.

Portanto, o momento ideal para começar a utilizar um sistema integrado dentro da sua empresa é o mais rápido possível.

Não se pode deixar algum problema muito grave ocorrer para colocá-lo em prática. Para que não reste dúvidas em relação a importância de adotar um software que busque a integração de sistemas na sua empresa, é preciso conhecer as principais vantagens para a sua empresa.

Comunicação entre os setores

Tarefas incompletas, retrabalho, ações repetidas e dados imprecisos. Esses são apenas alguns dos principais problemas causados pela falta de comunicação dentro de uma empresa.

Afinal, por mais que as diferentes áreas de uma organização lidem com as suas responsabilidades e problemas de forma individual, não significa que os setores não devem se comunicar constantemente.

Basta uma informação errada ou incompleta para que um projeto inteiro seja prejudicado.

Por isso, é importante que os colaboradores se comuniquem e troquem informações. Afinal, um dado que não funciona para umaestratégia pode ser o diferencial para o projeto de outro colaborador.

Com um sistema integrado, a tendência é que os canais de comunicação se tornem mais eficientes e o acesso às informações seja mais simples e rápido, agilizando os processos internos.

Maior produtividade

Quando se tem mais acesso aos dados coletados, gerados e armazenados pela sua empresa, você pode tornar o seu planejamento mais certeiro.

É importante, cada vez mais, analisar as informações disponíveis no ambiente de trabalho, seja em relação ao comportamento do seu consumidor, seja a respeito dos números do seu negócio.

Com o estudo e a análise profunda desses dados, é possível realizar ações que produzam mais e melhores resultados.

Fica mais fácil identificar quais das suas ações estão funcionando e quais precisam ser otimizadas. Ou seja, menos desperdício e maior produtividade dentro do ambiente de trabalho.

Monitoramento mais eficiente

Um dos grandes desafios de uma empresa é conseguir identificar quais são as fontes de desperdício que estão gerando mais prejuízos para o seu negócio.

Afinal, com tantas obrigações no seu dia a dia, fica difícil procurar quais são os gargalos dentro da sua organização.

Com o sistema integrado fica muito mais fácil realizar ummapeamento de processos e ações internas. Assim, fica mais fácil identificar fontes de prejuízo e encontrar as melhores soluções.

Gerenciar estoques, por exemplo, também se torna um trabalho mais preciso, com atualizações instantâneas sobre o que entrou e saiu do seu armazém, facilitando o seu planejamento.

Custos reduzidos

Todos os itens acima resultam nesse último benefício que, talvez, seja o mais atraente para quem administra um negócio.

Afinal, poucas coisas são tão boas para um gestor quanto ouvir as duas palavras juntas: custos reduzidos. Com o sistema integrado dentro da sua organização você garante maior eficiência das estratégias adotadas, tornando os processos mais baratos.

Maior troca de informações, melhor monitoramento do que acontece de certo e errado dentro da sua empresa e maior produtividade dos seus funcionários, que poderão se concentrar em realizar atividades menos repetitivas e mecânicas, focando em ações mais estratégicas. Essas vantagens combinadas geram custos menores e resultados mais satisfatórios ao final de cada mês.

Quais as diferenças entre um sistema integrado e um ERP?

Apesar de muitas vezes serem utilizados como sinônimos, uma ferramenta de ERP (Enterprise Resource Planning, que, em uma tradução livre significa Planejamento dos Recursos da Empresa) e um sistema integrado são duas coisas diferentes.

Apesar de terem o mesmo objetivo e oferecerem muitos dos mesmos benefícios, os dois conceitos têm suas diferenças.

Um sistema integrado não significa necessariamente um sistema único ou uma mesma interface, por exemplo.

Ele pode, simplesmente, ser a conexão entre as diferentes ferramentas e softwares utilizados pela sua empresa para melhorar o fluxo operacional, a organização de processos e facilitar a gestão financeira.

Já um ERP, que pode ser definido como um sistema integrado, é uma ferramenta mais específica, que concentra todas as informações em uma só base de dados.

Ou seja, tudo o que for adicionado ou retirado por alguém é, automaticamente, atualizado para todos os outros usuários, facilitando o monitoramento onde e como o dinheiro está sendo gasto e qual o resultado gerado.

Um sistema integrado pode resolver muitos dos problemas comuns dentro da sua empresa. Além de tornar o trabalho mais eficiente e produtivo, pode reduzir os custos da sua operação.

Para quem busca melhores resultados constantemente, essa talvez seja a solução mais indicada para otimizar os processos internos e traçar estratégias mais efetivas dentro do seu mercado de atuação.

Entendeu o que é um sistema integrado e como ele pode ser importante para a sua empresa? Agora,confira nosso próximo artigo, entenda a diferença entre um CRM e ERP e descubra o que o seu negócio precisa!