Conheça os 9 tipos de software para reuniões online

A flexibilidade nos ambientes de trabalho é uma característica que tem sido cada vez mais explorada pelas empresas e valorizadas pelos profissionais. Com o auxílio de software para reuniões virtuais é possível utilizar o chat online e as videoconferências para reunir a equipe e resolver problemas a distância.

A gestão de uma equipe remota deve ser atenciosa e manter uma periodicidade, para que todos os profissionais se mantenham alinhados. Dessa maneira, a produtividade tende a crescer, o que também potencializa os resultados do negócio.

Neste artigo, apresentaremos 8 softwares para reuniões online que são boas alternativas para a gestão remota dos profissionais. São eles:

• Skype
• Zoom
• Google Meet
• GoToMeeting
• TrueConf
• Slack
• Zoho Meeting
• Microsoft Team
• Jitsi Meet

Vamos lá?

1. Skype

O Skype é uma das ferramentas mais conhecidas quando falamos sobre videoconferências e reuniões online. As chamadas podem reunir até 50 pessoas e não têm limite de tempo, sendo uma alternativa interessante para as empresas e permitindo encontros longos.

As chamadas são feitas por meio do aplicativo, tanto para computador, celular ou tablet, ou diretamente no site. A maneira mais fácil de utilizar é criando uma conta no Outlook ou Gmail, por exemplo, mas também é possível acessar por meio de links diretos enviados para os participantes.

O Skype, mesmo sendo uma opção mais antiga, não oferece apenas a chamada tradicional: também apresenta funcionalidades que facilitam outros processos importantes para a gestão remota. Por meio dele, é possível compartilhar fotos, vídeos, documentos e outros arquivos, possibilitando a troca de informações entre os profissionais de maneira rápida e eficiente.

Outro recurso que é interessante para as empresas é a possibilidade de gravar as chamadas em vídeo, pois essa é uma forma de deixar registrado os apontamentos e recorrer ao material quando necessário. O compartilhamento de tela também facilita as reuniões, já que é possível apresentar gráficos e outros conteúdos em tempo real para todos os profissionais.

2. Zoom

O Zoom Meetings é um software que foi desenvolvido especialmente para o ambiente corporativo. O funcionamento desta ferramenta é simples, sendo necessário apenas criar a reunião e enviar um convite via e-mail ou link para quem desejar, sendo que não é preciso ter conta no site para acessar o vídeo.

A versão gratuita permite reuniões com até 100 participantes e limite de 40 minutos por videoconferência. Existem diversas opções de pacotes pagos, em que é possível organizar reuniões com até 500 participantes e sem limite de tempo, permitindo que assuntos mais delicados e demorados sejam tratados com tranquilidade.

O Zoom oferece diversas funcionalidades interessantes para a gestão remota, como chat para conversas em tempo real, transferência de arquivos, compartilhamento de tela e gravação das reuniões.

Outro aspecto interessante é o controle de microfones, que facilita a organização da chamada, já que o gestor consegue administrar os áudios, evitando que barulhos e falas interrompam algum momento importante da reunião.

3. Google Meet

O Google Meet, anteriormente conhecido como Google Hangouts Meet, é a outra alternativa para videoconferências. Ele está disponível para todos os usuários do G Suite, sejam eles empresas ou outras organizações que contam com esse serviço. Mesmo sendo direcionado para o ambiente corporativo, qualquer pessoa que tem uma conta do Google consegue utilizar o recurso.

Para usar a ferramenta, basta acessar qualquer navegador, sem a necessidade de instalar plug-ins ou aplicativos de desktop. Para quem prefere usar em dispositivos móveis, como smartphones, existem aplicativos para Android e iOS.

A ferramenta oferece diversos pacotes, com diferentes possibilidades, de acordo com o investimento realizado. No básico, é possível reunir até 100 participantes, já nos planos avançados o tamanho aumenta para 250 ou 100.000 espectadores em uma transmissão ao vivo.

Ele é uma opção que garante boa qualidade de imagem, dando mais nitidez para as reuniões. Também oferece funcionalidades diversificadas, como visualização de galeria, compartilhamento de tela e envio de arquivos. Além disso, ele permite salvar as reuniões no Google Drive.

4. GoToMeeting

A praticidade e simplicidade são os ideais da plataforma GoToMeeting, que visa a facilitar a promoção de reuniões com um clique. Depois do cadastro, o usuário está habilitado para criar uma reunião única ou uma sala de reunião online, cujo link nunca expira, e começar a convidar os participantes.

O serviço oferece os recursos necessários para reuniões produtivas, como compartilhamento de tela, bate-papo, gravação e integração com o Google Calendar. Dessa maneira, fica mais fácil organizar os encontros e manter a equipe alinhada, sem perder informações relevantes para a produtividade.

Ele fica disponível de forma gratuita por 14 dias, sendo necessária uma assinatura para continuar utilizando a ferramenta. O preço dos pacotes premium varia de US$ 12 a US$ 16 ao mês.

Um detalhe interessante do GoToMeeting é que ele ajusta automaticamente a largura de banda disponível e os recursos de hardware de cada usuário, possibilitando reuniões mais claras e com menos problemas de conexão.

Além disso, ele permite a colaboração em tempo real, usando qualquer plataforma ou sistema operacional, como Mac, PC, iOS ou Android.

5. TrueConf

TrueConf Server é uma plataforma de videoconferência e colaboração auto-hospedada para negócios e educação. A solução pode operar tanto com conexão à internet quanto offline. Ferramentas de interação estão disponíveis sem limitações para todos os usuários, como:

• compartilhamento de tela,
• apresentação de slides,
• controle remoto do desktop,
• bate-papo,
• reações e enquetes,
• gravação de reuniões,
• etc.

A versão gratuita permite que pequenas equipes de até 12 pessoas realizem reuniões sem limites de duração e recursos de colaboração. Existem 4 modos de videoconferência disponíveis para todos os usuários – chamada de vídeo, videoconferência multiponto, sala de aula virtual e reunião virtual.

A sala de aula virtual é a modalidade projetada para aulas online, o que torna a solução especialmente adequada para instituições de ensino. Existem aplicativos cliente para todas as principais plataformas e dispositivos, que também estão disponíveis gratuitamente.

TrueConf Server também é nativamente compatível com sistemas de sala de conferência. Os participantes da reunião podem fazer e receber chamadas de áudio e vídeo, trocar arquivos e mensagens, mostrar apresentações, compartilhar telas e controlar os desktops uns dos outros remotamente.

6. Slack

O Slack é outra opção interessante para as empresas, pois permite a criação de videoconferências, entre outras funcionalidades. Na versão gratuita, o aplicativo fornece a opção de reuniões com até 15 pessoas.

Os vídeos não são a única funcionalidade, pois o Slack funciona como um chat online e uma ferramenta para a troca e o compartilhamento de vídeos. Ele também possibilita a conexão com apps e serviços do cotidiano da empresa e a transmissão de informações com mais rapidez.

Um dos grandes diferenciais dessa plataforma é a possibilidade de criar setores para cada equipe, além dos canais públicos. Em uma agência de comunicação, por exemplo, é possível criar um grupo para redes sociais, outros para criação, entre outras opções.

Dentro desses canais para cada grupo ou nos públicos existem notificações personalizadas, compartilhamentos de arquivos e até 10 mil pesquisas de mensagens mais recentes trocadas no aplicativo. Dessa forma, os profissionais conseguem resgatar conversas e informações antigas, o que ajuda a controlar os processos. 

6. Zoho Meeting

O Zoho Meeting também permite a organização de reuniões remotas que facilitam o cotidiano das empresas. Ele permite o planejamento das videoconferências com antecedência, enviando convites por e-mail aos participantes com a agenda, a data e a hora.

Se necessário, também é possível iniciar uma reunião de última hora, basta compartilhar o link de entrada com os participantes por bate-papo, SMS ou e-mail. O plano empresarial custa US$ 8 por um mês e permite até 100 participantes e a gravação de 10 sessões.

Um dos destaques dessa ferramenta é a possibilidade de que outro participante assuma o controle da tela remotamente, por meio do aplicativo para desktop Zoho Meeting. Dessa maneira, outra pessoa é capaz de resolver problemas facilmente ou inserir informações diretamente no dispositivo de quem está coordenando a reunião.

Além disso, o moderador tem controle sobre a reunião, pois ele consegue silenciar todos os participantes ou aqueles que deseja, evitando interrupções e contribuindo para o andamento do encontro.

7. Microsoft Teams

O Microsot Teams também colabora para a comunicação corporativa. No passado, essa ferramenta estava disponível para assinantes do Office 365, mas atualmente ela também oferece a possibilidade de criar videoconferências com até 250 pessoas, além de armazenar 10 GB de arquivos por equipe e mais 2 GB por usuário.

A principal vantagem do Teams está na possibilidade de edição colaborativa dos documentos do Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote. Essa é uma forma de engajar a equipe em trabalho remoto, contribuindo para resolver problemas e aumentar a produtividade.

Ela também permite a conexão com diversos aplicativos externos, como Trello e Evernote, facilitando o cotidiano dos profissionais. Outro aspecto interessante é a possibilidade de gravar as reuniões e utilizar as informações dos encontros, tendo dados importantes para a continuidade dos trabalhos.

8. Jitsi Meet

O Jitsi Meet é uma plataforma de videoconferência sem fins lucrativos e de código aberto, que pode ser acessada de qualquer dispositivo, sem a necessidade de instalação de um aplicativo. Essa alternativa é gratuita, pois não existe uma versão paga com mais recursos e funcionalidades.

Por meio da ferramenta, é possível fazer reuniões online com até 50 pessoas, usar as funções de bate-papo, compartilhar tela, entre outras funcionalidades interessantes. Uma delas é a possibilidade de abrir um vídeo no Youtube e mostrar a todos.

O coordenador da reunião é capaz de silenciar participantes e mudar a qualidade da imagem de acordo com a internet disponível para no momento. Além disso, a ferramenta também oferece o recurso de gravação da videoconferência e permite a transmissão ao vivo para o Youtube e o acesso posterior a esse material.

Neste artigo, trouxemos algumas opções de software para reuniões online e mostramos os principais recursos de cada uma delas. Essas alternativas são fundamentais para trazer mais produtividade para as equipes e garantir que as informações necessárias serão repassadas e compartilhadas entre os profissionais.

Portanto, vale a pena encontrar a que mais traz benefícios para a sua agência e aprender a utilizá-la no cotidiano.

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