Sped Fiscal: você sabe o que isso significa?

Uma medida tomada pelo governo federal a fim de reduzir a burocracia e simplificar o pagamento de impostos. De forma resumida, esse é o conceito de Sped fiscal, uma iniciativa que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) e visa à integração dos fiscos municipal, estadual e federal.

Mas o que é exatamente essa medida, para que serve, como deve ser entregue e como os empreendedores devem lidar com ela?

O que é Sped fiscal?

Na verdade, esse é o Sistema Público de Escrituração Fiscal Digital, que é composto por três tipos: a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Em quaisquer dos casos, o sistema de escrituração fiscal funciona como um arquivo digitalizado que apresenta todas as informações e documentos fiscais necessários aos fiscos municipal, estadual e federal.

Todos os dados são relativos ao período de apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Além disso, também podem ser apresentadas outras informações relevantes aos fiscos.

Para que serve?

Basicamente, essa é uma forma de simplificar o envio de informações aos fiscos.

Por isso, esse sistema serve como uma ferramenta para as empresas entregarem a documentação necessária através de um meio digital.

No entanto, também tem a função de facilitar a fiscalização do governo, já que as informações são reunidas em um só lugar.

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Quais são as características do sistema?

Essa documentação é obrigatória para todas as empresas contribuintes de ICMS e IPI.

A entrega das informações é mensal e a lista das empresas que devem fazer o envio dos dados está disponível no site do Sped.

O empresário também deve saber quais são os livros abrangidos pelo sistema. São eles: o de registro de entradas e saídas, de inventário, de apuração do IPI e de apuração do ICMS.

Também existem obrigatoriedades adicionais, como o Sintegra (para alguns estados), as informações fiscais e de inventário (conforme a Instrução Normativa n. 86/01) e as informações fiscais do Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad).

Como funciona?

O envio das informações para os fiscos é mensal e deve ser feito por meio do Programa Validador e Assinador do Sped, que pode ser baixado no site da Receita Federal.

É importante lembrar que a geração do arquivo é responsabilidade do contribuinte, ou seja, da empresa.

Assim, todos os meses, a empresa deve enviar o arquivo com a estruturação dos documentos fiscais relativos ao período e outras informações que possivelmente sejam necessárias para os fiscos.

Neste arquivo também devem constar a apuração dos impostos devido a operações realizadas e prestações efetuadas pela empresa.

As informações são obtidas a partir do sistema de gestão utilizado pelo contribuinte e elas devem ser importadas para o sistema do Sped. Esse procedimento é feito da seguinte forma.

1. Depois de instalado, deve-se executar o Programa Validador e Assinador (PVA).

2. Clique no menu superior “Escrituração Fiscal”, selecione “Nova” e, em seguida, escolha a opção “Importar”.

3. Uma nova tela aparecerá no Sped. Selecione o arquivo que contém os dados de envio corretos.

Geralmente, o formato aceito é TXT. Caso a empresa não tenha esses dados eletronicamente, pode fazer a declaração manual diretamente no PVA.

4. Depois dessas etapas, o sistema mostrará automaticamente os dados. É recomendado revisá-los para fazer possíveis alterações, exclusões, acréscimos etc.

É importante reforçar que o Sped é um sistema bastante completo, que permite também pesquisar registros, fazer a validação de dados, fazer a assinatura digital da EFD, gerar uma cópia de segurança e transmitir o arquivo aos fiscos.

5. Assim que ajustar os dados, valide-os.

6. Assine digitalmente o arquivo e faça o envio à Receita.

Para esse processo deve ser utilizado o certificado digital (também chamado de e-CNPJ) dos tipos A1 ou A3, que são emitidos por autoridade credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP–Brasil).

7. Envie os dados e fique em dia com a Receita Federal.

Quais são os erros que podem ocorrer?

Aparentemente, o processo de envio dos arquivos digitais é tranquilo. E realmente é na maior parte das vezes.

Mas alguns erros também podem ocorrer ao longo do processo.

O próprio site do sped fiscal aponta as principais falhas que são detectadas no sistema. Confira a lista a seguir.

• Os campos obrigatórios não são totalmente preenchidos ou nem todos são completados.
• O contador cadastrado não é o mesmo responsável pelo período da apuração do arquivo enviado.
• A empresa não ajustou o regime de apuração do PIS/Cofins em suas configurações.
• A empresa não ajustou o regime de apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) em suas configurações.
• O código do Banco Central (Bacen) no registro de países não foi informado.
• O código do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatísticas (IBGE) no registro de cidades não foi informado.
• O Código de Situação Tributária (CST) está com dados errados.
• O número da nota nos campos “chave de acesso” e “número da nota de entrada” são divergentes.
• A nota de entrada possui dados inválidos em relação à situação tributária.
• A combinação do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) e do CST é inválida.
• A empresa não informou o segmento.
• A data não foi informada nas notas de serviço.
• O CFOP foi informado de maneira incorreta.
• Os documentos inicial e final foram informados de maneira incorreta.
• A data de movimento foi informada de maneira incorreta.
• O PIS e o Cofins não estão configurados nos afretamentos.
• A alíquota inserida não está na tabela de alíquotas autorizadas pela Receita Federal.
• O PIS e o Cofins estão com situações tributárias diferenciadas.
• O CST informado é para pessoa física e não jurídica.
• O validador não gerou as apurações.
• O validador não gerou as apurações do menu “Escrituração PIS/Cofins”.
• A empresa informou a situação tributária 08, mas não indicou a natureza da receita.
• O cálculo de crédito não tem sua natureza informada na nota de entrada.
• O código da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) da nota de entrada ou de saída está diferente do que foi informado no cadastro de produtos.

Estas são todas as informações relativas ao Sped fiscal que você e sua empresa precisam saber.

A dica é contratar um contador, porque esse profissional poderá indicar exatamente o que deve ser feito para não ocorrerem problemas no envio das informações.

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