Substituição tributária: entenda o que é e como calcular

A carga de impostos do nosso país é extremamente complexa, sobretudo para as empresas.

A Substituição Tributária (comumente denominada ST), regime de recolhimento de tributos praticado no Brasil, é um dos itens que mais causa dúvidas aos empresários e contabilistas.

Conhecer a legislação, a forma de recolhimento, as alíquotas e a aplicabilidade são fundamentais para realizar a ST corretamente.

Como a legislação é dinâmica e constantemente atualizada, além de entender os conceitos do processo, também é necessário consultar sempre as atualizações legais a respeito.

Preparamos uma explicação completa feita de forma simples e clara, para ajudá-lo a compreender como funciona a Substituição Tributária e para sanar todas as suas possíveis dúvidas a respeito.

O que é Substituição Tributária?

Para realizar corretamente a Substituição Tributária é preciso, antes de tudo, entender o que ela é e como se aplica.

O nome “substituição” se refere ao fato de que outra pessoa é responsável pelo pagamento do tributo – no caso, o ICMS – e não aquele que gerou a venda propriamente dita.

Na Constituição Federal de 1988 está prevista a possibilidade de atribuir a obrigação de pagamento de um imposto ou de uma contribuição a uma terceira pessoa, no lugar daquele que normalmente o faria.

Por exemplo, um produtor ou importador se obriga a pagar o ICMS relativo à cadeia de vendas que vai do atacadista ao varejista e, posteriormente, ao consumidor final.

Como o fato gerador é a venda para cada intermediário na cadeia de negócios, após a circulação da mercadoria, diz-se que o imposto foi recolhido via “Substituição Tributária para frente”.

O cálculo do imposto devido é feito por base na presunção ou na estimativa do preço que será cobrado ao consumidor.

Essa suposição que permite calcular a alíquota aplicável não é individualizada, mas instituída pelo governo tomando por base a margem média de lucro de cada segmento.

Assim, esse valor é agregado ao preço final do produto, através do IVA (imposto sobre valor agregado).

Para produtos cuja fiscalização é mais complicada, como cigarros, bebidas, carnes e derivados do petróleo, a cobrança do ICMS é feita através da Nota Fiscal.

Nem todos os produtos são passíveis de Substituição Tributária, mas apenas aqueles previstos em acordos, protocolos ou convênios entre os Estados.

São exemplos de produtos sobre os quais se aplica a ST:

• Artigos de fumo (cigarros, charutos etc.);
• Motocicletas e automóveis, além de pneus;
• Bebidas como cervejas, refrigerantes e água;
• Combustíveis e lubrificantes.

São objetos de incidência do ICMS a circulação de mercadorias e a prestação de serviços de transporte interestadual e intermunicipal de bens, pessoas ou valores, além de serviços de comunicação devidamente previstos em lei.

Qual a sua importância?

A Substituição Tributária assegura uma forma mais eficiente de arrecadação, que amplia a base e melhora a fiscalização do cumprimento das obrigações tributárias, diminuindo a sonegação.

O regime de Substituição Tributária também é vantajoso para o contribuinte, pois centraliza o recolhimento do imposto no substituto e faz com que haja mais equidade entre os preços, minimizando a concorrência desleal com outros negociantes que não recolhem seus tributos regularmente.

Ao contrário do que se possa pensar, a ST não aumenta (tampouco diminui) a carga tributária na cadeia de comercialização da mercadoria.

Ela apenas altera o responsável pelo recolhimento do imposto que legalmente já está previsto para as operações que serão realizadas com o produto.

Ela garante que cada contribuinte envolvido nessa cadeia de negócios suporte exclusivamente a sua própria carga tributária.

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Quais as suas características?

As figuras que fazem parte do processo de Substituição Tributária são os sujeitos passivos, que são substituídos na responsabilidade do recolhimento do ICMS e o sujeito tributário, que aquele a quem está atribuída a obrigação de calcular e de recolher o tributo relativo a todas as operações que presumidamente ocorrerão até que ele alcance as mãos do consumidor final.

São sujeitos passivos os atacadistas, distribuidores e varejistas que serão substituídos pelo sujeito tributário, conforme explicamos acima.

Esses estão dispensados de pagamento do ICMS nas operações que realizarem com mercadorias recebidas com ICMS retido por ST, mas ainda deverão emitir os documentos fiscais pertinentes e enviar o livro eletrônico, como manda a legislação.

A Substituição Tributária pode ocorrer de três formas distintas:

• Substituição para frente, quando o recolhimento é anterior à cadeia de eventos que comporão o fato gerador da tributação.Ou seja, antes de passar por atacadista, varejista e consumidor, o industrial produtor ou importador da mercadoria faz o recolhimento do ICMS relativo a todas essas etapas da venda;
• Substituição para trás, também chamada de diferimento, ocorre quando a última pessoa do processo é responsável por recolher o ICMS integralmente relativo a todas as operações que antecederam a aquisição final do bem;
• Substituição propriamente dita, que ocorre quando um contribuinte é substituído diretamente por outro, como quando o industrial efetua o pagamento do ICMS devido por um prestador de serviços de transporte que o atendeu.

Há a hipótese legal da restituição do tributo pago somente para os casos em que o fato gerador esperado posteriormente não seja efetivado.

Nos demais casos, os valores pagos na ST são considerados definitivos, exceto quando pagos em duplicidade.

Você pode ouvir falar ou mesmo estar sujeito ainda à ST interna, que é uma denominação utilizada para a Substituição Tributária aplicável a algumas mercadorias em operações realizadas no âmbito estadual e fora de Convênios ou protocolos, como por exemplo os medicamentos, aves frescas, bebidas mistas ou pneus remoldados.

Como calcular a Substituição Tributária?

Frequentemente as partes não sabem ao certo como fazer o cálculo do valor a pagar na ST, ao qual chamaremos ICMS ST. Podemos calculá-lo seguindo as seguintes etapas:

I)  O primeiro passo é calcular o valor do ICMS próprio, relativo somente ao emissor da Nota Fiscal.

A base desse cálculo é dada pelo valor do produto, somado ao frete, seguro e quaisquer despesas adicionais e retirados os descontos, caso hajam.

Sobre esse valor é calculada a alíquota do ICMS próprio. Assim, teremos:

Valor do ICMS Próprio = (BASE DE CÁLCULO ICMS Próprio) * (Alíquota do ICMS Próprio)

II) A seguir, calcula-se o ICMS devido na Substituição Tributária. A base de cálculo para essa etapa é mensurada da mesma forma que o anterior; a única diferença é que o valor do IPI – se houver – é acrescido ao cálculo.

A partir do valor encontrado, se aplica o Imposto sobre o Valor Agregado (IVA ou MVA), da seguinte forma:

BASE DE CÁLCULO ICMS ST = VALOR BASE * (1 + %IVA)

III) Por fim, para cálculo do ICMS ST, aplicamos a fórmula abaixo, utilizando a Alíquota do ICMS Intra, que é aquela aplicada dentro do estado de destino da mercadoria:

(VALOR DO ICMS ST = (BASE DE CÁLCULO ICMS ST) * % (Alíquota ICMS Intra) – Valor ICMS Próprio)

O substituto tributário retém o imposto conforme o cálculo acima e o recolhe através da Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE).

Uma guia é necessária para cada convênio ou protocolo, quando as mercadorias estiverem sujeitas a regimes de tributação normatizados de forma distinta.

Em outras palavras, para cada unidade de Federação de destino da mercadoria, pelo menos uma GNRE diferente é necessária.

Quais os principais erros cometidos no recolhimento?

Para não acontecer de cometer erros no recolhimento da Substituição Tributária, é preciso estar atento a alguns detalhes, referentes aos problemas mais comuns verificados no processo, que são:

Confusão entre diferentes destinos

É comum que um produtor ou importador acabe por se confundir no cálculo, pois lida com envio de mercadoria a vários estados diferentes.

É preciso se atentar para os acordos e protocolos distintos de cada UF, pois a classificação e tributação variam com cada estado.

O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) publica uma tabela com todos os produtos sujeitos à Substituição Tributária, além das alíquotas e outras informações de suma importância para todas as unidades da federação.

Consulte o website da CONFAZ e tenha acesso a toda a legislação, convênios e atualizações sobre o ICMS e demais assuntos pertinentes.

Legislação desatualizada

A lei muda constantemente e quando o assunto é ST não é diferente:

A verificação constante dos convênios e atos legais mais atualizados deve ser feita para não ocorrer de o substituto tributário – mesmo tendo certeza de estar agindo corretamente – basear-se em alíquotas e normas desatualizadas.

Revisão da documentação

Se você já passou por retenção de carga nos postos estaduais da SEFAZ, como empresa ou como consumidor, sabe o quão desagradável é a situação.

Um pequeno erro de informações na documentação de suas mercadorias e uma chuva de problemas vem repentinamente: multas, penalidades administrativas, atrasos de entrega, oneração de frete e até estrago de produtos perecíveis podem ocorrer por falta ou divergência de um dado mínimo que passou despercebido.

Revise completamente a documentação e garanta que todas as informações e valores estão corretamente calculados e informados para garantir a normalidade do processo.

Confundir o regime de tributação de lucro com a ST

Optantes pelo Simples Nacional não estão desobrigados de calcular e recolher o ICMS.

O cálculo não leva em consideração o regime tributário do emitente da mercadoria.

Entretanto, alguns estados têm condições diferenciadas para compradores enquadrados no Simples.

Quando se vai vender para outra empresa, é preciso estar atento a essa possibilidade da legislação, para calcular corretamente o percentual do IVA aplicável.

Agora que você já entendeu o que é a Substituição Tributária e como ela funciona, sugerimos que leia esse artigo, que explica quais impostos incidem sobre Notas Fiscais e aprenda ainda mais sobre os tributos aplicados à sua empresa!