Como o timesheet pode melhorar a produtividade da sua agência?

Na prática, produtividade é saber aproveitar o tempo disponível para a execução das tarefas diárias da melhor forma possível. Mas sem a utilização de ferramentas capazes de otimizar a rotina da agência é quase impossível desempenhar as atividades de forma eficaz.

Se você projeta um crescimento acelerado e procura tornar a produtividade da sua equipe ainda melhor, é importante começar a pensar em métodos eficazes para tornar isso possível.

Uma das formas de tirar melhor proveito do que sua equipe tem a oferecer, é adotando um sistema de mensuração que calcula a quantidade de tempo que um funcionário gastou para efetuar determinada tarefa, como o timesheet.

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Como o timesheet potencializa a produtividade da minha agência?

Nos próximos parágrafos, você confere como essa ferramenta pode ajudar você e sua equipe a serem mais produtivos!

Auxiliando no planejamento das atividades

Se há alguma regra que é preciso seguir para que o sucesso desejado seja alcançado, essa regra é se planejar! O planejamento é imprescindível para qualquer área, mas nas agências de publicidade ela jamais deve ser deixada de lado.

Nesse sentido, adotar uma ferramenta que facilite o planejamento das próximas tarefas é imprescindível para manter um maior controle do trabalho.

Outra forma de planejamento passível de análise está relacionada à execução das horas estimadas, já que esse planejamento servirá como base para precificação. Ao final desse processo, o ideal é que o tempo gasto na execução do trabalho esteja de acordo com o planejado, evitando, desta forma, possíveis prejuízos.

Mas, quais os passos que um planejamento deve ter ao implementar o timesheet? 

• defina todas as peças que serão realizadas pela agência;
• escolha os colaboradores que melhor se adequam ao tipo de job em questão;
• acompanhe, diariamente, o andamento das horas estimadas.

Contabilizando o horário de trabalho aplicado nas tarefas

Antes de continuarmos, responda a estas perguntas: 

• você aproveita da melhor maneira possível a capacidade de produção da sua agência? 
• você investe em ferramentas que otimizem a forma com a qual sua equipe desenvolve suas atividades?

Seja de pequeno ou grande porte, as agências de publicidade costumam ter uma característica em comum: precificam os jobs com base no tempo gasto na elaboração de cada tarefa. Até aqui nada de novidades, certo?

A grande questão é entender o quanto esse método contribui para tornar a rotina mais produtiva, capaz de fazer com que as horas laborais de toda a equipe sejam melhores aproveitadas.

E se a gestão de tempo é uma das formas de potencializar a capacidade produtiva, esta ferramenta supre de forma eficaz a necessidade de gerar mais produtividade. Consequentemente, beneficia os resultados da agência, já que ele permite mensurar, de forma assertiva, o tempo gasto pelos funcionários na elaboração de uma tarefa.

Diante disso, se os relatórios gerados apontam que um colaborador tem feito as mesmas atividades em um maior tempo, é um indicativo de que algo deve ser feito para mudar esse cenário. No final das contas, essa ferramenta pode ser o auxílio que sua agência precisa para a gestão dos Jobs.

Gerando relatórios para tomadas de decisão assertivas

Mais que avaliar a produtividade de sua equipe, esse método é o maior aliado para quem necessita de uma fonte de dados confiáveis para tomar decisões assertivas.

Ao gerar relatórios detalhados, a ferramenta norteia a tomada de decisão, a precificação dos serviços e jobs, a relação entre rentabilidade e lucratividade e possibilita a análise sobre clientes que pagam muito mas demandam demais. 

É importante ressaltar que a sua implementação  requer um comprometimento por parte de toda a equipe, uma vez que se as informações não forem preenchidas diariamente, é impossível gerar relatórios capazes de evidenciar os resultados de determinado período.

Portanto, comprometer-se em preenchê-lo de forma correta e dispor de tempo para efetuar análises detalhadas sobre os resultados obtidos é tão, ou mais importante do que apenas implementar essa ferramenta na rotina da sua agência.

Avaliando para potencializar a produtividade da sua equipe

Depois de implementar a ferramenta e começar a utilizá-la é hora de avaliar os resultados para eliminar de uma vez por todas os velhos vilões da produtividade.

Dessa forma, você poderá avaliar se esses clientes estão trazendo mais prejuízos do que ganhos e sua equipe terá mais tempo para desempenhar tarefas com mais qualidade.

Quer entender como sua agência pode ser beneficiada com o timesheet? Que tal bater um papo com a gente? Assim você aproveita para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto!