O que é videoconferência e como implementar no seu trabalho?

A transformação digital permitiu a criação de diversas ferramentas que facilitam a sua rotina de trabalho. Uma das principais vantagens é, sem dúvidas, a eliminação das barreiras físicas. Agora, é possível se comunicar com qualquer pessoa em qualquer lugar do mundo e, por isso, é importante saber fazer uma videoconferência de qualidade.

Dos equipamentos adequados ao ambiente em que a conversa vai ser feita, tudo isso impacta diretamente no resultado final da sua videoconferência. Por isso, preparamos este artigo em que abordamos os tópicos mais importantes para que você se preocupe apenas com o conteúdo de cada reunião.

Neste texto, você vai ver:

• O que é uma videoconferência?
• Quais são os benefícios de fazer uma videoconferência?
• Quais pontos considerar para fazer uma videoconferências de qualidade?

Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é uma videoconferência?

A videoconferência é uma ferramenta de comunicação que permite a realização de reuniões e diálogos entre pessoas que se localizam em diferentes locais. Essa tecnologia viabiliza a transmissão de imagens e áudios por meio do uso de plataformas específicas.

Quais são os benefícios de fazer uma videoconferência?

Antes de entrarmos nos pontos que você deve considerar para fazer uma videoconferência de qualidade, é importante ficar por dentro dos benefícios que esse recurso oferece para o seu trabalho. Por isso, separamos as principais vantagens que uma reunião à distância pode oferecer. 

Agilidade para filiais em diferentes lugares

O mundo globalizado facilita ainda mais a criação de filiais em diferentes países ou mesmo continentes. A videoconferência, portanto, se torna essencial para garantir que as sedes em diferentes locais possam interagir entre elas. Conversas e assuntos que não podem ser resolvidos por meio de emails, por exemplo, são otimizados dessa forma.

Dinamismo em reuniões 

O tempo é cada vez mais fundamental para o sucesso de qualquer empresa. A videoconferência oferece esse dinamismo para que você torne as conversas e os encontros mais fáceis e práticos. Em vez de deslocamento, cada um pode agilizar a sua parte da reunião da sua estação de trabalho e ir direto ao ponto.

Redução de custos com treinamentos

Quando falamos em gestão de pessoas, os treinamentos são parte importante do planejamento estratégico e eles são facilitados com uma videoconferência. Para ações de onboarding, por exemplo, uma apresentação remota de como funciona a empresa, as ferramentas ou até mesmo a cultura podem ser feitas de uma vez.

Quais pontos considerar ao fazer videoconferências de qualidade?

Agora que você já sabe como uma videoconferência ajuda a otimizar a sua rotina de trabalho e contribuir até mesmo para a produtividade da equipe, que tal conhecer os fatores mais importantes para garantir que a sua reunião a distância seja tão — ou mais — eficiente que qualquer conversa pessoal.

Equipamentos

O principal objetivo de uma videoconferência é facilitar o dia a dia de trabalho e otimizar o tempo de todos, certo? Portanto, é preciso focar na qualidade do contato entre as duas ou mais partes. Se for para perder tempo e gerar dor de cabeça, qual é o sentido de abandonar a reunião presencial?

O primeiro ponto a ser avaliado deve ser o microfone, para se assegurar que quem estiver do outro lado da tela possa entender o que está sendo falado. O ideal é fazer alguns testes antes de uma reunião mais importante. O mesmo vale para a qualidade da câmera e, é claro, a iluminação do espaço no qual que você vai realizar a reunião.

Outro ponto fundamental é a conexão com a internet. Não importa se for via cabo ou sem fio, o importante é que ela dê conta de suportar todos os recursos que uma videoconferência exige, como a transmissão nítida das imagens e do som.

Softwares e aplicativos

Além dos equipamentos utilizados, existem algumas ferramentas que facilitam a videoconferência. O Skype talvez seja o mais conhecido para conectar duas pessoas por meio de uma câmera. Softwares como esse também facilitam outros detalhes da reunião trabalho, como o compartilhamento de tela, possibilitando que todos visualizem uma mesma apresentação simultaneamente.

Existem outras opções que também contribuem para uma videoconferência de qualidade — a escolha varia de acordo com as suas necessidades. O Hangouts, por exemplo, é a ferramenta do Google para esse propósito e, além das funcionalidades básicas, tem como diferencial as métricas sobre o desempenho das suas reuniões.

Para quem procura por uma versão mais simples e fácil de se conectar, o Appear.in também pode ser muito eficiente. O seu diferencial é não exigir nenhum cadastro ou download para participar de uma videoconferência. Comportando até quatro usuários na versão gratuita, basta enviar o convite para quem você quer que participe da conversa.

Fatores externos

Não é só de tecnologia que uma videoconferência é feita. Afinal, a ideia é conectar duas ou mais pessoas e alguns fatores externos também contribuem para a qualidade da reunião — o ambiente em que você vai estabelecer o contato é um deles. O ideal é que você disponha de um espaço silencioso, sem muitas distrações e, é claro, com uma boa conexão de internet.

Além disso, é preciso pensar também na sua postura, ou seja, a forma como você vai se comportar durante a conversa. Não é porque você tirou um dia para trabalhar via home office, que a sua postura não precisa ser profissional. Por isso, se comporte de acordo com o clima da reunião, com quem vai participar e até mesmo com os assuntos a serem abordados.

Com os equipamentos certos e o local adequado, você consegue facilmente tornar a sua videoconferência ainda mais eficiente. Afinal, o grande objetivo dessa forma de comunicação é facilitar a rotina de trabalho e não gerar dores de cabeça. Portanto, faça de tudo para que a tecnologia passe despercebida e o foco se debruce sobre as pautas e conversas.

Para quem trabalha em empresas de tecnologia, as videoconferências podem ser ainda mais comuns e, por isso, é fundamental entender quais pontos ficar de olho. Além disso, que tal entender a importância do Marketing de Conteúdo para o mercado de tecnologia e quais as empresas que estão se destacando nesse ambiente?