A arte de fazer acontecer: lições práticas para sua vida

É isso que ensina David Allen, por meio do livro “A Arte De Fazer Acontecer” (“Getting Things Done” em inglês).

A sua capacidade de se manter produtivo está diretamente ligada à sua habilidade de relaxar. Para isso, sua mente tem de ser como a água, que não importa quanta pressão ou agito sofra, sempre volta ao seu estado original.

O livro de Allen, considerado por muitos como uma espécie de Bíblia da produtividade, tem um caminhão de informações úteis sobre o método GTD (Getting Things Done). Veja como esse conceito pode transformar sua vida e carreira!

Como desenvolver a arte de fazer acontecer

A maioria das pessoas gostaria que o dia tivesse mais de 24 horas, para que pudessem fazer tudo que a rotina “exige”. Mas o segredo não é ter mais tempo, e sim aprender a lidar com as tarefas que recebemos todos os dias.

Pensando nisso, há 3 lições que você precisa aprender com base no livro do David Allen, que são:

1. Conduza e conclua o trabalho

Você já teve dificuldade para se concentrar em uma tarefa porque estava tentando lembrar quais seriam as próximas atividades depois dela? Isso acontece com muita frequência, e tem a ver com a maneira que a nossa mente funciona.

Nosso cérebro se concentra nas tarefas incompletas, e as esquece imediatamente depois de concluídas. O David Allen chama isso de circuitos abertos.

Para piorar, a busca por resolver tudo logo geralmente nos faz aplicar as mesmas soluções para problemas antigos. Isso não é suficiente. Para alcançar a produtividade real e constante, é preciso aprender a conduzir o trabalho de modo a fechar o máximo de circuitos possíveis.

Como fazer isso? Em primeiro lugar, tirando os circuitos abertos da mente, por assim dizer. Anote tudo que você precisa fazer, e siga a lista conforme consegue cumprir as tarefas e fechar os circuitos. Depois de concluir uma atividade, siga para a próxima.

2. Pratique a produtividade sem estresse

Enquanto você estiver preocupado e estressado, não terá condições de se concentrar o suficiente para fazer o trabalho que precisa ser feito. Também não vai conseguir colocar a energia nas atividades certas.

O resultado é a falta de produtividade e frustração, gerando mais estresse ainda. Controlar suas emoções e ansiedade com relação às tarefas que precisa completar vai fazer toda a diferença na sua rotina.

Felizmente, dominar o método GTD vai ajudar você nessa missão, que talvez pareça impossível no momento.

3. Compreenda o poder dos princípios-chave

Os princípios-chave por trás do método GTD já foram citados aqui. Mas é vital que você os entenda bem para tirar proveito do método:

• produtividade depende de tranquilidade, não de estresse. Ninguém tem controle total das próprias circunstâncias, você tem de aceitar isso e se recompor;
• é importante tirar as tarefas da mente e anotá-las em outro lugar. Depois de concluir uma tarefa, pense nas próximas e feche tantos circuitos quanto puder.

Entenda como o método GTD pode transformar seu fluxo de trabalho

O GTD é um dos métodos mais completos de produtividade que existem, e se baseia em 5 passos principais. Já citamos alguns deles de forma superficial, mas veja em detalhes o que está envolvido em colocar essa metodologia em prática:

Capturar

A captura é a parte em que você tira todas as tarefas da mente e as coloca no papel ou no seu app de anotações favorito. O motivo disso é ajudar você a se livrar de um peso desnecessário que é ficar relembrando, a todo momento, qual afazer vem a seguir.

Isso prejudica sua habilidade de fazer acontecer e aumenta o estresse, além de dificultar a organização.

Quando muitas tarefas se alternam na mente, quase como se brigasse por espaço, logo vem a sensação de que será impossível realizar todas. Então, acabe com esse problema e coloque tudo por escrito.

Esclarecer

Depois de anotar tudo, é hora de ver a ordem das prioridades. Tarefas mais simples, que levam poucos minutos, podem ser feitas imediatamente.

Se perceber que você não é a melhor pessoa para cumprir uma tarefa ou que não terá condições de fazer algo agora, anote isso e vá para as próximas atividades.

Separe os compromissos mais complexos, que devem ser quebrados em várias tarefas menores, e faça isso. Assim, será mais fácil identificar exatamente quanto tempo e esforço vai ter de dedicar até completá-los.

Organizar

Sabe aquelas tarefas que você colocou de lado? Agora é a hora de fazer algo com elas. Dependendo da circunstância, você pode delegar, cancelar, marcar como algo para o futuro ou tomar outra ação.

Essa parte do processo é uma das mais importantes, pois vai limpar sua agenda dos circuitos que nunca se fechariam. Em outras palavras, essas atividades seriam apenas uma distração que atrapalharia o restante do processo.

Refletir

Até aqui, você já terá conquistado bastante. Mas, para manter o ritmo e conseguir resultados duradouros, é preciso revisar todo o processo constantemente.

Essa revisão, ou reflexão, envolve considerar novos afazeres que surgiram, tarefas que já não são mais necessárias e o que ainda precisa ser realizado. Não se trata de uma análise profunda ou complexa, apenas da manutenção da lista.

Engajar

Ao se empenhar nas atividades que programou para o dia, tenha sempre em mente que você está trabalhando na coisa mais importante para aquele momento.

Lembre-se de que não foi uma decisão aleatória, mas parte de um processo cuidadoso, feito para aproveitar seu tempo e energia da melhor maneira possível.

Isso vai ajudar você a não ceder a distrações nem se preocupar demais com o que ainda falta fazer, e focar no objetivo atual.

3 ferramentas para aplicar o método GTD com facilidade

Falar de todas as ferramentas que existem para aplicar o método GTD com facilidade seria impossível. Como ensinamos agora, vamos priorizar e escolher 3 das mais conhecidas, que você talvez já use no dia a dia:

1. Trello

O Trello é um sistema gratuito que permite criar listas em formatos de cartões. Altamente visual, o app coloca tudo que você precisa fazer em perspectiva, e facilita o acompanhamento de cada atividade.

2. Google Tasks

Caso os produtos do Google já façam parte do seu dia a dia (o que é muito provável), o Tasks é para você. Além de um app próprio para lidar com as tarefas diárias, há uma aba do Tasks no novo Gmail, que pode ser bem útil.

3. Evernote

O Evernote é um dos principais apps de produtividade do mundo, e dispensa apresentações. Se você ainda não conhece, baixe agora e veja por si mesmo.

Desenvolver a arte de fazer acontecer não é algo que vai acontecer da noite para o dia. É preciso criar o hábito de lidar melhor com as tarefas, e isso leva tempo. Mas seguindo a metodologia GTD, e as dicas mostradas aqui, você conseguirá fazer isso o quanto antes.

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