Eles não são agendas, tampouco tecnologias muito difíceis de entender. Estão disponíveis no desktop, notebook, tablet e até no smartphone. Podem ser acessados a qualquer hora e em qualquer lugar. Facilitam nossas vidas e contribuem para uma rotina mais organizada e produtiva. Estamos falando dos aplicativos de gestão de tarefas!
Gerenciar as atividades que temos durante a semana, facilita na hora de definir nossos horários de trabalho, dimensionar o tempo necessário para cada tarefa e, claro, não perder os prazos. Uma das ferramentas que mais faz sucesso na hora de manter a produtividade em alta é o Asana.
Que tal aprender como usá-lo no seu dia a dia para se tornar ainda melhor no que você faz? Vem com a gente!
O que é Asana?
Asana é um software de gestão de tarefas que permite a criação de fluxos de atividades que podem ser compartilhados com outras pessoas, facilitando a colaboração em nuvem, a produtividade e o aumento da performance das equipes.
O Asana dispõe de uma série de funcionalidades que facilitam o dia a dia de pessoas que precisam gerenciar muitas tarefas e prazos ao mesmo tempo.
Com ele, é possível criar calendários de atividades, atribuir tarefas a cada membro da equipe e monitorar o cumprimento de prazos de maneira fácil e intuitiva.
Por meio do aplicativo, você também pode manter contato com outros membros da sua equipe, enviar alertas e trocar informações.
A funcionalidade de criação de quadros dá um panorama do progresso de cada projeto e mantém todos os envolvidos alinhados em relação às etapas a serem concluídas.
Curioso para saber como usar o Asana na prática? Vamos em frente!
Asana: como usar
Tudo começa com um cadastro, é claro. Então, acesse a página inicial do software na versão web e clique no botão “teste gratuitamente”.
Você será direcionado para uma página de registro, na qual deverá inserir seu e-mail. Em seguida, é preciso escolher o plano. Para começar, escolha o básico, que não cobra mensalidades.
Uma confirmação da criação da sua conta será enviada por e-mail. Confirme sua conta e você estará pronto para iniciar sua jornada de aprendizado e descobrir como usar o Asana na prática.
Crie seu primeiro projeto
Depois de terminar de preencher seus dados no Asana, você deve começar pela criação de um projeto. Na barra superior, clique no sinal de + para criar o projeto.
Você pode escolher entre um projeto em branco ou um dos modelos oferecidos pela plataforma.
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Então, você adicionará detalhes sobre o seu projeto, como nome, equipe e descrição. Também poderá definir o modo como as atividades serão exibidas — se em lista, quadro Kanban, calendário ou cronograma (versão paga).
Segmentar clientes em projetos ajuda a dimensionar melhor o trabalho e ter uma visão abrangente de como está sua carteira de clientes. Também auxilia a identificar a hora de buscar mais clientes ou de somar alguém ao seu time para dar conta do trabalho.
Crie tarefas
Uma vez que tenha criado um projeto, você pode inserir tarefas nele. Digamos que você tenha um cliente chamado NKR Marketing Digital. O nome do projeto pode ser o nome do seu cliente.
Cada tarefa dentro desse projeto leva o título de um post a ser escrito ou então uma definição da arte que você precisa desenvolver, por exemplo.
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No card da tarefa, você pode preencher o nome do responsável, a data de entrega e inserir informações para a execução da atividade. Caso seja você mesmo o responsável, selecione seu nome.
Também é possível anexar documentos, como manuais de estilo de marca, para apoiar a execução do trabalho.
Visualize as demandas
Na versão free, você pode visualizar todas as tarefas em forma de lista, em forma de quadro Kanban ou em forma de calendário. A função cronograma está disponível apenas para contas pagas.
No quadro Kanban, você pode definir etapas para o seu processo e mover os cards conforme as tarefas vão sendo realizadas. É uma forma simples e intuitiva de manter todos sempre informados sobre o que já foi feito e o que ainda está pendente.
Na função cronograma, as atividades são dispostas em uma linha do tempo que mostra a relação entre elas e quais pessoas estão envolvidas. É como um mapa mental de como as atividades são desenvolvidas.
Ambas modalidades de visualização — quadro e cronograma — facilitam a gestão das tarefas, porque mostram de primeira o que está em dia, o que está em atraso e onde estão os seus gargalos de produtividade. Assim, é possível readequar seus horários ou tarefas para que você entregue tudo dentro do prazo.
Na função calendário, é possível antever a quantidade de tarefas que você tem por entregar. No caso da entrada de um novo cliente, por exemplo, fica fácil responder quando você poderá realizar as entregas de forma acertada e sem comprometer sua agenda.
Monitore seus projetos
No menu lateral esquerdo, você encontra a opção “Relatórios”. É lá que você vai acompanhar a sua produtividade e performance. Existem três tipos de visualização:
- Tarefas criadas por mim: você tem um overview de todas as tarefas que você criou, bem como os prazos de cada uma.
- Tarefas que atribuí a outros: você visualiza cada membro da sua equipe e as tarefas que delegou a eles.
- Tarefas concluídas recentemente: você verifica quais tarefas foram terminadas recentemente.
Por que usar o Asana?
Depois de aprender como usar o Asana, você vai ver que é bastante simples de gerenciar todas as atividades que você tem ao longo do tempo.
Sejam trabalhos fixos, sejam temporários, é possível visualizar cada dia da semana de forma única ou ter uma visão abrangente de todo o mês de trabalho.
Isso dá mais liberdade para que você aceite novos jobs sem afetar as entregas dos clientes que já atende. Também facilita na hora de dimensionar o tempo dedicado a cada tarefa e manter a concentração no que importa naquele momento.
Se houver mais pessoas trabalhando com você, dá para manter uma comunicação clara e efetiva, deixando tudo registrado na plataforma. Assim, ninguém tem desculpa para atrasar o trabalho ou deixar de fazer a sua parte.
Ter todas as demandas reunidas em um só lugar, segmentadas por projetos, tarefas e subtarefas, também contribui para sua organização pessoal.
Desse modo, você começa o dia sabendo tudo o que deve ser feito. Ao final do expediente, também pode verificar se ficou algo pendente e, assim, monitorar sua produtividade.
Sabia que empresas como Google, Uber, Airbnb e Spotify também usam o Asana? Uma ferramenta tão fácil de usar e intuitiva não poderia ficar de fora do portfólio de soluções de empresas que valorizam a criatividade, a inovação e a qualidade de vida.
Se você quer trabalhar melhor, profissionalize sua carreira!
Raphael Alves 
Redator Rock Content 
Gustavo Grossi