Imagine que você abra a sua caixa de entrada e se depare com mais de 1.000 mensagens, entre elas e-mails novos, propagandas de empresas e algumas demandas que foram deixadas para serem respondidas depois, mas acabaram se perdendo.
Olhar e-mail é um ritual de muita gente, já que é por meio dele que são enviados arquivos e mensagens importantes, além de newsletters com assuntos interessantes e promoções exclusivas da sua loja de roupas favorita.
Neste texto, você entenderá como organizar sua caixa de entrada para que ela se torne mais funcional e não exija tanto tempo — que poderia ser usado para atividades mais produtivas. Por isso, continue a leitura!
Deixe apenas e-mails que precisem de resposta imediata na sua caixa de entrada
É fundamental que, ao final da limpeza, você deixe poucos e-mails em sua caixa de entrada. Dê preferência àqueles mais urgentes, aos que precisam de uma resposta imediata e os que você pode responder de forma rápida. Inclusive, se conseguir respondê-los no mesmo dia, melhor ainda.
Assim, esses e-mails serão mais fáceis de serem encontrados. Afinal, é bastante comum que eles se misturem com outros tipos de mensagens, já que nem sempre é possível se lembrar do texto que está no campo de assunto ou de quem o enviou, a fim de pesquisá-lo na caixa de entrada.
O ideal é que os e-mails sejam respondidos pelo menos 24 horas depois de chegarem, para evitar que o remetente sinta algum tipo de frustração. Caso seja possível, procure responder as mensagens de forma rápida e direta.
Use e abuse de etiquetas e pastas
Uma forma de organizar a sua caixa de entrada é etiquetar e-mails e separá-los por pastas. Assim, você vai conseguir identificá-los e encontrá-los mais rapidamente, mesmo recebendo várias mensagens por dia.
Por exemplo, se você é um freelancer com vários clientes, pode fazer uma etiqueta para cada um deles, a fim de organizá-los.
No caso de mensagens que não podem ser apagadas e que precisem ser acessadas com certa frequência, por conterem informação importante ou senha de algum site ou aplicativo, é possível movê-lo para uma pasta específica, de forma que não ocupe espaço entre os novos e-mails que chegarem e seja sempre fácil de ser encontrado.
No Gmail, você pode criar etiquetas de cores diferentes para diferentes pessoas que utilizem um mesmo e-mail. Então, caso esteja utilizando uma caixa de entrada de forma compartilhada, poderá separar as mensagens que precisam ser respondidas por você das dos seus colegas de serviço.
Reserve um espaço para e-mails com resposta pendente
Ainda seguindo a dica anterior, crie uma pasta para e-mails que estão com resposta pendente ou que dependam da resposta de outras pessoas para ser respondido.
Assim, a sua caixa de entrada ficará mais limpa. Você poderá reservar um período da sua semana para verificar quais assuntos estão pendentes e, então, cobrar os responsáveis.
Imagine que o seu chefe ou um de seus clientes apague sem querer um desses e-mails e então peça para você enviar um anexo ou informação que estava contida nele. Com uma caixa de entrada bagunçada, ficará quase impossível cumprir essa missão. Mas, se ele estiver em uma pasta separada, você ganhará tempo.
Mas não deixe essas mensagens esquecidas no fundo da sua caixa de entrada. Quando finalmente tiver condições de respondê-la, faça isso o mais rápido possível.
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Crie respostas automáticas para certas mensagens
É bastante comum ter que responder, durante a semana, diversos e-mails que tratam do mesmo assunto e, consequentemente, necessitam da mesma resposta. Que tal resolver esse problema criando uma resposta automática?
Para demandas como “envie-me seu portfólio” e “qual é a sua área de atuação?”, você poderá ter mensagens escritas com antecedência, a fim de enviá-las de forma manual ou até mesmo automática, com o auxílio de alguma ferramenta.
Tenha um período determinado em seu dia para verificar seus e-mails
Talvez você ainda não tenha se dado conta, mas ao acessar a sua caixa de entrada por várias vezes durante o dia, acaba gastando um tempo precioso, que poderia ser usado para realizar atividades mais importantes.
Então reserve, por exemplo, uma parte da sua manhã ou 3 blocos de meia hora durante o dia para ler, responder, organizar e apagar seus e-mails. Ao fazer isso, você organizará melhor a sua rotina de trabalho e responderá a todos de forma rápida.
Utilize um calendário para as mensagens que precisem de acompanhamento
É comum que certos processos sejam executados via e-mail e dependam da troca de algumas mensagens para serem finalizados, o que pode levar algum tempo. Por isso, é interessante utilizar um calendário, como o próprio Google Agenda, para analisar esses e-mails e conferir se os prazos de resposta estão sendo cumpridos.
Além do acompanhamento, pode ser necessário mover toda a conversa para uma pasta específica. Assim, você terá todos os dados, informações e datas sempre salvos em um local de fácil acesso, o que deixará a caixa de entrada mais “leve”.
Elimine o lixo eletrônico da sua caixa de entrada
Como organizar sua caixa de entrada sem apagar e-mails, não é mesmo? Afinal, recebemos, diariamente, spams, promoções e newsletters que não temos interesse em acompanhar mais, e essa é a hora perfeita para eliminá-los de vez da sua caixa de entrada.
Cancele sua inscrição de newsletters que você não deseja receber mais, seja de forma manual ou utilizando ferramentas, como o Unroll.me, que permite fazer isso de maneira mais rápida, mostrando todas as newsletters em que você está inscrito.
Por seguir essas dicas de como organizar sua caixa de entrada, você gastará bem menos tempo lendo e respondendo seus e-mails, além de fazer com que as mensagens mais importantes sempre estejam guardadas em local de fácil acesso. Você também não terá problemas com a perda de e-mails e poderá acompanhar aqueles que precisam de monitoramento.
Além da caixa de entrada, que tal organizar o restante das suas atividades? O método OKR pode ser uma ótima alternativa!
Leandro de Barros 
Renata Nogueira 
Mariana González