Como se manter produtivo na era das distrações

Se você parar por um segundo e analisar a quantidade de estímulos expostos ao seu redor diariamente, na hora irá surgir a pergunta: para onde devo direcionar o meu foco neste momento? Essa é uma das grandes perguntas do século XXI, seja para estudantes ou trabalhadores, por isso, é importante criar estratégias para se manter produtivo na era das distrações.

A palavra principal para lidar com tudo o que acontece ao mesmo tempo atualmente é planejamento. E como isso funciona na prática? Como fazer para silenciar os ruídos que estão cada vez mais altos e cada vez mais atrativos? É justamente sobre isso que vamos conversar hoje e trazer algumas dicas para lhe ajudar a dar conta da rotina.

Vamos falar sobre 5 dicas essenciais que todo profissional que deseja passar menos tempo fazendo coisas que não geram resultado gostaria de saber e mostrar como isso pode agregar valor ao seu dia e também às suas entregas. Vamos nessa?

Criando um plano à prova de distrações

Você liga o seu computador logo cedo para começar a produzir ou chega ao escritório e está com o nível de energia lá em cima, achando que irá produzir grandes resultados e entregar tudo o que precisa. Mas, eis que as distrações do século XXI acontecem e você, aos poucos, perde todo aquele foco do começo do dia.

Para evitar essa perda de energia e foco ao longo do dia, é preciso criar estratégias que possam ajudar e também otimizar o que você produz com o seu tempo. E para chegar a esse resultado, existe uma série de pequenas mudanças que podem ser feitas na sua rotina.

Vamos falar sobre algumas delas agora.

1. Crie uma rotina de planejamentos

Pode parecer algo ilusório ou que não funciona na prática tanto quanto parece funcionar na teoria, mas, planejar o seu dia, a sua semana, mês e até mesmo o ano podem trazer grandes benefícios na preservação da sua energia e redução nos níveis de stress. As chances de um estudante ser aprovado no vestibular são muito maiores com planejamento.  

Tudo isso pode ser explicado de forma simples. Ao realizar esses planejamentos, você começa a ter mais visibilidade e previsibilidade sobre tudo o que vai acontecer e se prepara melhor para possíveis imprevistos que fazem parte da vida de todo mundo.

• Visibilidade: ao colocar tudo no papel, em um bloco de notas no computador ou em qualquer outro lugar à sua escolha para esse tipo de atividade, você enxerga o quadro completo. Ou seja, irá entender tudo o que tem para fazer e poderá, inclusive, estabelecer a sua lista de prioridades e elencar o que é urgente, o que é importante e o que não vai gerar tanto valor assim.
• Previsibilidade: com tudo listado, você já sabe o que esperar dos seus dias, semanas, meses e ano e se prepara mais facilmente para encaixar imprevistos no seu dia. Fica mais tranquilo de entender o que pode ser adiado, caso seja necessário, e o que precisa ser resolvido naquela dia, sem falta.

Estabeleça a rotina de parar e realmente planejar o que precisa ser feito em cada momento. Pode ser no domingo à noite, no começo da manhã, no final de cada mês. Escolha os momentos que mais fazem sentido para você e siga o seu cronograma.

2. Evite criar distrações

A rotina atual, exatamente do jeito que ela é, já é lotada de distrações que aparecem na sua frente, mesmo sem ser convidada. Por isso, o ideal é que você evite de criar novas distrações e tornar ainda mais difícil manter o seu foco.

E como fazer isso? Tomando medidas simples como deixar a sua mesa de trabalhar organizada de forma minimalista, apenas com os itens que são essenciais para a sua rotina de trabalho. Se você trabalha no computador, a necessidade por itens sobre a mesa é menor ainda, então mantenha a praticidade.

Um dos grandes momentos de distração criado atualmente é a utilização de smartphones em salas de reunião. Isso é prejudicial por tirar um pouco da sua atenção do que está acontecendo no momento e, também, por passar a mensagem de que você não se preocupa tanto com o que está acontecendo ao seu redor.

O mesmo vale para smartwatches ou qualquer tipo de equipamento que receba notificações e possa tirar a sua atenção do que realmente importante em determinado momento. Portanto, evite esse tipo de aparelho em momentos de conversas frente a frente com outras pessoas.

3. Separe as atividades em blocos

Uma das coisas que mais motiva a distração é o nível de dificuldade das tarefas que precisam ser feitas, além da grande quantidade. Por isso, é essencial criar formas de tornar essa distribuição mais equilibrada e possível de ser feita.

É importante criar blocos de atividades e priorizar as mais urgentes primeiro, para que você possa ter um respiro de tempo no final da semana, caso seja necessário. Ao concluir o que for mais urgente e difícil, você estabelece um bom fluxo de produção e vai lidar mais tranquilamente com as atividades mais fáceis.

É importante incluir entre esses blocos de atividade algumas pausas e momentos de relaxamento, para que você recupere a energia e mantenha o foco aguçado quando retomar o trabalho. É difícil manter o mesmo nível de produtividade por um longo período de tempo. Tanto o corpo quanto a mente precisam descansar.

4. Faça uma tarefa por vez

Atualmente, ficou muito popular a associação de produtividade com a realização de múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Essa é uma ação não muito recomendada, porque você divide a sua atenção entre duas coisas diferentes e não entrega o seu melhor para nenhuma delas.

Então, é essencial tentar focar em apenas uma tarefa por vez. E, ao fazer isso, é importante criar o ambiente para focar em apenas uma tarefa por vez, ou seja, deixar abertas no seu computador apenas as abas que você vai utilizar para concluí-la. Abas inutilizadas devem ser fechadas.

Estabeleça mentalmente um passo a passo do que você deve fazer para concluir essa atividade e siga o que você planejou. Ao fazer uma atividade por vez, você termina ela mais rápido e já pode passar para a próxima.

5. Estabeleça prazos de entrega

A procrastinação é muito mais poderosa quando você não tem prazos de entrega estabelecidos. Quando você não tem uma data definida para concluir algo, é muito provável que irá postergar de maneira indefinida, até que perceba que já se passou muito tempo.

Portanto, estabeleça prazos para entregar o que você se propôs a fazer. Pense em um período razoável para conseguir realizar a tarefa com qualidade e não entregar algo que não seja bem feito.

Com essa definição de prazo, você irá criar um senso de urgência que fará com que se mexa e se preocupe para concluir a atividade a tempo. Faça esse teste e veja como essa pequena mudança na sua forma de trabalhar pode apresentar resultados incríveis.

O importante é entender quais dessas dicas funcionam melhor para você e se elas fazem sentido do jeito que foram apresentadas. É sempre importante entender a sua individualidade e compreender o que faz ou não sentido para o seu dia a dia.

Conteúdo produzido em parceria com a equipe do Stoodi.

Nota do editor:

Ser produtivo não é fazer mais coisas em menos tempo, mas fazê-las de uma forma que realmente trarão resultados e retornos positivos. Confira nosso Quadro da Produtividade para se organizar e despender tempo com o que realmente importa!