Tem uma porção de ferramentas por aí que já utilizamos faz um tempo, mas que estão em constante evolução. Por isso, talvez você tenha certeza de que sabe como utilizar o Google Calendar e ainda assim não conheça todas as funções que vamos descrever aqui.
Recursos como a criação de calendários específicos para compartilhar com públicos diferentes, como um para o seu trabalho e outro para os eventos com os amigos, estão por aí faz tempo e foram melhorados com o passar dos anos. Já a função desenvolvida para encontrar o melhor horário para fazer uma reunião é bem recente. E cada uma delas pode ajudá-lo a ser mais produtivo com uma tecnologia que está disponível nos computadores, celulares e tablets e é inteiramente gratuita.
Confira, nesse guia completo sobre o Google Calendar, como usufruir das melhores funções dele!
1. Organize-se com calendários diferentes
Incluir todos os seus calendários em uma visualização só pode ficar bem confuso com o passar do tempo. É que dividir as tarefas do trabalho, da faculdade e os compromissos com os amigos em uma só tela pode fazer parecer que você não tem um segundo livre sequer e tornar essa ferramenta contraprodutiva.
Para que isso não aconteça invista em compartimentar os seus eventos. O Google Calendar permite criar múltiplos calendários, um para cada área da sua vida. Para fazer isso acesse a barra que fica à esquerda do calendário, onde você pode ver todos os eventos do mês e as listas “Minhas agendas” e “Outras agendas”:
Ali temos um monte de listas diferentes, separadas por cor. Em azul, o calendário geral, de ver os aniversários e em roxo os lembretes.
Abaixo também existem algumas agendas compartilhadas, que podem ser baixadas do Google ou enviadas pelos seus amigos. Um único projeto pode ter agenda própria, assim como um grupo de que participa também.
Para criar uma nova agenda digite o nome dela no campo “Adicionar agenda” e clique em “Criar nova agenda”.
Isso abrirá uma aba, na qual é possível detalhar a sua nova agenda, e escolher o fuso horário dela.
Se precisar editar outros detalhes, clique no nome da nova agenda criada para abrir as configurações.
Ali você poderá exportar a agenda, disponibilizá-la para acesso público e gerar um link de compartilhamento — que seus amigos utilizarão para ver os eventos incluídos nela — e adicionar pessoas que têm permissão para visualizar e editar eventos.
Para remover uma agenda que acompanha o processo também é bastante simples. Basta ir até a barra lateral onde encontrou todas elas e clicar no X.
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2. Marque reuniões no horário ideal
Tem dificuldade para encontrar um horário em que todos os membros da equipe poderão participar de uma reunião? Não têm problema. O Google consulta as agendas de outros usuários do Gmail que estão no seu grupo de trabalho e garante que todos eles poderão participar do evento.
Essa é a função horários sugeridos. Ela sempre aparece quando você adiciona muitos convidados para um evento e tem acesso a agenda deles.
Para usá-la basta adicionar os participantes do evento e clicar em “Encontrar um horário” na aba de configuração dele. Um painel com a disponibilidade dos usuários naquele dia e intervalo de tempo sugerido aparecerá e será possível escolher o momento mais adequado para realizar a reunião.
3. Adicione anexos aos seus compromissos
Boa parte dos compromissos que temos no dia a dia exigem que estejamos com algum documento. De um arquivo de trabalho aos resultados de um exame médico, seria muito mais fácil encontrar tudo isso se, na hora de anotar na agenda onde vamos e quando, incluíssemos também o que é preciso levar, não é?
Hoje o Google Calendar permite que você faça exatamente isso. E, se for necessário compartilhar o documento em questão, todos os convidados para o evento o receberão nas suas caixas de e-mail ou poderão abri-lo dentro do próprio aplicativo.
Usar esse recurso super bacana é fácil. Confira o passo a passo:
Passo 1: crie um evento
Adicione um evento no calendário, como faria normalmente. Inclua os dados do evento, adicione os convidados (se preciso) e navegue até o final da página, onde verá um box.
Passo 2: adicione o anexo
Clique no clipe de papel que fica no topo do box. Ali poderá fazer upload de um arquivo, anexar um arquivo que foi compartilhado com você ou acessar um documento do Google Drive.
Escolha o que deseja incluir no evento, faça upload dele:
Passo 3: acesse o documento
Sempre que precisar, basta clicar no nome do seu evento e no documento para visualizá-lo.
Dica: se quiser adicionar um arquivo que fique editável para todos os membros da equipe, o compartilhe pelo Google Drive. Assim, planilhas, apresentações e documentos de texto podem ser modificados por todos aqueles que participarão do evento.
4. Crie um evento privado
Compartilhar agendas com quem trabalha com você é ótimo. Isso garante que todo mundo saiba quando está disponível e quais são os melhores horários para entrar em contato.
Todavia, há alguns eventos com informações sensíveis sobre os quais não queremos falar. Para garantir a confidencialidade deles, o Google oferece a opção de criar eventos privados.
Os eventos privados só podem ser visualizados por quem foi convidado para eles. Para todos os outros amigos que têm acesso a sua agenda apenas uma indicação de “ocupado” será exibida.
Um evento privado é como qualquer outro. Porém, ele tem configurações diferentes. Ao criar um compromisso, marque a opção “Ocupado” e defina o evento como “Particular”.
Assim, você garante que nenhum outro colega de trabalho ou amigo conseguirá marcar uma reunião para aquele mesmo horário, mas que os dados do compromisso não poderão ser acessados por quem não participa dele.
5. Marque uma videochamada
Não vai fazer um evento presencial? Então deixe isso claro ao marcar o compromisso. Com a opção “Adicionar conferência” você marca uma videochamada com os outros usuários do Google Calendar e do Google Hangouts. Veja como fazer isso!
Passo 1: crie um novo evento
Crie um evento normalmente e convide outros usuários com contas no Google.
Passo 2: adicione uma conferência
Clique em “Adicionar conferência” e selecione a opção “Hangouts”.
Passo 3: acesse o link da videoconferência
Quando for hora da reunião você pode ir ao site do Google Calendar e acessar o link dela clicando em “Participar do Hangouts”. Ou fazer o mesmo no e-mail de notificação, caso tenha escolhido recebê-lo.
6. Selecione quando quer estar disponível
Quem trabalha como freelancer tem muito controle sobre a própria agenda, mas para mantê-la precisa definir quais são os horários em que estará disponível para falar com clientes e quais são aqueles em que tem de cumprir outras tarefas.
Para que isso fique claro para outras pessoas, o Google criou a função “horários disponíveis”, com a qual você consegue selecionar um período do dia em que aceita chamados e convites para eventos. Abaixo você aprende como usá-la.
Passo 1: clique em qualquer lugar da agenda
Clicando em um espaço em branco, na visualização mensal ou semanal dos dados da agenda você abrirá uma aba, como se estivesse criando um novo evento.
Passo 2: selecione a opção “horários disponíveis”
Escolha a opção horários disponíveis e a customize com as datas e intervalos de tempo em que pode se encontrar com clientes.
Passo 3: escolha quem pode ver sua disponibilidade
Para ter mais controle sobre essa opção, é possível escolher quem pode ver que você está disponível para reuniões clicando em “Mais opções”. O Google abrirá uma nova aba, muito similar a de criação de eventos, que inclui somente os horários que marcou como disponível e os intervalos de tempo (calculados em minutos).
Ali, clique com o botão direito em “A página de compromissos dessa agenda” e salve o link. É ele que precisará enviar para os clientes para que vejam uma página externa ao Google Calendar e possam escolher os horários em que querem ser atendidos.
Fique atento: essa função só está disponível para quem utiliza a versão corporativa dos serviços Google, aquela com o e-mail @seunegocio.com.br
7. Acesse as tarefas do Google Keep
O Google Keep é um ótimo programa de listas. Com ele, é possível anotar em alguns instantes o que precisa comprar no supermercado e quando, para estar preparado para aquele churrasco com amigos.
Integrá-lo com o Google Calendar vai simplificar o uso da ferramenta, pois não exigirá que você fique com duas abas abertas e permitirá que adicione ou edite compromissos da mesma maneira que faria no site do Keep.
Na barra lateral direita clique no ícone amarelo. ele abrirá uma lista com as suas notas do Keep que vencem no dia de hoje.
Clicando em “Criar uma nota” você consegue adicionar outras tarefas. A aba adiciona várias funções ao Calendar e garante que poderá abrir suas notas no Google Keep para editá-las em detalhes, compartilhá-las com alguém ou arquivá-las para acessá-las em outro momento.
O Google Calendar é simples de usar e bastante intuitivo. Por isso, ele é o calendário favorito de uma parcela significativa dos internautas.
Com integração rápida e imperceptível com outras ferramentas como o Gmail e o Google Tasks, descobrir como usar o Google Calendar em todo seu potencial vai ajudá-lo a ser muito mais produtivo. Gostou de conhecer melhor o recurso? Então não deixe de conferir nossa guia completa para profissionalizar sua carreira freelancer!
Carolina Zanoti 
Redator Rock Content 
Luiza Drubscky