10 dicas de organização de escritório que vão facilitar o seu trabalho freelancer

Mas nem tudo são flores para quem trabalha em casa. Praticamente todo freelancer ou autônomo passa por algumas dificuldades iniciais na organização do escritório. Aos poucos, o profissional precisa encontrar a sua maneira de fazer a gestão do tempo, desenvolvendo uma rotina própria e adaptando o espaço físico.

Muitos home officers não conhecem a importância do ambiente para um bom trabalho, relegando a devida atenção para sua organização.

Assim, enquanto alguns chegam ao final do dia contentes com os resultados, outros sentem grande dificuldade em ser produtivos. E, é claro, o local de trabalho tem influência direta nisso!

No fim das contas, o dia tem 24 horas para todos nós, e caprichar na arrumação do escritório pode fazer uma diferença significativa no nosso rendimento.

Por isso, separamos dez dicas rápidas de organização que vão facilitar o seu trabalho. Se você deseja ser um freelancer mais produtivo, tenha uma boa leitura!

1. Trabalhe em um cômodo específico

Trabalhar em home office não exige apenas organização da rotina, mas também do espaço físico. Se você puder, separe um cômodo da casa para ser o seu escritório.

Essa atitude ajuda seu cérebro a separar o trabalho das outras atividades. Quando você está lá, é hora de produzir. Quando está em outros cômodos, seu período de lazer deve ser aproveitado.

Outro benefício dessa delimitação é poder manter sua estação de trabalho sempre pronta para uso. Isso não é possível se você estiver usando a mesa da cozinha, digamos.

Não tem nada mais chato do que precisar mover computador e papéis toda vez que for preparar a mesa para o jantar.

2. Tenha um horário delimitado para trabalhar

A ideia de fazer seus próprios horários é ideal na teoria, mas, na prática, nem tudo sai como o esperado, não é mesmo? Quando uma pessoa começa a exercer sua profissão de casa, é muito comum que a separação entre trabalho e lazer se perca.

Manter um horário delimitado para as atividades profissionais é importante por vários aspectos:

• você é forçado a ser mais produtivo;
• não precisa abrir mão do lazer;
• pode programar melhor sua vida social e outras atividades!

3. Escolha uma boa cadeira

No início qualquer cadeira é boa o suficiente. Só que, com o passar do tempo, o conforto deixa de ser um bônus e passa a ser prioridade. Uma boa cadeira é fundamental para proteger sua saúde, desde a coluna até as articulações.

Problemas graves de coluna podem ter sintomas pouco aparentes, muito propícios a serem ignorados ou tratados como lesões leves. Portanto, além do check-up periódico com um médico, manter-se atento às reações do próprio corpo é essencial.

Quer uma dica? Procure sempre cadeiras que possuam apoio para os braços. Esse detalhe aparentemente pequeno pode evitar as chamadas LER — lesões por esforço repetitivo —, como as tendinites.

Além disso, a cadeira deve possuir ajuste de altura e do encosto. Para uma boa postura, mantenha as costas em posição vertical e os joelhos flexionados a 90º. Até mesmo os detalhes da postura, com o passar dos dias, pode ter efeitos profundos.

4. Organize sua mesa

A mesa é um reflexo da sua organização como um todo. Convenhamos, chegar pela manhã para trabalhar e encontrar a mesa toda bagunçada desanima qualquer um. Algumas dicas simples, porém muito eficientes, são:

• Tenha um cesto de lixo por perto e não acumule papéis desnecessários;
• Deixe sobre a mesa somente os itens indispensáveis, como computador, garrafa d’água, fone de ouvido e celular;
• Transfira os objetos menos utilizados para gavetas ou armários;
• Arrume tudo ao final do dia, deixando a mesa pronta para a manhã seguinte.

5. Invista nas ferramentas básicas

Você já parou para pensar no quanto uma internet ruim pode afetar sua produtividade? E um computador lento? Essas são suas ferramentas trabalho, portanto vale a pena investir um pouco mais para ter qualidade garantida.

Certifique-se de que seu computador, monitor, teclado e outros itens sejam ideais para a sua atividade. Investir em uma boa conexão de internet também é importante, para que ela nunca atrapalhe o andamento das tarefas.

6. Prefira o silêncio

Se você tiver a chance de escolher entre mais de um cômodo da casa para trabalhar, prefira aquele que for mais silencioso. Porém, essa é uma opção que nem sempre está disponível para todos os freelancers.

Nesse caso, uma boa alternativa é comprar um fone de ouvido à prova de som. Hoje existem no mercado fones que conseguem bloquear grande parte dos ruídos externos, mesmo que você não esteja escutando música. Pode ser um ótimo auxílio para a concentração!

Uma terceira opção é trabalhar em espaços de coworking, que são escritórios compartilhados com acesso à internet. Isso é especialmente válido caso você não precise de muitos equipamentos para realizar as tarefas. Para quem trabalha só com um notebook, por exemplo, pode ser uma solução interessante.

7. Analise a luminosidade

Não pense que a iluminação está boa só porque você consegue ler o que está na tela. A luminosidade é um dos fatores mais importantes em qualquer escritório. Espaços com janelas que recebem boa incidência de luz são sempre mais indicados.

Entretanto, isso não é tudo. Provavelmente seu trabalho se estenderá até o fim da tarde ou até a noite, então você precisa se assegurar de que a iluminação artificial do cômodo também é ótima. Se for necessário, use uma luminária extra perto de você.

8. Arrume os fios

Carregador do notebook, carregador de celular ou tablet, mouse, impressora, fone de ouvido, cabos USB, modem de internet, entre outros.

A lista de fios que podem ser encontrados em um home office é grande. Se você não tomar cuidado, daqui a pouco pode estar tropeçando neles.

Alguns profissionais optam por utilizar o máximo de aparelhos sem fio, atributo comum em mouses, impressoras e scanners. Mas também é possível reunir todos os fios que não serão movidos de lugar e prendê-los com uma presilha, fita ou borrachinha.

O ideal é manter os cabos organizados — e longe dos seus pés! Isso evita que um fio seja puxado por acidente.

9. Reserve uma “hora da organização”

Pode parecer contraintuitivo, mas separar uma hora semanal para a organização do escritório pode economizar muito tempo.

Durante a semana você estará sempre numa correria e, naturalmente, alguns detalhes serão deixados para depois: papéis, anotações, rascunhos, arquivos no computador, e-mails e por aí vai.

Como sugestão, essa revisão pode ser feita na sexta-feira (como preparação para a semana seguinte) ou na segunda-feira de manhã. É uma atitude simples, mas que vai ajudar você a encontrar tudo que precisa com mais facilidade. Além disso, essa “faxina” semanal libera espaço — tanto mental quanto na sua mesa!

10. Marque um horário para sair

Quer melhorar sua organização e aumentar sua produtividade agora mesmo? Marque uma atividade prazerosa para o fim do dia (de preferência, fora de casa).

Se possível, faça algo que envolva outras pessoas, porque assim o seu compromisso será ainda maior. Pode ser um happy hour, um esporte ou um passeio.

É normal que, ao longo do dia, seu desempenho vá diminuindo — e a organização também. Afinal, você vai ficando cansado. Definir uma atividade que obriga você a sair em um horário pré-determinado ajuda nesse sentido.

Isso obriga você a trabalhar nos períodos em que está mais concentrado, além de ser um excelente estímulo psicológico.

Não perca a oportunidade que você tem em mãos: aproveite essas dicas de organização de escritório para tornar seu trabalho freelancer mais fácil e produtivo. Sem dúvida nenhuma, o tempo que você investir em pequenas mudanças valerá a pena!

O mais importante é que quando você melhora sua relação com o trabalho, tudo fica mais fácil no cotidiano. A qualidade da produção aumenta e até o seu humor se recupera.

Lembre-se que, apesar da ajuda que você encontrou neste artigo, sempre existem pontos que podem ser adaptados para a sua realidade.

Você está pronto para implementar novos hábitos de organização do seu escritório? Deixe seu comentário e compartilhe a sua experiência com home office!