7 boas práticas essenciais ao escrever email profissional

Você pode oferecer consultoria para indústria de chicletes feitos à base de algas marinhas do sul da África, ser um skatista entregador de lanches ou divar como freelancer no Marketing Digital, na hora de escrever email de proposta de serviço, vai ter que arrasar na comunicação.

Arrasar, aliás, não é um verbo formal para ser utilizado em um email profissional, não é mesmo? Mas isso significa que ele deve ser abolido do seu vocabulário? Depende muito do estilo e formalidade do mercado que você está lidando.

Por via das dúvidas, melhor não arriscar com excesso de informalidades e perder a chance de demonstrar seu profissionalismo ao tratar um assunto sério com seu futuro ou atual cliente.

Tá na dúvida em como construir um email profissional que transmita seu comprometimento e ao mesmo tempo seja objetivo na entrega da informação? Aqui vão 7 boas práticas que te ajudar!

1. Preencha o cabeçalho do seu email estrategicamente

Ok, seu email precisa ser formal, mas isso não significa que você estará proibido de usar a Força da redação web (#starwarsfeelings) para otimizá-lo, afinal de contas, confere aí pra mim:

•  Ele é um conteúdo? → Positivo
• Precisa de um título atraente? → Positivo
• Deve conduzir o leitor para uma tomada de decisão? → Positivo, Capitão!

Então, pode usar! Escolha um título que faça uma promessa de conteúdo relevante e faça com que ele tenha uma leitura agradável para conduzir o cliente para a etapa seguinte.

Certifique-se de que o endereço de email é da pessoa a ser contatada, e aproveite a técnica dos 70 caracteres para escrever um título que desperte mais atenção.

Com certeza, além dos seus possíveis concorrentes, seu cliente tem outros milhares de assunto para resolver. Mas otimizando o conteúdo e o título da sua mensagem, você terá uma vantagem competitiva para chamar mais atenção.

2. Use uma linguagem formal e condizente com o assunto

Pronto. Seu título chamou atenção do cliente e agora seu conteúdo deve mostrar que tipo de profissional é você.

Nessa hora, não importa o produto ou serviço oferecido, a formalidade denota profissionalismo, segurança e integridade. Em outras palavras, demonstra que a execução do projeto será feita conforme o que está prometido naquelas linhas.

Um email é considerado um documento, um instrumento de comunicação entre duas partes que estão negociando valores, mas não precisa ser chato.

3. Seja objetivo

E é neste ponto que entra a objetividade, o equilíbrio das coisas. É como se existissem três níveis de escrita em uma comunicação: o informal, objetivo e o rebuscado. Dessa maneira, poderíamos ilustrá-los como:

3.1 Informal

“Cara, deu ruim. Seu gatinho Chew subiu no telhado e bateu as botas. Falou, vlw”

3.2 Objetivo

“Boa tarde Sr. Skywalker,

Infelizmente não trago boas notícias. Seu gato Chew sofreu um acidente e, apesar dos esforços de salvamento, ele não sobreviveu.”

3.3 Rebuscado

“Caríssimo Sr. Skywalker,

No lamentável dia de hoje, passados 257 dias do presente ano, venho comunicar formalmente e com grande pesar no meu sofrido coração que, seu felino de raça não definida, registrado sob o nome Chewbacca, em um impulso animal, sofreu um acidente fatal.”

Pobre Chewie. E também de quem tiver que ler o primeiro e último exemplos de emails. No informal, o uso de gírias e contrações comuns do ambiente virtual acaba transmitindo um distanciamento do que está sendo tratado, como se quem escreveu nem mesmo se importasse com o fato.

Já o email rebuscado, por tantos rodeios e definições, passa a ideia de insegurança, desejo de criar uma imagem fora da realidade no mercado de trabalho.

O mais recomendado, como mencionado anteriormente, é ser objetivo e claro na transmissão das ideias.

4. Organize suas ideias e a estrutura antes de escrever email

E se é clareza na transmissão de ideias que você quer, é o que vai ter!

Vou perguntar uma coisa: você é planejador de pautas? (eu sou e amo, mas não é o foco do post. Então vou explicar por que perguntei isso, até porque preciso mostrar que também sou objetiva!) Se não, deveria tentar ser, pois um dos conhecimentos mais legais a ser adquirido nessa atividade é aprender resumir os objetivos de um conteúdo.

Com isso, você pode organizar suas ideias e estrutura de um email perfeito. Quais são as informações que precisam ser transmitidas? Tempo de execução, prazo, detalhes do briefing de um projeto?

Seja qual for o conteúdo, quando é feito um checklist sobre ele, nada fica para trás. E nessa história toda de marketing de conteúdo, você ainda pode escolher palavras-chave ou trechos importantes do seu e-mail para colocar em evidência usando o negrito em sua formatação.

5. “Arrase” nos gatilhos mentais

Em resumo, esses gatilhos ajudam a persuadir seu cliente a tomar a decisão que você deseja. Sem dúvidas, uma estratégia e tanto para utilizar nos emails profissionais.

Existem alguns deles, e seus argumentos provocam sensações como a de escassez, urgência, autoridade, reciprocidade, novidade, razão, curiosidade, compromisso e até mesmo a existência de um inimigo comum.

A escolha entre eles dependerá do objetivo do email. É possível, por exemplo, despertar o senso de novidade para o cliente ao mencionar que seu serviço a partir de agora será executado por meio de um novo aplicativo, ou com base nas novas orientações de SEO.

Fazer com que o cliente saia da zona de conforto e projete uma recompensa com o uso da novidade é uma forma de utilizar um gatilho mental.

Usar depoimentos de outros clientes sobre seu serviço pode ser considerado um gatilho de prova social, onde seu alvo perceberá que outros indivíduos já utilizam satisfatoriamente o que está sendo oferecido, e desejará ter o mesmo.

Ao utilizá-los, porém, é preciso ter atenção quanto à objetividade do email, não se esqueça.

6. Atenção aos erros de escrita

Nesse bolo devem ser incluídas as repetições de palavras e termos na mesma frase, erros de digitação, formatação, regência verbal, gramática e tudo mais.

É de se esperar que, ao enviar um email para tratar de assuntos importantes, o profissional ao menos faça uma revisão do que está escrito. A mensagem será como uma embalagem do serviço, então, é como comprar enlatados no supermercado.

Se a lata estiver amassada ou estufada, você provavelmente não irá comprar, não é mesmo? (se você nunca se preocupou com isso, por favor, não compre! O risco de ter a intoxicação alimentar conhecida como botulismo é grande!)

7. Utilize uma assinatura bem estruturada

É claro que o email precisa ser fechado com chave-de-ouro, e, humanamente.

Não se assuste, essa não é uma dica para você mandar “beijos” ou “abraços de urso” para seus clientes. A formalidade também deve fazer parte do encerramento demonstrando claramente a disponibilidade para quaisquer dúvidas e os meios para contato que ficarão à disposição dos clientes.

Quando falo “humanamente” quero lembrar que a tecnologia chegou à gestão de emails, e robôs automatizam o disparo de newsletters e email marketing brilhantemente.

Mas, uma vez que muitos clientes sabem da existência deles, usar termos demasiadamente rígidos faz com que sua comunicação fique robótica demais. Em outras palavras, esse é o momento de tornar o contato pessoal.

Fechar o email com um comentário sobre o que foi discutido, por exemplo, faz todo sentido. Depois, os clássicos “Atenciosamente” ou “Aguardo seu retorno” podem entrar em campo junto com a assinatura devidamente estruturada.

Ok, eu não fui tão objetiva na hora de explicar essas dicas, e formalidade passou longe por aqui. Mas meu foco hoje não era escrever email, e sim alinhar seus conhecimentos de marketing de conteúdo com a estruturação de um dos meios de comunicação mais utilizados no mundo dos negócios.

Será que nesse ponto fui bem-sucedida? Espero que sim, pois com essas dicas você estará preparado para enviar emails para vários clientes e contatos profissionais, sejam eles indicações, sejam conexões do LinkedIn, que também é um ótimo lugar para construir networking.

Tem usado essa rede social com frequência? Então, que tal baixar gratuitamente o Guia Completo de Boas Práticas no LinkedIn e turbinar seu perfil profissional e suas conexões por lá. É só clicar aqui.