Você já perdeu horas de sono para entregar um texto no prazo? Deixou de pegar projetos porque não conseguiu finalizar entregas antigas? Precisou se desculpar com o cliente, pois atrasou o envio do material?
Se você respondeu sim a, pelo menos, uma dessas perguntas, sinto dizer: você tem dificuldades de estabelecer uma rotina de trabalho. O problema, embora pareça grave, tem solução. E, para descobri-la, é muito simples: separe 5 minutos do seu tempo para ler este texto!
Por que é importante ter uma rotina?
O hábito de fazer algo sempre do mesmo modo parece sem sentido para quem atua como freelancer. Isso porque quem optou por essa profissão gosta justamente da flexibilidade de horários e da autonomia para realizar suas atividades.
Mas, se você pensa dessa forma, está errado. Criar uma rotina é importante para manter o foco, melhorar a qualidade das suas entregas e ainda ter um retorno financeiro maior do seu trabalho.
Além disso, é importante lembrar que nem sempre temos controle das atividades em nosso dia a dia. Entretanto, com a rotina e organização do seu tempo, é possível planejar as tarefas do dia, finalizar as que forem definidas e lidar com os imprevistos que podem surgir mantendo a eficiência.
Contudo, o maior desafio é fazer todo esse planejamento sozinho e ainda ter a dedicação para seguir todas as metas estipuladas. Afinal, não somos educados para sermos nossos próprios chefes.
Embora difícil, não é impossível. Existem diversas técnicas e ferramentas que podem ajudar um freelancer a conciliar a liberdade da profissão com a rotina de um emprego tradicional. Se quiser saber quais, é só conferir o próximo tópico!
Como estabelecer uma rotina sendo freelancer?
Antes de começar a ler as dicas abaixo saiba que não existe uma fórmula mágica para se tornar mais organizado e produtivo. É um processo de longo prazo e revisão contínua, pois sempre estamos mudando nossa maneira de trabalhar no mercado.
Tendo isso em mente, basta seguir os passos abaixo e começar hoje mesmo a estabelecer uma rotina de trabalho eficiente. Confira:
1. Pratique o autoconhecimento
O aforismo grego “Conheça a ti mesmo” deve ser um mantra para o freelancer. Não adianta ler sobre técnicas diversas e baixar uma infinidade de aplicativos, se você não sabe qual o período do dia você é mais produtivo, por exemplo.
O autoconhecimento é fundamental para identificar os seus picos de rendimento, saber suas motivações e seus limites. Só a partir do momento que você se entende, é possível pensar em técnicas para se organizar.
Certo, mas o que fazer para se conhecer melhor? Você pode separar alguns minutos do dia para meditar. Dessa forma, estará presente e conectado consigo mesmo. Outra dica interessante é realizar um mapa mental para saber melhor seus objetivos, suas forças e suas fraquezas para atingi-los.
É interessante também fazer alguns cursos de organização que mesclam ferramentas terapêuticas para ajudá-lo a identificar seus bloqueios produtivos. Sabendo onde você quer chegar, fica bem mais simples traçar o caminho para concluir suas tarefas.
2. Defina um local de trabalho
Fique livre das distrações: sofá, televisão, redes sociais, smartphones. Todos esses elementos são associados a momentos de lazer e servem de gatilhos para boicotar a sua produtividade.
Então, a dica é encontrar um espaço que possa estimular a sua concentração. Se não é possível criar essa atmosfera em casa, uma saída interessante é frequentar espaços de coworking, que têm uma infraestrutura adequada para profissionais de diferentes segmentos.
Caso opte por ficar em casa, é importante deixar claro para todos que moram com você que esse também é seu ambiente de trabalho e deve ser respeitado.
3. Crie um conjunto de pequenos hábitos
O escritor Charles Duhigg, no livro O Poder do Hábito, mostra como os hábitos podem impactar suas conquistas pessoais ou profissionais. As práticas rotineiras são motivadas por gatilhos que nos trazem recompensas. Se positivas, conseguimos mudar nossos hábitos.
Portanto, para iniciar a sua rotina de trabalho, é interessante criar pequenos rituais antes de começar a colocar a mão na massa. Pode ser tomar uma xícara de café, organizar a mesa antes de ligar o computador, ouvir uma música ou fazer um alongamento. A atividade não importa, mas se repeti-la todos os dias, ela mandará um recado para o seu cérebro lembrando de que ele precisa focar.
4. Arquive seus e-mails
Parece algo bobo, mas responder e-mails a todo momento toma um tempo grande do seu trabalho. Além de ficar respondendo algo que pode não ser prioridade no momento, ainda fica com a sensação de ter muitas tarefas para fazer.
Então, primeiro arquive os e-mails com pendências já resolvidas. Depois, programe os e-mails para responder em um momento do seu dia que esteja mais tranquilo. Assim, você evita entrar em um looping reativo e a esquecer de tarefas importantes.
5. Teste mais de um método de organização
Implementar práticas de organização é essencial para ter uma rotina de trabalho mais produtiva. Existem diversas técnicas disponíveis, portanto, faça testes e escolha a que melhor se encaixa no seu perfil. Abaixo, listamos três métodos bem conhecidos:
GTD
A sigla significa Getting Things Done, ou em tradução livre, fazendo as coisas acontecerem. A técnica foi criada por David Allen, há mais de 30 anos e trabalha cinco pilares:
- capturar: tirar todas as ideias da cabeça e passar para o papel ou local que você possa visualizar;
- esclarecer: analisar cada uma das ideias e decidir qual é a mais importante e demanda uma ação mais rápida;
- organizar: após saber o que é urgente, você coloca todas as ações em listas e agendas para se organizar melhor;
- refletir: pare novamente para analisar tudo que foi organizado e confira se precisa atualizar alguma informação, adicionar ou excluir outra tarefa;
- engajar: execute as tarefas e foque em finalizá-las.
O método ajuda a eliminar as preocupações cotidianas que podem fazer você perder o foco e procrastinar.
Kanban
Essa metodologia consiste em fazer uma gestão visual das tarefas. A ideia é usar cartões para organizar em um dashboard online ou em um quadro físico, os estágios de cada atividade. Assim, é possível ver o que está em aberto, em produção e finalizado em apenas um local, reduzindo as distrações.
Pomodoro
Consiste em dividir o seu dia em blocos de trabalho e descanso. Assim, para cada 25 minutos de foco, você tem direito a 5 minutos de distrações. Esse “pedaço” de tempo equivale a um pomodoro. A ideia é que, a cada 4 pomodoros, você tenha um descanso maior, de 10 a 15 minutos.
É uma maneira de condicionar o cérebro a trabalhar, pois ele sabe que depois terá uma recompensa. Para que essa fração seja controlada de maneira precisa e eficiente, há diversas extensões, como a Forest, que podem ser instaladas nos navegadores web.
6. Monitore o seu tempo
Ter horário flexível não é sinônimo de não ter hora para acabar uma tarefa. Por isso, para ter uma rotina de freelancer produtiva, determine um período diário para realizar suas atividades.
É importante ainda separar um tempo para você: ficar com a família, assistir série, sair com os amigos, fazer atividades físicas ou qualquer hobby que você goste. O ideal é equilibrar seu tempo de trabalho com a vida pessoal.
Para que essa missão difícil seja bem feita, use ferramentas, como o Rescue Time, para saber quanto tempo você passou trabalhando, quais sites navegou mais e ainda tenha, no final de cada semana, um gráfico da sua produtividade.
Com os dados em mãos ficará mais fácil balancear o seu tempo e fazer uma gestão mais adequada para o seu estilo de vida.
Seguindo esses passos você conseguirá estabelecer uma rotina de trabalho que lhe traga bons resultados. Ser freelancer é uma profissão que dá muita liberdade, mas exige o dobro de disciplina para alcançar suas metas. Então, é preciso se organizar para não perder oportunidades valiosas para a sua carreira.
Gostou destas dicas? Então, confira mais de 100 ferramentas para automatizar suas tarefas e melhorar o seu dia a dia como freela!
Gustavo Grossi 
Jocilene Abreu 
Paula Pinheiro